Il dirigente di punta osservava il report trimestrale con un'espressione confusa. I dati non avevano senso. Nonostante si stessero impegnando al massimo per minimizzare i costi e fossero in trattativa con diversi fornitori, le spese erano comunque aumentate dell'8% rispetto all'anno precedente. I reparti acquistavano prodotti da decine di fornitori, alcuni dei quali sconosciuti. Il personale IT pagava abbonamenti a software. Il marketing collaborava con diverse agenzie. Le operations avevano contatti con fornitori che l'ufficio acquisti non conosceva. Il denaro usciva in tutte le direzioni, ma nessuno sapeva dove stesse andando o perché.
Vi suona familiare? Questo scenario si verifica ogni giorno nelle sale riunioni di tutte le aziende. Le aziende spendono milioni di dollari ogni anno, ma non dispongono degli strumenti di base per capire come stanno spendendo i loro soldi. È come guidare un'auto con un parabrezza appannato; sai che ti stai muovendo.
La Spend Analytics smette di essere un "nice-to-have" (qualcosa di carino da avere) per diventare un potente strumento per ottenere le migliori offerte quando si acquistano beni.
Cos'è la Spend Analytics e come funziona?
La Spend analytics è il modo organizzato di raccogliere, pulire, ordinare e studiare i dati di spesa al fine di ridurre le spese, aumentare la produttività e tenere sotto controllo la conformità. Immaginate che fornisca al vostro personale addetto agli acquisti una visione a raggi X di ogni dollaro che entra nella vostra azienda. Questo permette loro di vedere tendenze, inefficienze e opportunità che sarebbero difficili da trovare in sistemi di dati che non sono collegati.
La Spend Analytics va oltre il reporting tipico, che mostra solo quanto avete speso. Risponde a importanti domande strategiche come "Da chi stiamo acquistando?" Cosa stiamo comprando? Quali reparti stanno spendendo più soldi? Stiamo ricevendo buoni prezzi? Il personale sta seguendo le regole per l'acquisto di beni?
Le moderne piattaforme di Spend Analytics raccolgono dati da molte fonti, come sistemi ERP, ordini di acquisto, fatture, transazioni con carte di credito e contratti con i fornitori. Utilizzano poi tecnologie all'avanguardia come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico per ordinare e analizzare automaticamente questi dati. Prima ci volevano settimane o mesi perché i team di acquisto li mettessero insieme a mano, ma oggi possono farlo in ore o anche minuti.
Il caso aziendale: perché la Spend Analytics offre un ROI eccezionale
Le aziende che utilizzano la Spend Analytics avanzata ottengono ottimi ritorni. Hobson & Company ha scoperto che le organizzazioni che utilizzavano sistemi completi di Spend Analytics risparmiavano l'80% del tempo dedicato alla raccolta e all'analisi dei diversi dati di spesa. Hanno anche riscontrato un aumento del 10% della spesa indirizzabile e una diminuzione del 5% del prezzo, anche quando i costi di mercato erano in aumento.
Uno studio indipendente dimostra che le aziende di approvvigionamento che utilizzano la Spend Analytics ottengono fino a 63 volte il loro investimento, grazie sia ai risparmi immediati che ai miglioramenti nel modo in cui lavorano. Secondo uno studio di McKinsey, l'utilizzo efficace dei dati nel procurement può incrementare gli sforzi di creazione di valore fino al 200%.
L'effetto sulle finanze è notevole. Le aziende perdono opportunità di risparmio perché non riescono a vederle chiaramente, il che costa loro tra i 15 e i 55 milioni di dollari per ogni 500 milioni di dollari spesi. Gartner afferma che i dati di spesa frammentati possono portare a inefficienze di approvvigionamento che costano alle aziende dal 3% all'11% della loro spesa target ogni anno, una perdita che peggiora ogni anno.
Ad esempio, pensate a questo: Una multinazionale dell'automazione industriale che spende circa 2 miliardi di euro all'anno aveva difficoltà a gestire i dati in più di 10 vecchi sistemi ERP che non avevano processi uniformi o modi per tenere d'occhio i fornitori. L'organizzazione è stata in grado di vedere tutte le sue spese, fare previsioni accurate a 12 mesi e trovare potenziali risparmi di oltre il 5% utilizzando dashboard guidate dall'IA dopo aver messo in atto una soluzione completa di Spend Analytics.
Una roadmap pratica per l'utilizzo della Spend Analytics
Un approccio pianificato all'implementazione della Spend Analytics, che si concentra sull'ottenimento di risultati rapidi e sulla crescita verso la piena capacità, è la chiave del successo.
