نظر المدير التنفيذي الرفيع المستوى إلى التقرير الفصلي بنظرة حائرة. فالأرقام لم تكن منطقية. فعلى الرغم من بذلهم جهودًا مضنية لتقليل التكاليف وإجرائهم محادثات مع العديد من الموردين، إلا أن الإنفاق قد ارتفع بنسبة 8% مقارنة بالعام السابق. وكانت الأقسام تشتري أشياء من عشرات الموردين، بعضهم لم يسمعوا بهم من قبل قط. ودفع موظفو تكنولوجيا المعلومات اشتراكات في برامج. وعمل قسم التسويق مع عدد من الوكالات المختلفة. وكان لقسم العمليات اتصالات مع بائعين لم تكن إدارة المشتريات على علم بهم. كانت الأموال تخرج في جميع الاتجاهات، ولكن لا أحد يستطيع تحديد إلى أين تذهب أو لماذا.
هل يبدو هذا مألوفًا؟ يحدث هذا السيناريو كل يوم في غرف الاجتماعات في جميع الشركات. تنفق الشركات ملايين الدولارات كل عام، ولكن ليس لديها الأدوات الأساسية لمعرفة كيف تنفق أموالها. إنه مثل قيادة سيارة بزجاج أمامي غائم؛ أنت تعلم أنك تتحرك.
تتحول تحليلات الإنفاق من كونها أداة إعداد تقارير "مستحبة" إلى أداة قوية للحصول على أفضل الصفقات عند شراء الأشياء.
ما هي تحليلات الإنفاق وكيف تعمل؟
تحليلات الإنفاق هي الطريقة المنظمة لجمع وتنظيف وفرز ودراسة بيانات الإنفاق من أجل خفض النفقات وزيادة الإنتاجية ومراقبة الامتثال. فكر في الأمر على أنه تزويد موظفي المشتريات لديك برؤية أشعة سينية لكل دولار يدخل عملك. يتيح لهم ذلك رؤية الاتجاهات وأوجه القصور والفرص التي يصعب العثور عليها في أنظمة البيانات غير المتصلة.
تتجاوز تحليلات الإنفاق إعداد التقارير النموذجية، التي تعرض لك فقط المبلغ الذي أنفقته. تجيب على أسئلة استراتيجية مهمة مثل "ممن نشتري؟" ماذا نشتري؟ أي الأقسام ينفق أكبر قدر من المال؟ هل نحصل على أسعار جيدة؟ هل يتبع الموظفون قواعد شراء الأشياء؟
تجمع منصات تحليل الإنفاق الحديثة البيانات من مصادر عديدة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأوامر الشراء والفواتير ومعاملات بطاقات الائتمان وعقود الموردين. ثم تستخدم تقنيات متطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لفرز هذه البيانات وتحليلها تلقائيًا. كان الأمر يستغرق فرق المشتريات أسابيع أو شهورًا لتجميعه يدويًا، ولكن يمكنهم اليوم القيام بذلك في ساعات أو حتى دقائق.
دراسة الجدوى: لماذا تحقق تحليلات الإنفاق عائد استثمار استثنائي
تحقق الشركات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المتقدمة عوائد رائعة. اكتشفت Hobson & Company أن المؤسسات التي استخدمت أنظمة تحليل الإنفاق الكاملة وفرت 80% من الوقت الذي استغرقته في جمع وتحليل بيانات الإنفاق المختلفة. وشهدوا أيضًا زيادة بنسبة 10% في الإنفاق القابل للتوجيه وانخفاضًا بنسبة 5% في الأسعار، حتى عندما كانت تكاليف السوق آخذة في الارتفاع.
تظهر دراسة مستقلة أن شركات المشتريات التي تستخدم تحليلات الإنفاق تسترد ما يصل إلى 63 ضعف أموالها، وذلك بفضل كل من المدخرات الفورية والتحسينات في طريقة عملها. ووفقًا لدراسة ماكينزي، يمكن أن يؤدي استخدام البيانات بفعالية في المشتريات إلى تعزيز جهود خلق القيمة بنسبة تصل إلى 200٪.
التأثير على الشؤون المالية كبير. تفوت الشركات فرص التوفير لأنها لا تستطيع رؤيتها بوضوح، مما يكلفها ما بين 15 و 55 مليون دولار لكل 500 مليون دولار تنفقها. وتقول Gartner أن بيانات الإنفاق المجزأة يمكن أن تؤدي إلى أوجه قصور في المشتريات تكلف الشركات من 3% إلى 11% من إنفاقها المستهدف كل عام، وهي خسارة تزداد سوءًا كل عام.
على سبيل المثال، فكر في هذا: واجهت شركة أتمتة صناعية متعددة الجنسيات تنفق حوالي 2 مليار يورو سنويًا صعوبة في إدارة البيانات عبر أكثر من 10 أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) قديمة لم يكن لديها أي عمليات موحدة أو طرق لمراقبة الموردين. تمكنت المؤسسة من رؤية جميع نفقاتها، ووضع توقعات دقيقة لمدة 12 شهرًا، وإيجاد مدخرات محتملة تزيد عن 5% باستخدام لوحات المعلومات المستندة إلى الذكاء الاصطناعي بعد تطبيق حل كامل لتحليل الإنفاق.
خارطة طريق عملية لاستخدام تحليلات الإنفاق
إن اتباع نهج مخطط له لتنفيذ تحليلات الإنفاق يركز على تحقيق مكاسب سريعة مع النمو نحو قدرات كاملة هو مفتاح النجاح.
