نظر المدير التنفيذي الرفيع المستوى إلى التقرير الفصلي بنظرة مرتبكة. لم تكن الأرقام منطقية. على الرغم من أنهم كانوا يحاولون جاهدين تقليل التكاليف وكانوا في محادثات مع العديد من الموردين، إلا أن الإنفاق قد ارتفع مع ذلك بنسبة 8٪ عن العام السابق. كانت الأقسام تشتري أشياء من عشرات الموردين، بعضهم لم يسمعوا بهم من قبل. دفع موظفو تكنولوجيا المعلومات اشتراكات للبرامج. عمل قسم التسويق مع عدد من الوكالات المختلفة. قسم العمليات لديه اتصالات مع البائعين التي لم تكن إدارة المشتريات تعرف عنها شيئًا. كانت الأموال تخرج في جميع الاتجاهات، ولكن لا أحد يستطيع أن يقول إلى أين تذهب أو لماذا.
هل يبدو هذا مألوفًا؟ يحدث هذا السيناريو كل يوم في قاعات الاجتماعات في جميع الشركات. تنفق الشركات ملايين الدولارات كل عام، لكن ليس لديها الأدوات الأساسية لمعرفة كيف تنفق أموالها. إنه مثل قيادة سيارة بزجاج أمامي ملبد بالغيوم؛ أنت تعرف أنك تتحرك.
تتحول تحليلات الإنفاق من كونها أداة إعداد تقارير "مستحبة" إلى أداة قوية للحصول على أفضل الصفقات عند شراء الأشياء.
ما هي تحليلات الإنفاق وكيف تعمل؟
تحليلات الإنفاق هي الطريقة المنظمة لجمع وتنظيف وفرز ودراسة بيانات الإنفاق من أجل خفض النفقات وتعزيز الإنتاجية ومراقبة الامتثال. فكر في الأمر على أنه تزويد موظفي المشتريات لديك برؤية بالأشعة السينية لكل دولار يدخل عملك. يتيح لهم ذلك رؤية الاتجاهات وأوجه القصور والفرص التي يصعب العثور عليها في أنظمة البيانات غير المتصلة.
تتجاوز تحليلات الإنفاق إعداد التقارير التقليدية، والتي تُظهر لك فقط المبلغ الذي أنفقته. يجيب على الأسئلة الإستراتيجية المهمة مثل "ممن نشتري؟" ما الذي نشتريه؟ أي الأقسام تنفق معظم الأموال؟ هل نحصل على أسعار جيدة؟ هل يتبع الموظفون قواعد شراء الأشياء؟
تجمع منصات تحليلات الإنفاق الحديثة البيانات من مصادر عديدة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وأوامر الشراء، والفواتير، ومعاملات بطاقات الائتمان، وعقود الموردين. ثم يستخدمون التقنيات المتطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لفرز هذه البيانات وتحليلها تلقائيًا. كان يستغرق الأمر فرق المشتريات أسابيع أو شهور لتجميعه يدويًا، ولكن يمكنهم اليوم القيام بذلك في ساعات أو حتى دقائق.
دراسة الجدوى: لماذا تحقق تحليلات الإنفاق عائدًا استثماريًا استثنائيًا
تحقق الشركات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المتقدمة عوائد كبيرة. اكتشفت شركة Hobson & Company أن المؤسسات التي استخدمت أنظمة تحليلات الإنفاق الكاملة وفرت 80٪ من الوقت الذي تقضيه في جمع وتحليل بيانات الإنفاق المختلفة. كما شهدوا أيضًا زيادة بنسبة 10٪ في الإنفاق القابل للعنونة وانخفاضًا بنسبة 5٪ في الأسعار، حتى عندما كانت تكاليف السوق آخذة في الارتفاع.
تظهر دراسة مستقلة أن شركات المشتريات التي تستخدم تحليلات الإنفاق تسترد ما يصل إلى 63 ضعف أموالها، وذلك بفضل المدخرات الفورية والتحسينات في طريقة عملها. وفقًا لدراسة McKinsey، يمكن أن يؤدي استخدام البيانات بفعالية في المشتريات إلى تعزيز جهود خلق القيمة بنسبة تصل إلى 200٪.
التأثير على الشؤون المالية كبير. تفوت الشركات فرص التوفير لأنها لا تستطيع رؤيتها بوضوح، مما يكلفها ما بين 15 و 55 مليون دولار لكل 500 مليون دولار تنفقها. تقول Gartner أن بيانات الإنفاق المجزأة يمكن أن تؤدي إلى أوجه قصور في المشتريات تكلف الشركات من 3٪ إلى 11٪ من إنفاقها المستهدف كل عام، وهي خسارة تزداد سوءًا كل عام.
على سبيل المثال، فكر في هذا: واجهت شركة أتمتة صناعية متعددة الجنسيات تنفق حوالي 2 مليار يورو سنويًا صعوبة في إدارة البيانات عبر أكثر من 10 أنظمة تخطيط موارد المؤسسات القديمة التي لم يكن لديها أي عمليات موحدة أو طرق لمراقبة الموردين. تمكنت المنظمة من رؤية جميع نفقاتها، وتقديم توقعات دقيقة لمدة 12 شهرًا، وإيجاد وفورات محتملة تزيد عن 5٪ باستخدام لوحات المعلومات المدعومة بالذكاء الاصطناعي بعد وضع حل كامل لتحليلات الإنفاق.
خريطة طريق عملية لاستخدام تحليلات الإنفاق
يعد اتباع نهج مخطط لتنفيذ تحليلات الإنفاق يركز على تحقيق مكاسب سريعة مع التوسع نحو القدرات الكاملة هو المفتاح لتحقيق النجاح.
