Najwyższy rangą menedżer patrzył na raport kwartalny ze zmieszaniem na twarzy. Liczby nie miały sensu. Pomimo usilnych starań o minimalizację kosztów i rozmów z kilkoma dostawcami, wydatki wzrosły o 8% w porównaniu z poprzednim rokiem. Działy kupowały rzeczy od dziesiątek dostawców, o których wcześniej nie słyszały. Personel IT płacił abonamenty na oprogramowanie. Dział marketingu współpracował z wieloma różnymi agencjami. Dział operacyjny utrzymywał kontakty z dostawcami, o których dział zakupów nie wiedział. Pieniądze rozchodziły się we wszystkich kierunkach, ale nikt nie potrafił powiedzieć, dokąd idą i dlaczego.
Brzmi znajomo? Ten scenariusz powtarza się codziennie w salach posiedzeń zarządów wszystkich firm. Firmy wydają miliony dolarów rocznie, ale nie mają podstawowych narzędzi, aby dowiedzieć się, na co wydają pieniądze. To jak jazda samochodem z zamgloną szybą przednią; wiesz, że się poruszasz.
Analityka wydatków przestaje być „miłym dodatkiem” w postaci narzędzia do raportowania, a staje się potężnym narzędziem do uzyskiwania najlepszych ofert przy zakupie towarów.
Czym jest analityka wydatków i jak działa?
Analityka wydatków to zorganizowany sposób gromadzenia, czyszczenia, sortowania i badania danych dotyczących wydatków w celu obniżenia kosztów, zwiększenia produktywności i monitorowania zgodności. Pomyśl o tym jak o zapewnieniu personelowi ds. zakupów możliwości prześwietlenia każdego dolara, który wpływa do Twojej firmy. Pozwala to na dostrzeganie trendów, nieefektywności i szans, które trudno byłoby znaleźć w systemach danych, które nie są ze sobą połączone.
Analityka wydatków wykracza poza typowe raportowanie, które pokazuje jedynie, ile wydałeś. Odpowiada na ważne strategiczne pytania, takie jak „Od kogo kupujemy?”, „Co kupujemy?”, „Które działy wydają najwięcej pieniędzy?”, „Czy otrzymujemy dobre ceny?”, „Czy pracownicy przestrzegają zasad zakupu towarów?”.
Nowoczesne platformy analityki wydatków gromadzą dane z wielu źródeł, takich jak systemy ERP, zamówienia zakupu, faktury, transakcje kartami kredytowymi i umowy z dostawcami. Następnie wykorzystują najnowocześniejsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, do automatycznego sortowania i analizowania tych danych. To, co kiedyś zajmowało zespołom ds. zakupów tygodnie lub miesiące, aby złożyć ręcznie, dziś mogą zrobić w ciągu godzin, a nawet minut.
Uzasadnienie biznesowe: Dlaczego analityka wydatków zapewnia wyjątkowy zwrot z inwestycji
Firmy, które korzystają z zaawansowanej analityki wydatków, uzyskują doskonałe zwroty. Hobson & Company odkryło, że organizacje, które korzystały z pełnych systemów analityki wydatków, zaoszczędziły 80% czasu poświęcanego na gromadzenie i analizowanie różnych danych dotyczących wydatków. Zaobserwowano również 10% wzrost w zakresie wydatków, którymi można zarządzać, oraz 5% spadek cen, nawet gdy koszty rynkowe rosły.
Niezależne badania pokazują, że firmy zajmujące się zakupami, które korzystają z analityki wydatków, odzyskują do 63 razy więcej pieniędzy, dzięki zarówno natychmiastowym oszczędnościom, jak i usprawnieniom w sposobie ich działania. Według badania McKinsey, efektywne wykorzystanie danych w zakupach może zwiększyć wysiłki związane z tworzeniem wartości nawet o 200%.
Wpływ na finanse jest znaczący. Firmy tracą możliwości oszczędności, ponieważ nie widzą ich wyraźnie, co kosztuje je od 15 do 55 milionów dolarów na każde 500 milionów wydanych dolarów. Gartner twierdzi, że rozdrobnione dane dotyczące wydatków mogą prowadzić do nieefektywności w zakupach, które kosztują firmy od 3% do 11% ich docelowych wydatków rocznie, co jest stratą, która pogarsza się z każdym rokiem.
Na przykład, pomyśl o tym: Międzynarodowa firma zajmująca się automatyką przemysłową, która wydaje około 2 miliardów euro rocznie, miała problemy z zarządzaniem danymi w ponad 10 starych systemach ERP, które nie miały jednolitych procesów ani sposobów monitorowania dostawców. Organizacja była w stanie zobaczyć wszystkie swoje wydatki, sporządzić dokładne 12-miesięczne prognozy i znaleźć potencjalne oszczędności na poziomie ponad 5% dzięki pulpitom nawigacyjnym opartym na sztucznej inteligencji po wdrożeniu pełnego rozwiązania do analityki wydatków.
Praktyczny plan działania dla wykorzystania analityki wydatków
Kluczem do sukcesu jest zaplanowane podejście do wdrażania analityki wydatków, które koncentruje się na szybkim osiąganiu sukcesów, jednocześnie rozwijając pełne możliwości.
