Vị giám đốc điều hành cấp cao nhìn vào báo cáo hàng quý với vẻ mặt bối rối. Các số liệu không có ý nghĩa gì. Mặc dù họ đã cố gắng hết sức để giảm thiểu chi phí và đang đàm phán với một số nhà cung cấp, nhưng chi tiêu vẫn tăng 8% so với năm trước. Các phòng ban mua hàng từ hàng tá nhà cung cấp, một số người họ chưa từng nghe nói đến trước đây. Nhân viên IT trả tiền đăng ký phần mềm. Bộ phận Marketing làm việc với một số agency khác nhau. Bộ phận Vận hành có liên hệ với các nhà cung cấp mà bộ phận Mua hàng không hề biết đến. Tiền bạc đi ra theo mọi hướng, nhưng không ai có thể nói tiền đang đi đâu hoặc tại sao.
Bạn có thấy quen thuộc không? Tình huống này xảy ra hàng ngày trong các phòng họp trên khắp các doanh nghiệp. Các công ty chi hàng triệu đô la mỗi năm, nhưng họ không có các công cụ cơ bản để tìm ra cách họ đang tiêu tiền. Nó giống như lái một chiếc xe hơi với kính chắn gió bị mờ; bạn biết bạn đang di chuyển.
Phân tích chi tiêu chuyển từ một công cụ báo cáo "nên có" thành một công cụ mạnh mẽ để có được những giao dịch tốt nhất khi bạn mua hàng.
Phân Tích Chi Tiêu Là Gì và Nó Hoạt Động Như Thế Nào?
Phân tích chi tiêu là cách thức có tổ chức để thu thập, làm sạch, sắp xếp và nghiên cứu dữ liệu chi tiêu nhằm giảm chi phí, tăng năng suất và theo dõi sự tuân thủ. Hãy nghĩ về nó như là cung cấp cho nhân viên mua sắm của bạn tầm nhìn X-quang vào mỗi đô la đi vào doanh nghiệp của bạn. Điều này cho phép họ nhìn thấy các xu hướng, sự kém hiệu quả và các cơ hội mà khó có thể tìm thấy trong các hệ thống dữ liệu không được kết nối.
Phân tích chi tiêu vượt ra ngoài báo cáo thông thường, vốn chỉ cho bạn biết bạn đã chi bao nhiêu. Nó trả lời các câu hỏi chiến lược quan trọng như "Chúng ta đang mua hàng từ ai?" Chúng ta đang mua gì? Phòng ban nào đang chi nhiều tiền nhất? Chúng ta có nhận được giá tốt không? Nhân viên có tuân thủ các quy tắc mua hàng không?
Các nền tảng phân tích chi tiêu hiện đại thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn, chẳng hạn như hệ thống ERP, đơn đặt hàng, hóa đơn, giao dịch thẻ tín dụng và hợp đồng nhà cung cấp. Sau đó, chúng sử dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo và máy học để tự động sắp xếp và phân tích dữ liệu này. Trước đây, các đội ngũ mua sắm phải mất hàng tuần hoặc hàng tháng để tập hợp bằng tay, nhưng ngày nay họ có thể làm điều đó trong vài giờ hoặc thậm chí vài phút.
Trường Hợp Kinh Doanh: Tại Sao Phân Tích Chi Tiêu Mang Lại ROI Vượt Trội
Các công ty sử dụng phân tích chi tiêu nâng cao sẽ nhận được lợi nhuận lớn. Hobson & Company phát hiện ra rằng các tổ chức sử dụng các hệ thống phân tích chi tiêu đầy đủ đã tiết kiệm được 80% thời gian họ dành để thu thập và phân tích dữ liệu chi tiêu khác nhau. Họ cũng thấy mức chi tiêu có thể giải quyết tăng 10% và giá giảm 5%, ngay cả khi chi phí thị trường đang tăng lên.
