Najwyższy rangą dyrektor patrzył na kwartalny raport ze zdziwieniem na twarzy. Liczby nie miały sensu. Mimo że bardzo starali się minimalizować koszty i prowadzili rozmowy z kilkoma dostawcami, wydatki wzrosły o 8% w porównaniu z rokiem poprzednim. Działy kupowały rzeczy od dziesiątek dostawców, o których nie słyszeli wcześniej. Pracownicy IT płacili subskrypcje na oprogramowanie. Dział marketingu współpracował z wieloma różnymi agencjami. Dział operacyjny miał kontakty z dostawcami, o których nie wiedział dział zaopatrzenia. Pieniądze wypływały we wszystkich kierunkach, ale nikt nie potrafił powiedzieć, dokąd idą i dlaczego.
Brzmi znajomo? Ten scenariusz powtarza się codziennie w salach posiedzeń zarządu we wszystkich firmach. Firmy wydają miliony dolarów rocznie, ale nie mają podstawowych narzędzi do sprawdzenia, na co wydają pieniądze. To jak prowadzenie samochodu z zamgloną szybą; wiesz, że się poruszasz.
Analityka wydatków przechodzi od „miłego dodatku” w postaci narzędzia raportującego do potężnego narzędzia do uzyskiwania najlepszych ofert przy zakupie towarów.
Czym jest analityka wydatków i jak działa?
Analityka wydatków to zorganizowany sposób gromadzenia, czyszczenia, sortowania i badania danych dotyczących wydatków w celu obniżenia kosztów, zwiększenia produktywności i monitorowania zgodności. Pomyśl o tym jako o zapewnieniu personelowi ds. zamówień możliwości prześwietlenia każdego dolara, który trafia do Twojej firmy. Dzięki temu mogą dostrzec trendy, nieefektywności i szanse, które trudno byłoby znaleźć w systemach danych, które nie są ze sobą połączone.
Analityka wydatków wykracza poza typowe raportowanie, które pokazuje tylko, ile wydałeś. Odpowiada na ważne pytania strategiczne, takie jak „Od kogo kupujemy?”, „Co kupujemy?”, „Które działy wydają najwięcej pieniędzy?”, „Czy otrzymujemy dobre ceny?”, „Czy pracownicy przestrzegają zasad kupowania?”.
Nowoczesne platformy analityki wydatków gromadzą dane z wielu źródeł, takich jak systemy ERP, zamówienia zakupu, faktury, transakcje kartami kredytowymi i umowy z dostawcami. Następnie wykorzystują najnowocześniejsze technologie, takie jak sztuczna inteligencja i uczenie maszynowe, aby automatycznie sortować i analizować te dane. Zespołom ds. zamówień zajmowało to tygodnie lub miesiące, aby złożyć je ręcznie, ale dziś mogą to zrobić w ciągu godzin, a nawet minut.
Uzasadnienie biznesowe: Dlaczego analityka wydatków zapewnia wyjątkowy zwrot z inwestycji
Firmy, które korzystają z zaawansowanej analityki wydatków, uzyskują doskonałe zwroty. Firma Hobson & Company odkryła, że organizacje, które korzystały z pełnych systemów analityki wydatków, zaoszczędziły 80% czasu poświęcanego na gromadzenie i analizowanie różnych danych dotyczących wydatków. Zaobserwowano również 10% wzrost wydatków, którymi można zarządzać, oraz 5% spadek cen, nawet gdy koszty rynkowe rosły.
Niezależne badanie pokazuje, że firmy zajmujące się zaopatrzeniem, które korzystają z analityki wydatków, odzyskują do 63 razy więcej pieniędzy, dzięki natychmiastowym oszczędnościom i usprawnieniom w sposobie ich działania. Według badania McKinsey, efektywne wykorzystanie danych w zaopatrzeniu może zwiększyć wysiłki związane z tworzeniem wartości nawet o 200%.
Wpływ na finanse jest znaczny. Firmy tracą możliwości oszczędności, ponieważ nie widzą ich wyraźnie, co kosztuje je od 15 do 55 milionów dolarów na każde 500 milionów dolarów, które wydają. Firma Gartner twierdzi, że fragmentaryczne dane dotyczące wydatków mogą prowadzić do nieefektywności w zaopatrzeniu, które kosztują firmy od 3% do 11% ukierunkowanych wydatków rocznie, a straty te pogarszają się z każdym rokiem.
Na przykład pomyśl o tym: Międzynarodowa firma zajmująca się automatyką przemysłową, która wydaje około 2 miliardów euro rocznie, miała problemy z zarządzaniem danymi w ponad 10 starych systemach ERP, które nie miały jednolitych procesów ani sposobów monitorowania dostawców. Organizacja była w stanie zobaczyć wszystkie swoje wydatki, tworzyć dokładne 12-miesięczne prognozy i znaleźć potencjalne oszczędności w wysokości ponad 5% dzięki wykorzystaniu pulpitów nawigacyjnych opartych na sztucznej inteligencji po wdrożeniu pełnego rozwiązania do analityki wydatków.
Praktyczny plan działania dotyczący wykorzystania analityki wydatków
Kluczem do sukcesu jest zaplanowane podejście do wdrażania analityki wydatków, które koncentruje się na uzyskiwaniu szybkich korzyści przy jednoczesnym rozwoju w kierunku pełnych możliwości.