Ustal jasne cele i zadania
Dowiedz się, jakie informacje są potrzebne, w tym, jak wpłyną one na sposób wydawania pieniędzy: jak lepiej usprawnić to, co robisz. Ustal cele i śledź je za pomocą odpowiednich kluczowych wskaźników wydajności. Określ, które obszary są najważniejsze: obszary o znaczących wydatkach, różni dostawcy, wygasające umowy lub przedmioty, których cena zależy od rynku.
Znajdź i połącz źródła danych
Zidentyfikuj wszystkie ważne źródła danych firmy. Obejmuje to systemy ERP, platformy zaopatrzeniowe, zobowiązania, zakupy kartą kredytową lub umowy z dostawcami. Upewnij się, że dane są pobierane poprzez włączenie uczestników z różnych działów do gromadzenia danych. Analiza będzie tak dobra, jak jakość danych, a im lepiej dane zostaną zebrane, tym lepsza będzie analiza.
Spraw, aby dane były czyste i spójne
Aby uzyskać praktyczne informacje, wymagane są dokładne dane. Dokładnie oceń dane, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie niespójności. Upewnij się, że formaty są spójne, opisy są jednoznaczne, a informacje są identyczne w różnych językach, walutach i lokalizacjach. Przygotowuje to dane do dokładnej analizy, minimalizując potrzebę ręcznych modyfikacji w późniejszym czasie.
Wykorzystaj sztuczną inteligencję i automatyzację
Dzisiejsze rozwiązania do analityki wydatków wykorzystują sztuczną inteligencję do automatycznego kategoryzowania danych dotyczących wydatków, identyfikowania wartości odstających i dostarczania konkretnych informacji. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą skrócić czas grupowania i klasyfikowania dostawców średnio o ponad 90%. I odwrotnie, modele uczenia maszynowego ulepszają się w miarę przetwarzania coraz większej ilości danych. Organizacje, które korzystają z analityki wydatków opartej na sztucznej inteligencji, wskazują, że są w stanie uzyskać w ciągu kilku minut wgląd, którego agregacja zazwyczaj zajęłaby zespołowi analityków tygodnie.
Spójrz i wymyśl nowe pomysły
Jednym z zaleceń jest to, że należy rutynowo przeglądać i monitorować kluczowe wskaźniki finansowe, w tym koszt jednostkowy, odchylenia budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne. Dzięki temu będziesz w stanie ocenić efektywność wydatków, zidentyfikować możliwości poprawy i zoptymalizować procesy danych, aby generowały lepsze dane
Monitoruj wydajność i wprowadzaj zmiany
W przypadku sprawdzania i raportowania danych finansowych, regularnie przeglądaj i raportuj dane finansowe! Aby ocenić obszary, w których można poprawić wydatki, i ocenić, jak skutecznie wydatki są adresowane, ważne są kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak koszt jednostkowy, odchylenie budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne.
Jak UnivDatos może pomóc w transformacji funkcji zakupów
UnivDatos wnosi bogate doświadczenie w zakresie doradztwa w zakresie zakupów i analityki wydatków, aby pomóc organizacjom w przekształceniu rozdrobnionych danych dotyczących wydatków w praktyczne informacje, które prowadzą do wymiernych wyników. Nasza kompleksowa strategia zaczyna się od gromadzenia różnych form danych, systemów ERP, zamówień zakupu, faktur, umów z dostawcami, a następnie zastosujemy kilka metod rygorystycznego oczyszczania danych, zapewniając dokładność i niezawodność. Korzystając z klasyfikacji opartej na sztucznej inteligencji i algorytmów uczenia maszynowego, możemy zautomatyzować kategoryzację wszystkich danych dotyczących wydatków przy użyciu standardowych taksonomii lub niestandardowej kategoryzacji dopasowanej do Twojej organizacji. Nasza oferta doradcza nie polega tylko na dostarczaniu danych, oferujemy analizę wykorzystującą dane, która identyfikuje potencjalną konsolidację dostawców, potencjał oszczędności w oparciu o kategorie, anomalie cenowe, braki w zgodności i niestandardowe wzorce wydatków, które pochłaniają rentowność. Tworzymy również intuicyjne, interaktywne pulpity nawigacyjne, które umożliwiają interesariuszom, od menedżerów kategorii po kadrę kierowniczą wyższego szczebla, samodzielne korzystanie z analiz w celu podejmowania terminowych decyzji opartych na danych. Z Univdatos jako partnerem uzyskasz widoczność, kontrolę i cenną analizę, aby zmniejszyć koszty zakupów jako trwały wpływ marży w wysokości 5-15%, poprawić wydajność, rozwinąć relacje z dostawcami i przekształcić zakupy z centrum kosztów w strategicznego partnera biznesowego tworzącego wartość.
Porozmawiajmy i sprawdźmy, jak możemy wesprzeć Twoją strategię. Skontaktuj się z UnivDatos już dziś, aby dowiedzieć się, w jaki sposób nasze usługi zarządzania zakupami i doradztwa mogą wspierać cele Twojej marki. Zadzwoń do nas pod numer +1 978 733 0253, wyślij e-mail na adres [email protected], lub wypełnij nasz formularz kontaktowy aby umówić się na konsultację.