Il dirigente di livello superiore ha esaminato il rapporto trimestrale con un'espressione confusa. I numeri non avevano senso. Anche se si stavano impegnando per ridurre al minimo i costi ed erano in trattativa con diversi fornitori, la spesa era comunque aumentata dell'8% rispetto all'anno precedente. I dipartimenti acquistavano beni da decine di fornitori, alcuni dei quali non li avevano mai sentiti nominare prima. Il personale IT pagava gli abbonamenti al software. Il marketing collaborava con diverse agenzie. Le operations avevano contatti con fornitori che l'ufficio acquisti non conosceva. Il denaro usciva in tutte le direzioni, ma nessuno sapeva dove stesse andando o perché.
Vi suona familiare? Ogni giorno nelle sale riunioni di tutte le aziende si verifica questo scenario. Le aziende spendono milioni di dollari ogni anno, ma non hanno gli strumenti di base per capire come spendono i loro soldi. È come guidare un'auto con il parabrezza appannato; sai che ti stai muovendo.
La Spend Analytics passa dall'essere uno strumento di reporting "nice-to-have" a un potente strumento per ottenere le migliori offerte quando si acquistano beni.
Che cos'è la Spend Analytics e come funziona?
La Spend Analytics è il modo organizzato di raccogliere, pulire, ordinare e studiare i dati di spesa al fine di ridurre le spese, aumentare la produttività e tenere d'occhio la conformità. Pensatela come fornire al vostro personale addetto agli acquisti una visione a raggi X di ogni dollaro che entra nella vostra attività. Questo permette loro di vedere tendenze, inefficienze e opportunità che sarebbero difficili da trovare in sistemi di dati che non sono collegati.
La Spend Analytics va oltre il tipico reporting, che mostra solo quanto si è speso. Risponde a importanti domande strategiche come "Da chi acquistiamo?" Cosa acquistiamo? Quali dipartimenti spendono più soldi? Stiamo ricevendo buoni prezzi? Il personale segue le regole per l'acquisto di beni?
Le moderne piattaforme di Spend Analytics raccolgono dati da molte fonti, come i sistemi ERP, gli ordini di acquisto, le fatture, le transazioni con carte di credito e i contratti con i fornitori. Utilizzano poi tecnologie all'avanguardia come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per ordinare e analizzare automaticamente questi dati. Prima ci volevano settimane o mesi perché i team di procurement li mettessero insieme a mano, ma oggi possono farlo in ore o anche minuti.
Il Business Case: perché la Spend Analytics offre un ROI eccezionale
Le aziende che utilizzano la Spend Analytics avanzata ottengono ottimi ritorni. Hobson & Company ha scoperto che le organizzazioni che utilizzano sistemi completi di Spend Analytics hanno risparmiato l'80% del tempo dedicato alla raccolta e all'analisi di diversi dati di spesa. Hanno anche visto un aumento del 10% della spesa indirizzabile e una diminuzione del 5% del prezzo, anche quando i costi di mercato erano in aumento.
Uno studio indipendente dimostra che le aziende di procurement che utilizzano la Spend Analytics ottengono fino a 63 volte il loro investimento, grazie sia ai risparmi immediati sia ai miglioramenti nel modo in cui lavorano. Secondo uno studio di McKinsey, l'utilizzo efficace dei dati nel procurement può aumentare gli sforzi di creazione di valore fino al 200%.
L'effetto sulle finanze è considerevole. Le aziende perdono opportunità di risparmio perché non riescono a vederle chiaramente, il che costa loro tra i 15 e i 55 milioni di dollari per ogni 500 milioni di dollari spesi. Gartner afferma che i dati di spesa frammentati possono portare a inefficienze di procurement che costano alle aziende dal 3% all'11% della loro spesa target ogni anno, una perdita che peggiora di anno in anno.
Ad esempio, pensate a questo: un'azienda multinazionale di automazione industriale che spende circa 2 miliardi di euro all'anno aveva difficoltà a gestire i dati attraverso più di 10 vecchi sistemi ERP che non avevano processi uniformi o modi per tenere d'occhio i fornitori. L'organizzazione è stata in grado di vedere tutte le sue spese, fare previsioni accurate a 12 mesi e trovare potenziali risparmi di oltre il 5% utilizzando dashboard guidate dall'intelligenza artificiale dopo aver messo in atto una soluzione completa di Spend Analytics.
Una roadmap pratica per l'utilizzo della Spend Analytics
Un approccio pianificato all'implementazione della Spend Analytics, che si concentra sull'ottenimento di risultati rapidi, pur crescendo verso le piene capacità, è la chiave del successo.