Ustal jasne cele i zadania
Dowiedz się, jakie informacje są potrzebne, w tym, jak wpłyną one na sposób wydawania pieniędzy: jak lepiej ulepszyć to, co robisz. Ustal cele i śledź je za pomocą odpowiednich kluczowych wskaźników wydajności. Określ, które obszary są najważniejsze: obszary ze znacznymi wydatkami, różni dostawcy, wygasające umowy lub elementy, których cena zależy od rynku.
Znajdź i połącz źródła danych
Zidentyfikuj wszystkie ważne źródła danych firmy. Obejmuje to systemy ERP, platformy zaopatrzenia, zobowiązania, zakupy kartami kredytowymi lub umowy z dostawcami. Upewnij się, że dane są pobierane poprzez włączenie uczestników z różnych działów w celu zebrania danych. Analiza będzie tak dobra, jak jakość danych, a im lepiej dane są zebrane, tym lepsza będzie analiza.
Uczyń dane czystymi i spójnymi
Aby uzyskać praktyczne informacje, wymagane są dokładne dane. Dokładnie oceń dane, aby zidentyfikować i rozwiązać wszelkie niespójności. Upewnij się, że formaty są spójne, deskryptory są jednoznaczne, a informacje są identyczne w różnych językach, walutach i lokalizacjach. Przygotowuje to dane do dokładnej analizy, minimalizując potrzebę ręcznych modyfikacji w późniejszym czasie.
Wykorzystaj sztuczną inteligencję i automatyzację
Dzisiejsze rozwiązania do analityki wydatków wykorzystują sztuczną inteligencję do automatycznego kategoryzowania danych dotyczących wydatków, identyfikowania wartości odstających i dostarczania zaleceń. Rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji mogą skrócić czas grupowania i klasyfikowania dostawców średnio o ponad 90%. Z drugiej strony, modele uczenia maszynowego ulepszają się wraz z przetwarzaniem coraz większej ilości danych. Organizacje, które korzystają z analityki wydatków opartej na sztucznej inteligencji, wskazują, że są w stanie uzyskać wgląd w ciągu kilku minut, co zazwyczaj zajęłoby zespołowi analityków tygodnie.
Spójrz i wymyśl nowe pomysły
Jednym z elementów zaleceń jest to, że powinieneś rutynowo przeglądać i monitorować kluczowe wskaźniki finansowe, w tym koszt jednostkowy, odchylenia budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne. W ten sposób będziesz w stanie ocenić efektywność wydatków, zidentyfikować możliwości ulepszeń i zoptymalizować procesy danych, aby generowały lepsze dane.
Monitoruj wydajność i dokonuj zmian
W przypadku sprawdzania i raportowania danych finansowych regularnie przeglądaj i raportuj dane finansowe! Aby ocenić obszary, w których można poprawić wydatki i ocenić, jak efektywnie wydatki są adresowane, ważne są kluczowe wskaźniki wydajności, takie jak koszt jednostkowy, odchylenie budżetowe, wydajność dostawców i przepływy pieniężne.
W jaki sposób UnivDatos może pomóc w transformacji funkcji zaopatrzenia
UnivDatos wnosi dogłębną wiedzę w zakresie doradztwa w zakresie zaopatrzenia i analityki wydatków, aby pomóc organizacjom przekształcić fragmentaryczne dane dotyczące wydatków w praktyczne informacje, które przynoszą wymierne rezultaty. Nasza kompleksowa strategia rozpoczyna się od gromadzenia różnych form danych systemów ERP, zamówień zakupu, faktur, umów z dostawcami, a następnie stosujemy kilka metod rygorystycznego oczyszczania danych, zapewniając dokładność i niezawodność. Korzystając z klasyfikacji opartej na sztucznej inteligencji i algorytmów uczenia maszynowego, możemy zautomatyzować kategoryzację wszystkich danych dotyczących wydatków przy użyciu standardowych taksonomii lub niestandardowej kategoryzacji dostosowanej do Twojej organizacji. Nasza oferta konsultingowa nie polega tylko na dostarczaniu danych, oferujemy analizę wykorzystującą dane, która identyfikuje potencjalną konsolidację dostawców, potencjał oszczędności w oparciu o kategorie, anomalie cenowe, niedociągnięcia w zakresie zgodności i wzorce wydatków niekonwencjonalnych, które zjadają rentowność. Tworzymy również intuicyjne, interaktywne pulpity nawigacyjne, które umożliwiają interesariuszom, od menedżerów kategorii po starszych menedżerów, samodzielne korzystanie z analityki w celu podejmowania terminowych decyzji opartych na danych. Z Univdatos jako partnerem uzyskasz widoczność, kontrolę i cenną analizę, aby obniżyć koszty zaopatrzenia jako trwały wpływ marży w wysokości 5-15%, poprawić wydajność, rozwinąć relacje z dostawcami i przekształcić zaopatrzenie z centrum kosztów w strategicznego partnera biznesowego generującego wartość.
Porozmawiajmy i zobaczmy, jak możemy wesprzeć Twoją strategię. Skontaktuj się z UnivDatos już dziś, aby dowiedzieć się, jak nasze Usługi zarządzania zaopatrzeniem i doradztwa mogą wspierać cele Twojej marki. Zadzwoń do nas pod numer +1 978 733 0253, wyślij e-mail na adres contact@univdatos.com, lub wypełnij nasz formularz kontaktowy aby umówić się na konsultację.