حدد أهدافًا وغايات واضحة
اكتشف المعلومات المطلوبة، بما في ذلك كيف ستؤثر على طريقة إنفاقك للأموال: كيفية تحسين ما تفعله بشكل أفضل. ضع أهدافًا وتتبعها باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. حدد المجالات الأكثر أهمية: المجالات التي بها إنفاق كبير، وموردين مختلفين، وعقود منتهية الصلاحية، أو عناصر تعتمد على السوق فيما يتعلق بالسعر.
ابحث عن مصادر البيانات وادمجها
حدد أيًا من مصادر البيانات المهمة للشركة. ويشمل ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومنصات التوريد وحسابات الدفع ومشتريات بطاقات الائتمان أو عقود الموردين. تأكد من سحب البيانات عن طريق تضمين مشاركين في أقسام مختلفة لجمع البيانات. سيكون التحليل جيدًا فقط مثل جودة البيانات، وكلما كانت البيانات مجمعة بشكل أفضل، كان التحليل أفضل.
اجعل البيانات نظيفة ومتسقة
من أجل استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ، يلزم توفر بيانات دقيقة. قم بتقييم البيانات عن كثب لتحديد وحل أي تناقضات. تأكد من أن التنسيقات متسقة، والأوصاف لا لبس فيها، والمعلومات متطابقة عبر اللغات والعملات والمواقع. هذا يهيئ البيانات للتحليل الدقيق عن طريق تقليل الحاجة إلى تعديلات يدوية لاحقًا.
استخدم الذكاء الاصطناعي والأتمتة
تستخدم حلول تحليل الإنفاق اليوم الذكاء الاصطناعي لتصنيف بيانات إنفاقك تلقائيًا، وتحديد القيم المتطرفة، وتزويدك برؤى إلزامية. يمكن للحلول التي تعتمد على الذكاء الاصطناعي تقليل الوقت اللازم لتجميع وتصنيف الموردين في المتوسط بأكثر من 90%. وعلى العكس من ذلك، تتحسن نماذج التعلم الآلي كلما عالجت المزيد والمزيد من البيانات. تشير المؤسسات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى أنها قادرة على اكتساب رؤى في دقائق والتي عادة ما تستغرق فريقًا من المحللين أسابيع لتجميعها.
انظر وابتكر أفكارًا جديدة
إحدى التوصيات هي أنه يجب عليك مراجعة ومراقبة المقاييس المالية الرئيسية بشكل روتيني بما في ذلك التكلفة لكل وحدة والانحرافات في الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي. من خلال القيام بذلك، ستتمكن من تقييم فعالية الإنفاق وتحديد فرص التحسين وتحسين عمليات البيانات بحيث تنتج بيانات أفضل
راقب الأداء وقم بإجراء تغييرات
في حالة التحقق من البيانات المالية والإبلاغ عنها، قم بمراجعة البيانات المالية والإبلاغ عنها بانتظام! من أجل تقييم المجالات التي يمكن فيها تحسين الإنفاق وتقييم مدى فعالية معالجة الإنفاق، من المهم مؤشرات الأداء الرئيسية مثل التكلفة لكل وحدة والانحراف عن الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي.
كيف يمكن لـ UnivDatos المساعدة في تغيير وظيفة المشتريات الخاصة بك
UnivDatos تجلب خبرة عميقة في استشارات المشتريات وتحليلات الإنفاق لمساعدة المؤسسات على تحويل بيانات الإنفاق المجزأة إلى معلومات استخبارية قابلة للتنفيذ تدفع إلى نتائج قابلة للقياس. تبدأ استراتيجيتنا الشاملة بجمع أشكال مختلفة من البيانات من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأوامر الشراء والفواتير والعقود مع الموردين، ثم سنطبق عدة طرق لتنظيف البيانات بدقة لضمان الدقة والموثوقية. باستخدام التصنيف القائم على الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الآلي، يمكننا أتمتة تصنيف جميع بيانات الإنفاق باستخدام التصنيفات القياسية أو التصنيف المخصص بما يتماشى مع مؤسستك. لا يقدم عرضنا الاستشاري ببساطة البيانات، بل نقدم تحليلًا باستخدام البيانات التي تحدد توحيد الموردين المحتمل، وإمكانية تحقيق وفورات قائمة على الفئة، وشذوذات التسعير، ونقاط ضعف الامتثال، وأنماط الإنفاق المارقة التي تقضي على الربحية. نقوم أيضًا بإنشاء لوحات معلومات سهلة الاستخدام وتفاعلية تمكن أصحاب المصلحة من مديري الفئات إلى كبار المديرين التنفيذيين من خدمة التحليلات ذاتيًا لاتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات في الوقت المناسب. مع Univdatos كشريك لك، ستحقق رؤية وتحكم وتحليلًا قيمًا لتقليل تكاليف المشتريات كتأثير هامشي مستدام بنسبة 5-15%، وتحسين الكفاءة، وتطوير علاقات الموردين، وتحويل المشتريات من مركز تكلفة إلى شريك تجاري استراتيجي يخلق قيمة.
هيا نتحدث ونستكشف كيف يمكننا دعم استراتيجيتك. اتصل بـ UnivDatos اليوم للتعرف على كيفية خدمات إدارة المشتريات والاستشارات يمكنها دعم أهداف علامتك التجارية. اتصل بنا على +1 978 733 0253, أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى [email protected], أو املأ نموذج الاتصال الخاص بنا لتحديد موعد للاستشارة.