نظر المسؤول التنفيذي الكبير إلى التقرير الفصلي بنظرة مرتبكة على وجهه. الأرقام لم تكن منطقية. على الرغم من أنهم كانوا يحاولون جاهدين تقليل التكاليف وكانوا في محادثات مع العديد من الموردين، إلا أن الإنفاق قد ارتفع بنسبة 8٪ عن العام السابق. كانت الأقسام تشتري أشياء من عشرات الموردين، بعضهم لم يسمعوا بهم من قبل. دفع موظفو تكنولوجيا المعلومات اشتراكات في البرامج. عمل قسم التسويق مع عدد من الوكالات المختلفة. لدى العمليات جهات اتصال مع بائعين لم تكن إدارة المشتريات على علم بها. كانت الأموال تخرج في جميع الاتجاهات، ولكن لا أحد يستطيع أن يقول إلى أين تذهب أو لماذا.
هل يبدو هذا مألوفًا؟ كل يوم في غرف اجتماعات مجالس الإدارة عبر جميع الشركات، يحدث هذا السيناريو. تنفق الشركات ملايين الدولارات كل عام، لكن ليس لديها الأدوات الأساسية لمعرفة كيف تنفق أموالها. إنه مثل قيادة سيارة بزجاج أمامي ملبد بالغيوم؛ أنت تعلم أنك تتحرك.
تتحول تحليلات الإنفاق من كونها أداة إعداد تقارير "لطيفة" إلى أداة قوية للحصول على أفضل الصفقات عند شراء الأشياء.
ما هي تحليلات الإنفاق وكيف تعمل؟
تحليلات الإنفاق هي الطريقة المنظمة لجمع وتنظيف وفرز ودراسة بيانات الإنفاق من أجل خفض النفقات وزيادة الإنتاجية ومراقبة الامتثال. فكر في الأمر على أنه تزويد موظفي المشتريات لديك برؤية بالأشعة السينية لكل دولار يدخل عملك. يتيح لهم ذلك رؤية الاتجاهات وأوجه القصور والفرص التي يصعب العثور عليها في أنظمة البيانات غير المتصلة.
تتجاوز تحليلات الإنفاق التقارير النموذجية، التي تُظهر لك فقط مقدار ما أنفقته. تجيب على أسئلة استراتيجية مهمة مثل "ممن نشتري؟" ماذا نشتري؟ ما هي الأقسام التي تنفق معظم الأموال؟ هل نحصل على أسعار جيدة؟ هل يتبع الموظفون قواعد شراء الأشياء؟
تجمع منصات تحليلات الإنفاق الحديثة البيانات من مصادر عديدة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات وأوامر الشراء والفواتير ومعاملات بطاقات الائتمان وعقود الموردين. ثم يستخدمون تقنيات متطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لفرز هذه البيانات وتحليلها تلقائيًا. كان يستغرق فرق المشتريات أسابيع أو شهورًا لتجميعها يدويًا، ولكن اليوم يمكنهم القيام بذلك في ساعات أو حتى دقائق.
دراسة الجدوى: لماذا تحقق تحليلات الإنفاق عائد استثمار استثنائي
تحصل الشركات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المتقدمة على عوائد كبيرة. اكتشفت Hobson & Company أن المؤسسات التي استخدمت أنظمة تحليلات الإنفاق الكاملة وفرت 80٪ من الوقت الذي تقضيه في جمع وتحليل بيانات الإنفاق المختلفة. كما لاحظوا أيضًا زيادة بنسبة 10٪ في الإنفاق القابل للعنونة وانخفاضًا بنسبة 5٪ في الأسعار، حتى عندما كانت تكاليف السوق آخذة في الارتفاع.
تظهر دراسة مستقلة أن شركات المشتريات التي تستخدم تحليلات الإنفاق تسترد ما يصل إلى 63 ضعف أموالها، وذلك بفضل المدخرات الفورية والتحسينات في طريقة عملها. وفقًا لدراسة McKinsey، يمكن أن يؤدي استخدام البيانات بفعالية في المشتريات إلى تعزيز جهود خلق القيمة بنسبة تصل إلى 200٪.
التأثير على الشؤون المالية كبير. تفوت الشركات فرص التوفير لأنها لا تستطيع رؤيتها بوضوح، مما يكلفها ما بين 15 و 55 مليون دولار لكل 500 مليون دولار تنفقها. تقول Gartner أن بيانات الإنفاق المجزأة يمكن أن تؤدي إلى أوجه قصور في المشتريات تكلف الشركات من 3٪ إلى 11٪ من إنفاقها المستهدف كل عام، وهي خسارة تزداد سوءًا كل عام.
على سبيل المثال، فكر في هذا: واجهت شركة أتمتة صناعية متعددة الجنسيات تنفق حوالي 2 مليار يورو سنويًا صعوبة في إدارة البيانات عبر أكثر من 10 أنظمة تخطيط موارد المؤسسات القديمة التي لم يكن لديها أي عمليات موحدة أو طرق لمراقبة الموردين. تمكنت المؤسسة من رؤية كل إنفاقها، وتقديم توقعات دقيقة لمدة 12 شهرًا، وإيجاد مدخرات محتملة تزيد عن 5٪ باستخدام لوحات معلومات مدفوعة بالذكاء الاصطناعي بعد وضع حل كامل لتحليلات الإنفاق.