Nghiên cứu độc lập cho thấy rằng các công ty mua sắm sử dụng phân tích chi tiêu sẽ nhận lại được gấp 63 lần số tiền của họ, nhờ cả vào việc tiết kiệm ngay lập tức và cải thiện cách họ làm việc. Theo nghiên cứu của McKinsey, việc sử dụng dữ liệu hiệu quả trong mua sắm có thể thúc đẩy các nỗ lực tạo giá trị lên tới 200%.
Tác động đến tài chính là đáng kể. Các công ty bỏ lỡ các khả năng tiết kiệm vì họ không thể nhìn thấy chúng một cách rõ ràng, điều này khiến họ mất từ 15 đến 55 triệu đô la cho mỗi 500 triệu đô la họ chi tiêu. Gartner nói rằng dữ liệu chi tiêu rời rạc có thể dẫn đến sự kém hiệu quả trong mua sắm, khiến các doanh nghiệp mất từ 3% đến 11% chi tiêu mục tiêu mỗi năm, một khoản lỗ ngày càng tồi tệ hơn mỗi năm.
Ví dụ, hãy nghĩ về điều này: Một công ty tự động hóa công nghiệp đa quốc gia chi khoảng 2 tỷ euro mỗi năm gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu trên hơn 10 hệ thống ERP cũ không có bất kỳ quy trình thống nhất hoặc cách thức theo dõi nhà cung cấp nào. Tổ chức đã có thể xem tất cả chi tiêu của họ, đưa ra dự báo chính xác trong 12 tháng và tìm ra các khoản tiết kiệm tiềm năng hơn 5% bằng cách sử dụng bảng điều khiển do AI điều khiển sau khi đưa vào một giải pháp phân tích chi tiêu đầy đủ.
Lộ Trình Thực Tế Để Sử Dụng Phân Tích Chi Tiêu
Một cách tiếp cận có kế hoạch để triển khai phân tích chi tiêu, tập trung vào việc đạt được những chiến thắng nhanh chóng đồng thời phát triển hướng tới khả năng đầy đủ là chìa khóa để thành công.
Đặt mục tiêu và mục đích rõ ràng
Khám phá thông tin nào là cần thiết, bao gồm cả cách nó sẽ ảnh hưởng đến cách bạn chi tiền: cách cải thiện tốt hơn những gì bạn làm. Thiết lập mục tiêu và theo dõi bằng các chỉ số hiệu suất chính phù hợp. Xác định những lĩnh vực nào là quan trọng nhất: các lĩnh vực có chi tiêu đáng kể, các nhà cung cấp khác nhau, các hợp đồng sắp hết hạn hoặc các mặt hàng phụ thuộc vào thị trường về giá cả.
Tìm và kết hợp các nguồn dữ liệu
Xác định bất kỳ nguồn dữ liệu quan trọng nào của công ty. Điều này bao gồm hệ thống ERP, nền tảng tìm nguồn cung ứng, các khoản phải trả, mua hàng bằng thẻ tín dụng hoặc hợp đồng nhà cung cấp. Đảm bảo rằng dữ liệu được lấy bằng cách bao gồm những người tham gia vào các bộ phận khác nhau để thu thập dữ liệu. Phân tích sẽ chỉ tốt khi chất lượng dữ liệu tốt, và dữ liệu được lắp ráp càng tốt thì phân tích sẽ càng tốt.
Làm cho Dữ liệu Sạch và Nhất quán
Để có được những hiểu biết sâu sắc có thể hành động, cần có dữ liệu chính xác. Đánh giá dữ liệu một cách chặt chẽ để xác định và giải quyết mọi sự không nhất quán. Đảm bảo rằng các định dạng nhất quán, các mô tả không mơ hồ và thông tin giống hệt nhau trên các ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ và địa điểm. Điều này chuẩn bị dữ liệu để phân tích chính xác bằng cách giảm thiểu nhu cầu sửa đổi thủ công sau này.
