Kierownik wyższego szczebla spojrzał na raport kwartalny z wyrazem zakłopotania na twarzy. Liczby nie miały sensu. Pomimo usilnych starań, aby zminimalizować koszty i rozmów z kilkoma dostawcami, wydatki wzrosły o 8% w porównaniu z rokiem poprzednim. Działy kupowały rzeczy od dziesiątek dostawców, o których wcześniej nie słyszały. Dział IT opłacał subskrypcje oprogramowania. Marketing współpracował z wieloma różnymi agencjami. Dział operacyjny miał kontakty z dostawcami, o których dział zaopatrzenia nie wiedział. Pieniądze wypływały we wszystkich kierunkach, ale nikt nie potrafił powiedzieć, gdzie trafiają i dlaczego.
Brzmi znajomo? Codziennie w salach posiedzeń we wszystkich firmach zdarza się taki scenariusz. Firmy wydają miliony dolarów rocznie, ale nie mają podstawowych narzędzi do określenia, na co wydają pieniądze. To jak jazda samochodem z zamgloną szybą przednią; wiesz, że się poruszasz.
Analiza wydatków przestaje być "miłym dodatkiem" w postaci narzędzia raportowania i staje się potężnym narzędziem do uzyskiwania najlepszych ofert przy zakupie różnych rzeczy.
Czym jest analiza wydatków i jak działa?
Analiza wydatków to zorganizowany sposób gromadzenia, czyszczenia, sortowania i badania danych dotyczących wydatków w celu obniżenia kosztów, zwiększenia produktywności i monitorowania zgodności. Pomyśl o tym jak o zapewnieniu pracownikom działu zaopatrzenia prześwietlenia każdego dolara wpływającego do Twojej firmy. Pozwala to na dostrzeganie trendów, nieefektywności i szans, które trudno byłoby znaleźć w systemach danych, które nie są ze sobą połączone.
Analiza wydatków wykracza poza typowe raportowanie, które pokazuje tylko, ile wydałeś. Odpowiada na ważne strategiczne pytania, takie jak "Od kogo kupujemy?" Co kupujemy? Które działy wydają najwięcej pieniędzy? Czy otrzymujemy dobre ceny? Czy pracownicy przestrzegają zasad dotyczących kupowania rzeczy?
Nowoczesne platformy do analizy wydatków zbierają dane z wielu źródeł, takich jak systemy ERP, zamówienia zakupu, faktury, transakcje kartami kredytowymi i umowy z dostawcami. Następnie wykorzystują najnowocześniejsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby automatycznie sortować i analizować te dane. Zespołom ds. zaopatrzenia przygotowanie tego ręcznie zajmowało tygodnie lub miesiące, ale dziś mogą to zrobić w ciągu godzin lub nawet minut.
Uzasadnienie biznesowe: Dlaczego analiza wydatków zapewnia wyjątkowy zwrot z inwestycji
Firmy, które korzystają z zaawansowanej analizy wydatków, uzyskują świetne zwroty. Firma Hobson & Company odkryła, że organizacje, które korzystały z pełnych systemów analizy wydatków, oszczędzały 80% czasu spędzanego na gromadzeniu i analizowaniu różnych danych dotyczących wydatków. Odnotowały również 10% wzrost wydatków, którymi można zarządzać, oraz 5% spadek cen, nawet gdy koszty rynkowe rosły.
Niezależne badania pokazują, że firmy zajmujące się zaopatrzeniem, które korzystają z analizy wydatków, odzyskują nawet 63-krotność swoich pieniędzy, dzięki zarówno natychmiastowym oszczędnościom, jak i ulepszeniom w sposobie ich pracy. Według badania McKinsey, efektywne wykorzystanie danych w zaopatrzeniu może zwiększyć wysiłki związane z tworzeniem wartości nawet o 200%.
Wpływ na finanse jest znaczny. Firmy tracą możliwości oszczędności, ponieważ nie widzą ich wyraźnie, co kosztuje je od 15 do 55 milionów dolarów na każde 500 milionów dolarów, które wydają. Firma Gartner twierdzi, że rozproszone dane dotyczące wydatków mogą prowadzić do nieefektywności zaopatrzenia, która kosztuje firmy od 3% do 11% ich docelowych wydatków rocznie, a strata ta z każdym rokiem się pogarsza.
Na przykład, pomyśl o tym: Międzynarodowa firma zajmująca się automatyką przemysłową, która wydaje około 2 miliardów euro rocznie, miała trudności z zarządzaniem danymi w ponad 10 starych systemach ERP, które nie miały jednolitych procesów ani sposobów monitorowania dostawców. Organizacja była w stanie zobaczyć wszystkie swoje wydatki, tworzyć dokładne 12-miesięczne prognozy i znaleźć potencjalne oszczędności w wysokości ponad 5% dzięki wykorzystaniu pulpitów nawigacyjnych opartych na sztucznej inteligencji po wdrożeniu pełnego rozwiązania do analizy wydatków.
Praktyczny plan działania dotyczący wykorzystania analizy wydatków
Kluczem do sukcesu jest zaplanowane podejście do wdrażania analizy wydatków, które koncentruje się na szybkich sukcesach, rozwijając jednocześnie pełne możliwości.