Fissare obiettivi chiari
Scoprite quali informazioni sono necessarie, compreso il modo in cui influenzeranno il modo in cui spendete il denaro: come migliorare ciò che fate. Stabilite gli obiettivi e monitorateli con gli indicatori chiave di performance giusti. Determinate quali sono le aree più importanti: aree con spese significative, vari fornitori, contratti in scadenza o articoli che dipendono dal mercato per quanto riguarda il prezzo.
Trovare e combinare le fonti di dati
Identificate tutte le fonti di dati importanti dell'azienda. Questo include i sistemi ERP, le piattaforme di sourcing, la contabilità fornitori, gli acquisti con carta di credito o i contratti con i fornitori. Assicuratevi che i dati vengano estratti includendo partecipanti in diversi dipartimenti per raccogliere i dati. L'analisi sarà valida solo quanto la qualità dei dati e, migliore sarà l'assemblaggio dei dati, migliore sarà l'analisi.
Rendere i dati puliti e coerenti
Per ricavare informazioni utili, sono necessari dati accurati. Valutate attentamente i dati per identificare e risolvere eventuali incongruenze. Assicuratevi che i formati siano coerenti, i descrittori siano inequivocabili e le informazioni siano identiche tra lingue, valute e sedi diverse. Questo prepara i dati per un'analisi accurata, riducendo al minimo la necessità di modifiche manuali successive.
Utilizzare l'AI e l'automazione
Le soluzioni di Spend Analytics di oggi utilizzano l'AI per classificare automaticamente i dati di spesa, identificare i valori anomali e fornirvi informazioni prescrittive. Le soluzioni guidate dall'AI possono ridurre il tempo per raggruppare e classificare i fornitori in media di oltre il 90%. Viceversa, i modelli di machine learning migliorano man mano che elaborano sempre più dati. Le organizzazioni che utilizzano la Spend Analytics basata sull'AI indicano di essere in grado di ottenere informazioni in pochi minuti, mentre in genere un team di analisti impiegherebbe settimane per aggregarle.
Esaminare e trovare nuove idee
Uno dei consigli è quello di rivedere e monitorare regolarmente le metriche finanziarie chiave, tra cui il costo per unità, le deviazioni di budget, le prestazioni dei fornitori e il flusso di cassa. In questo modo, sarete in grado di valutare l'efficacia della spesa, identificare le opportunità di miglioramento e ottimizzare i processi dei dati in modo che producano dati migliori.
Tenere d'occhio le prestazioni e apportare modifiche
Nel caso del controllo e della rendicontazione dei dati finanziari, rivedete e rendicontate regolarmente i dati finanziari! Per valutare le aree in cui la spesa può essere migliorata e valutare l'efficacia della spesa, è importante indirizzare KPI quali il costo per unità, la deviazione del budget, le prestazioni dei fornitori e il flusso di cassa.
Come UnivDatos può aiutare a trasformare la vostra funzione di Procurement
UnivDatos apporta una profonda esperienza nella consulenza per il procurement e nella Spend Analytics per aiutare le organizzazioni a trasformare i dati di spesa frammentati in informazioni utili che producono risultati misurabili. La nostra strategia completa inizia con la raccolta di varie forme di dati dai sistemi ERP, dagli ordini di acquisto, dalle fatture, dai contratti con i fornitori, quindi applicheremo diversi metodi di pulizia dei dati in modo rigoroso, garantendo accuratezza e affidabilità. Utilizzando la classificazione basata sull'AI e gli algoritmi di machine learning, possiamo automatizzare la categorizzazione di tutti i dati di spesa utilizzando tassonomie standard o una categorizzazione personalizzata allineata alla vostra organizzazione. La nostra offerta di consulenza non si limita a fornire dati, ma offre analisi utilizzando i dati che identificano il potenziale consolidamento dei fornitori, il potenziale di risparmio basato sulla categoria, le anomalie dei prezzi, le carenze di conformità e i modelli di spesa non convenzionali che erodono la redditività. Creiamo anche dashboard intuitive e interattive che consentono alle parti interessate, dai category manager ai dirigenti di livello superiore, di utilizzare l'analisi self-service per prendere decisioni tempestive supportate dai dati. Con Univdatos come partner, otterrete visibilità, controllo e analisi di valore per ridurre i costi di procurement con un impatto di margine sostenibile del 5-15%, migliorare l'efficienza, sviluppare le relazioni con i fornitori e trasformare il procurement da un centro di costo a un partner commerciale strategico che crea valore.
Parliamone ed esploriamo come possiamo supportare la vostra strategia. Contattate UnivDatos oggi stesso per scoprire come i nostri Servizi di Consulenza e Gestione del Procurement possono supportare i vostri obiettivi di marchio. Chiamateci al numero +1 978 733 0253, inviate un'e-mail a [email protected], o compilate il nostro modulo di contatto per programmare una consulenza.