Sử dụng AI và tự động hóa
Các giải pháp phân tích chi tiêu ngày nay sử dụng AI để tự động phân loại dữ liệu chi tiêu của bạn, xác định các giá trị ngoại lệ và cung cấp cho bạn những hiểu biết sâu sắc theo quy định. Các giải pháp do AI điều khiển có thể giảm thời gian nhóm và phân loại các nhà cung cấp trung bình hơn 90%. Ngược lại, các mô hình máy học sẽ cải thiện khi chúng xử lý ngày càng nhiều dữ liệu. Các tổ chức sử dụng phân tích chi tiêu do AI cung cấp cho biết rằng họ có thể thu được thông tin chi tiết trong vài phút mà thông thường một nhóm các nhà phân tích phải mất hàng tuần để tổng hợp.
Xem xét và đưa ra những ý tưởng mới
Một trong những lời khuyên là bạn nên thường xuyên xem xét và theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng bao gồm chi phí trên một đơn vị, độ lệch ngân sách, hiệu suất của nhà cung cấp và dòng tiền. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu, xác định các cơ hội cải thiện và tối ưu hóa các quy trình dữ liệu để chúng tạo ra dữ liệu tốt hơn
Theo dõi hiệu suất và thực hiện các thay đổi
Trong trường hợp kiểm tra và báo cáo dữ liệu tài chính, hãy xem xét và báo cáo thường xuyên về dữ liệu tài chính! Để đánh giá các lĩnh vực có thể cải thiện chi tiêu và đánh giá hiệu quả chi tiêu, hãy giải quyết các KPI quan trọng như chi phí trên một đơn vị, độ lệch ngân sách, hiệu suất của nhà cung cấp và dòng tiền.
Cách UnivDatos Có Thể Giúp Chuyển Đổi Chức Năng Mua Sắm Của Bạn
UnivDatos mang đến chuyên môn sâu sắc trong tư vấn mua sắm và phân tích chi tiêu để giúp các tổ chức chuyển đổi dữ liệu chi tiêu rời rạc thành thông tin tình báo có thể hành động, thúc đẩy kết quả có thể đo lường được. Chiến lược toàn diện của chúng tôi bắt đầu với việc thu thập các hình thức dữ liệu khác nhau hệ thống ERP, đơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng với nhà cung cấp và sau đó chúng tôi sẽ áp dụng một số phương pháp làm sạch dữ liệu một cách nghiêm ngặt để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy. Sử dụng phân loại dựa trên AI và các thuật toán máy học, chúng tôi có thể tự động phân loại tất cả dữ liệu chi tiêu bằng cách sử dụng các phân loại tiêu chuẩn hoặc phân loại tùy chỉnh phù hợp với tổ chức của bạn. Ưu đãi tư vấn của chúng tôi không chỉ đơn giản là cung cấp dữ liệu, chúng tôi cung cấp phân tích bằng cách sử dụng dữ liệu đó để xác định khả năng hợp nhất nhà cung cấp tiềm năng, khả năng tiết kiệm dựa trên danh mục, các bất thường về giá cả, sự thiếu hụt tuân thủ và các mô hình chi tiêu độc lập làm suy yếu khả năng sinh lời. Chúng tôi cũng tạo ra các bảng điều khiển trực quan, tương tác cho phép các bên liên quan từ người quản lý danh mục đến các giám đốc điều hành cấp cao tự phục vụ phân tích để đưa ra các quyết định được hỗ trợ bởi dữ liệu kịp thời. Với Univdatos là đối tác của bạn, bạn sẽ đạt được khả năng hiển thị, kiểm soát và phân tích có giá trị để giảm chi phí mua sắm như một tác động biên bền vững từ 5-15%, cải thiện hiệu quả, phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp và chuyển đổi mua sắm từ một trung tâm chi phí thành một đối tác kinh doanh chiến lược tạo ra giá trị.
Hãy nói chuyện và khám phá cách chúng tôi có thể hỗ trợ chiến lược của bạn. Liên hệ với UnivDatos ngay hôm nay để tìm hiểu cáchDịch Vụ Tư Vấn & Quản Lý Mua Sắm của chúng tôi có thể hỗ trợ các mục tiêu thương hiệu của bạn. Gọi cho chúng tôi theo số+1 978 733 0253, gửi email [email protected], hoặc điền vào mẫu liên hệ của chúng tôi để lên lịch tư vấn.