Ustal jasne cele i założenia
Odkryj, jakie informacje są potrzebne, w tym, jak wpłyną one na sposób wydawania pieniędzy: jak lepiej usprawnić to, co robisz. Ustal cele i śledź je za pomocą odpowiednich kluczowych wskaźników wydajności. Określ, które obszary są najważniejsze: obszary ze znacznymi wydatkami, różni dostawcy, wygasające umowy lub pozycje, których cena zależy od rynku.
Znajdź i połącz źródła danych
Zidentyfikuj wszystkie ważne źródła danych firmy. Obejmuje to systemy ERP, platformy sourcingowe, zobowiązania, zakupy kartami kredytowymi lub umowy z dostawcami. Upewnij się, że dane są pobierane poprzez włączenie uczestników z różnych działów do gromadzenia danych. Analiza będzie tak dobra, jak jakość danych, a im lepiej dane zostaną zebrane, tym lepsza będzie analiza.
Uczyń dane czystymi i spójnymi
Aby wyciągnąć wnioski, które można wykorzystać w praktyce, wymagane są dokładne dane. Dokładnie oceń dane, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie niespójności. Upewnij się, że formaty są spójne, deskryptory są jednoznaczne, a informacje są identyczne we wszystkich językach, walutach i lokalizacjach. Przygotowuje to dane do dokładnej analizy, minimalizując potrzebę ręcznych modyfikacji w późniejszym czasie.
Wykorzystaj sztuczną inteligencję i automatyzację
Dzisiejsze rozwiązania do analizy wydatków wykorzystują sztuczną inteligencję do automatycznego kategoryzowania danych dotyczących wydatków, identyfikowania wartości odstających i dostarczania zaleceń. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą skrócić czas grupowania i klasyfikowania dostawców średnio o ponad 90%. I odwrotnie, modele uczenia maszynowego ulepszają się w miarę przetwarzania coraz większej ilości danych. Organizacje, które korzystają z analizy wydatków opartej na sztucznej inteligencji, wskazują, że są w stanie uzyskać wgląd w ciągu kilku minut, którego zagregowanie zespołowi analityków zajęłoby zwykle tygodnie.
Spójrz i wymyśl nowe pomysły
Jednym z zaleceń jest to, aby regularnie przeglądać i monitorować kluczowe wskaźniki finansowe, w tym koszt jednostkowy, odchylenia budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne. Dzięki temu będziesz w stanie ocenić efektywność wydatków, zidentyfikować możliwości ulepszeń i zoptymalizować procesy danych, aby generowały lepsze dane
Monitoruj wydajność i wprowadzaj zmiany
W przypadku sprawdzania i raportowania danych finansowych, regularnie przeglądaj i raportuj dane finansowe! Aby ocenić obszary, w których można poprawić wydatki i ocenić, jak skutecznie adresuje się wydatki, ważne są kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak koszt jednostkowy, odchylenie budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne.
Jak UnivDatos może pomóc w przekształceniu funkcji zaopatrzenia
UnivDatos wnosi bogate doświadczenie w zakresie doradztwa w zakresie zaopatrzenia i analizy wydatków, aby pomóc organizacjom przekształcić rozproszone dane dotyczące wydatków w informacje, które można wykorzystać w praktyce i które przynoszą wymierne wyniki. Nasza kompleksowa strategia rozpoczyna się od gromadzenia różnych form danych z systemów ERP, zamówień zakupu, faktur, umów z dostawcami, a następnie stosujemy kilka metod rygorystycznego oczyszczania danych, zapewniając dokładność i niezawodność. Korzystając z klasyfikacji opartej na sztucznej inteligencji i algorytmów uczenia maszynowego, możemy zautomatyzować kategoryzację wszystkich danych dotyczących wydatków za pomocą standardowych taksonomii lub niestandardowej kategoryzacji dostosowanej do Twojej organizacji. Nasza oferta doradcza nie polega tylko na dostarczaniu danych, oferujemy analizę wykorzystującą dane, która identyfikuje potencjalną konsolidację dostawców, potencjał oszczędności oparty na kategoriach, anomalie cenowe, braki w zgodności i nieuczciwe wzorce wydatków, które pochłaniają rentowność. Tworzymy również intuicyjne, interaktywne pulpity nawigacyjne, które umożliwiają interesariuszom, od menedżerów kategorii po starszych menedżerów, samodzielne korzystanie z analiz, aby podejmować terminowe decyzje oparte na danych. Dzięki Univdatos jako partnerowi uzyskasz wgląd, kontrolę i cenną analizę w celu zmniejszenia kosztów zaopatrzenia jako zrównoważonego wpływu na marżę w wysokości 5-15%, poprawisz wydajność, rozwiniesz relacje z dostawcami i przekształcisz zaopatrzenie z centrum kosztów w strategicznego partnera biznesowego tworzącego wartość.
Porozmawiajmy i dowiedzmy się, jak możemy wesprzeć Twoją strategię. Skontaktuj się z UnivDatos już dziś, aby dowiedzieć się, jak nasze Usługi zarządzania zaopatrzeniem i doradztwa mogą wesprzeć cele Twojej marki. Zadzwoń do nas pod numer +1 978 733 0253, wyślij e-mail na adres [email protected], lub wypełnij nasz formularz kontaktowy , aby umówić się na konsultację.