Definire obiettivi chiari
Scoprite quali informazioni sono necessarie, compreso l'impatto che avranno sul modo in cui spendete i soldi: come migliorare al meglio ciò che fate. Stabilite gli obiettivi e monitorateli con gli indicatori chiave di prestazione appropriati. Determinate quali sono le aree più importanti: aree con spese significative, vari fornitori, contratti in scadenza o articoli che dipendono dal mercato per quanto riguarda il prezzo.
Trovare e combinare le fonti di dati
Identificate tutte le fonti di dati importanti dell'azienda. Queste includono i sistemi ERP, le piattaforme di sourcing, la contabilità fornitori, gli acquisti con carta di credito o i contratti con i fornitori. Assicuratevi che i dati siano estratti includendo i partecipanti di diversi reparti per raccogliere i dati. L'analisi sarà valida solo quanto la qualità dei dati, e migliore sarà la raccolta dei dati, migliore sarà l'analisi.
Rendere i dati puliti e coerenti
Per ricavare informazioni utili, sono necessari dati accurati. Valutate attentamente i dati per identificare e risolvere eventuali incongruenze. Assicuratevi che i formati siano coerenti, che i descrittori siano inequivocabili e che le informazioni siano identiche tra lingue, valute e località. In questo modo si preparano i dati per un'analisi accurata, riducendo al minimo la necessità di modifiche manuali successive.
Utilizzare l'IA e l'automazione
Le soluzioni di Spend Analytics di oggi utilizzano l'IA per classificare automaticamente i dati di spesa, identificare i valori anomali e fornire informazioni prescrittive. Le soluzioni guidate dall'IA possono ridurre il tempo necessario per raggruppare e classificare i fornitori in media di oltre il 90%. Viceversa, i modelli di machine learning migliorano man mano che elaborano sempre più dati. Le organizzazioni che utilizzano la Spend Analytics basata sull'IA indicano di essere in grado di ottenere informazioni in pochi minuti, mentre in genere ci vorrebbero settimane a un team di analisti per aggregarle.
Guardare e proporre nuove idee
Una delle raccomandazioni è quella di rivedere e monitorare regolarmente gli indicatori finanziari chiave, tra cui il costo per unità, le deviazioni di budget, la performance dei fornitori e il flusso di cassa. In questo modo, sarete in grado di valutare l'efficacia della spesa, individuare le opportunità di miglioramento e ottimizzare i processi dei dati in modo che producano dati migliori.
Tenere d'occhio le performance e apportare modifiche
Nel caso del controllo e della rendicontazione dei dati finanziari, rivedete e rendicontate regolarmente i dati finanziari! Per valutare le aree in cui è possibile migliorare la spesa e valutare l'efficacia della spesa, affrontate importanti KPI come il costo per unità, la deviazione del budget, la performance dei fornitori e il flusso di cassa.
Come UnivDatos può contribuire a trasformare la vostra funzione di approvvigionamento
UnivDatos apporta una profonda esperienza nella consulenza per gli acquisti e nella Spend Analytics per aiutare le organizzazioni a trasformare i dati di spesa frammentati in informazioni fruibili che guidano risultati misurabili. La nostra strategia completa inizia con la raccolta di varie forme di dati: sistemi ERP, ordini di acquisto, fatture, contratti con i fornitori, e poi applichiamo diversi metodi di pulizia dei dati garantendo rigorosamente accuratezza e affidabilità. Utilizzando la classificazione basata sull'IA e gli algoritmi di machine learning, possiamo automatizzare la categorizzazione di tutti i dati di spesa utilizzando tassonomie standard o categorie personalizzate allineate alla vostra organizzazione. La nostra offerta di consulenza non si limita a fornire dati, ma offre un'analisi utilizzando i dati che identifica il potenziale consolidamento dei fornitori, il potenziale di risparmio basato sulla categoria, le anomalie di prezzo, le carenze di conformità e i modelli di spesa non autorizzati che erodono la redditività. Creiamo anche dashboard intuitive e interattive che consentono alle parti interessate, dai category manager ai dirigenti senior, di utilizzare l'analisi self-service per prendere decisioni tempestive supportate dai dati. Con Univdatos come partner, otterrete visibilità, controllo e analisi preziose per ridurre i costi di approvvigionamento come un impatto marginale sostenibile del 5-15%, migliorare l'efficienza, sviluppare le relazioni con i fornitori e trasformare l'approvvigionamento da un centro di costo a un partner commerciale strategico che crea valore.
Parliamoci ed esploriamo come possiamo supportare la vostra strategia. Contattate UnivDatos oggi stesso per scoprire come i nostri Servizi di consulenza e gestione degli acquisti possono supportare gli obiettivi del vostro marchio. Chiamateci al numero +1 978 733 0253, inviate un'e-mail a [email protected], oppure compilate il nostro modulo di contatto per programmare una consulenza.