حدد أهدافًا وغايات واضحة
اكتشف المعلومات المطلوبة، بما في ذلك كيف ستؤثر على طريقة إنفاقك للأموال: كيفية تحسين ما تفعله بشكل أفضل. ضع أهدافًا وتتبعها باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. حدد المجالات الأكثر أهمية: المجالات التي بها إنفاق كبير أو موردين مختلفين أو عقود تنتهي صلاحيتها أو عناصر تعتمد على السوق فيما يتعلق بالسعر.
ابحث عن مصادر البيانات وادمجها
حدد أي مصادر بيانات مهمة للشركة. ويشمل ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو منصات المصادر أو الحسابات المستحقة الدفع أو مشتريات بطاقات الائتمان أو عقود الموردين. تأكد من سحب البيانات عن طريق تضمين مشاركين في أقسام مختلفة لجمع البيانات. سيكون التحليل جيدًا فقط مثل جودة البيانات، وكلما كانت البيانات مجمعة بشكل أفضل، كان التحليل أفضل.
اجعل البيانات نظيفة ومتسقة
من أجل استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ، يلزم وجود بيانات دقيقة. قم بتقييم البيانات عن كثب لتحديد وحل أي تناقضات. تأكد من أن التنسيقات متسقة، وأن الواصفات لا لبس فيها، وأن المعلومات متطابقة عبر اللغات والعملات والمواقع. هذا يهيئ البيانات لتحليل دقيق عن طريق تقليل الحاجة إلى تعديلات يدوية لاحقًا.
استخدم الذكاء الاصطناعي والأتمتة
تستخدم حلول تحليلات الإنفاق اليوم الذكاء الاصطناعي لتصنيف بيانات إنفاقك تلقائيًا، وتحديد القيم المتطرفة، وتزويدك برؤى وصفية. يمكن للحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي تقليل الوقت اللازم لتجميع وتصنيف الموردين في المتوسط بأكثر من 90٪. وعلى العكس من ذلك، تتحسن نماذج التعلم الآلي كلما عالجت المزيد والمزيد من البيانات. تشير المؤسسات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى أنها قادرة على اكتساب رؤى في دقائق قد تستغرق عادةً فريقًا من المحللين أسابيع لتجميعها.
انظر وابتكر أفكارًا جديدة
تتمثل إحدى التوصيات في أنه يجب عليك مراجعة ومراقبة المقاييس المالية الرئيسية بشكل روتيني، بما في ذلك التكلفة لكل وحدة والانحرافات في الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي. من خلال القيام بذلك، ستتمكن من تقييم فعالية الإنفاق وتحديد فرص التحسين وتحسين عمليات البيانات بحيث تنتج بيانات أفضل
راقب الأداء وأدخل تعديلات
في حالة التحقق من البيانات المالية والإبلاغ عنها، قم بمراجعة البيانات المالية والإبلاغ عنها بانتظام! من أجل تقييم المجالات التي يمكن فيها تحسين الإنفاق وتقييم مدى فعالية معالجة الإنفاق لمؤشرات الأداء الرئيسية الهامة مثل التكلفة لكل وحدة والانحراف في الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي.
كيف يمكن لـ UnivDatos المساعدة في تحويل وظيفة المشتريات الخاصة بك
UnivDatos تجلب خبرة عميقة في استشارات المشتريات وتحليلات الإنفاق لمساعدة المؤسسات على تحويل بيانات الإنفاق المجزأة إلى معلومات استخبارية قابلة للتنفيذ تدفع نتائج قابلة للقياس. تبدأ استراتيجيتنا الشاملة بجمع أشكال مختلفة من بيانات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأوامر الشراء والفواتير والعقود مع الموردين، ثم سنطبق عدة طرق لتنظيف البيانات بدقة لضمان الدقة والموثوقية. باستخدام التصنيف القائم على الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الآلي، يمكننا أتمتة تصنيف جميع بيانات الإنفاق باستخدام التصنيفات القياسية أو التصنيف المخصص بما يتماشى مع مؤسستك. لا يقدم عرضنا الاستشاري ببساطة بيانات، بل نقدم تحليلًا باستخدام البيانات التي تحدد توحيد الموردين المحتمل، وإمكانية التوفير المستندة إلى الفئة، وشذوذ التسعير، وأوجه القصور في الامتثال، وأنماط الإنفاق المتهورة التي تقضي على الربحية. نقوم أيضًا بإنشاء لوحات معلومات بديهية وتفاعلية تمكن أصحاب المصلحة من مديري الفئات إلى كبار المديرين التنفيذيين من خدمة التحليلات الذاتية لاتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات في الوقت المناسب. مع Univdatos كشريك لك، ستحقق رؤية وتحكمًا وتحليلًا قيمًا لتقليل تكاليف المشتريات كتأثير هامشي مستدام بنسبة 5-15٪، وتحسين الكفاءة، وتطوير علاقات الموردين، وتحويل المشتريات من مركز تكلفة إلى شريك تجاري استراتيجي يخلق قيمة.
دعنا نتحدث ونستكشف كيف يمكننا دعم استراتيجيتك. اتصل بـ UnivDatos اليوم لمعرفة كيف يمكن لـ خدمات إدارة واستشارات المشتريات دعم أهداف علامتك التجارية. اتصل بنا على +1 978 733 0253، أو أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى contact@univdatos.com، أو املأ نموذج الاتصال لتحديد موعد للاستشارة.