خريطة طريق عملية لاستخدام تحليلات الإنفاق
إن اتباع نهج مخطط لتنفيذ تحليلات الإنفاق يركز على تحقيق مكاسب سريعة مع النمو نحو القدرات الكاملة هو المفتاح للنجاح.
حدد أهدافًا وغايات واضحة
اكتشف المعلومات المطلوبة، بما في ذلك كيفية تأثيرها على طريقة إنفاقك للأموال: كيفية تحسين ما تفعله بشكل أفضل. حدد الأهداف وتتبعها باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. حدد المجالات الأكثر أهمية: المجالات التي بها إنفاق كبير، وموردون مختلفون، وعقود منتهية الصلاحية، أو عناصر تعتمد على السوق فيما يتعلق بالسعر.
ابحث عن مصادر البيانات وادمجها
حدد أي من مصادر البيانات المهمة للشركة. ويشمل ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ومنصات المصادر والحسابات المستحقة الدفع ومشتريات بطاقات الائتمان أو عقود الموردين. تأكد من سحب البيانات عن طريق تضمين مشاركين في أقسام مختلفة لجمع البيانات. سيكون التحليل جيدًا بقدر جودة البيانات، وكلما كانت البيانات مجمعة بشكل أفضل، كان التحليل أفضل.
اجعل البيانات نظيفة ومتسقة
من أجل استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ، يلزم وجود بيانات دقيقة. قم بتقييم البيانات عن كثب لتحديد وحل أي تناقضات. تأكد من أن التنسيقات متسقة، وأن الواصفات لا لبس فيها، وأن المعلومات متطابقة عبر اللغات والعملات والمواقع. وهذا يهيئ البيانات لتحليل دقيق عن طريق تقليل الحاجة إلى التعديلات اليدوية لاحقًا.
استخدم الذكاء الاصطناعي والأتمتة
تستخدم حلول تحليلات الإنفاق اليوم الذكاء الاصطناعي لتصنيف بيانات الإنفاق الخاصة بك تلقائيًا، وتحديد القيم المتطرفة، وتزويدك برؤى إرشادية. يمكن للحلول المدفوعة بالذكاء الاصطناعي تقليل الوقت اللازم لتجميع وتصنيف الموردين في المتوسط بأكثر من 90٪. وعلى العكس من ذلك، تتحسن نماذج التعلم الآلي كلما عالجت المزيد والمزيد من البيانات. تشير المؤسسات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى أنها قادرة على اكتساب رؤى في دقائق تستغرق عادةً فريقًا من المحللين أسابيع لتجميعها.
انظر وابتكر أفكارًا جديدة
إحدى التوصيات هي أنه يجب عليك مراجعة ومراقبة المقاييس المالية الرئيسية بانتظام بما في ذلك التكلفة لكل وحدة والانحرافات في الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي. من خلال القيام بذلك، ستتمكن من تقييم فعالية الإنفاق وتحديد فرص التحسين وتحسين عمليات البيانات بحيث تنتج بيانات أفضل.
راقب الأداء وقم بإجراء التغييرات
في حالة التحقق من البيانات المالية والإبلاغ عنها، قم بمراجعة البيانات المالية والإبلاغ عنها بانتظام! من أجل تقييم المجالات التي يمكن فيها تحسين الإنفاق وتقييم مدى فعالية معالجة الإنفاق، ضع في اعتبارك مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة مثل التكلفة لكل وحدة، والانحراف في الميزانية، وأداء الموردين، والتدفق النقدي.
كيف يمكن أن تساعد UnivDatos في تحويل وظيفة المشتريات الخاصة بك
UnivDatos تجلب خبرة عميقة في استشارات المشتريات وتحليلات الإنفاق لمساعدة المؤسسات على تحويل بيانات الإنفاق المجزأة إلى معلومات استخباراتية قابلة للتنفيذ تدفع نتائج قابلة للقياس. تبدأ استراتيجيتنا الشاملة بجمع أشكال مختلفة من البيانات، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات، وأوامر الشراء، والفواتير، والعقود مع الموردين، ثم سنطبق عدة طرق لتنظيف البيانات بدقة لضمان الدقة والموثوقية. باستخدام التصنيف القائم على الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الآلي، يمكننا أتمتة تصنيف جميع بيانات الإنفاق باستخدام التصنيفات القياسية أو التصنيفات المخصصة التي تتماشى مع مؤسستك. لا يقدم عرضنا الاستشاري ببساطة البيانات، بل نقدم تحليلًا باستخدام البيانات التي تحدد توحيد الموردين المحتمل، وإمكانات التوفير القائمة على الفئات، وشذوذات التسعير، وأوجه القصور في الامتثال، وأنماط الإنفاق المارقة التي تقضي على الربحية. نقوم أيضًا بإنشاء لوحات معلومات بديهية وتفاعلية تمكن أصحاب المصلحة من مديري الفئات إلى كبار المسؤولين التنفيذيين من خدمة تحليلاتهم الذاتية لاتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات في الوقت المناسب. مع Univdatos كشريك لك، ستحقق رؤية وتحكم وتحليلًا قيمًا لتقليل تكاليف المشتريات كتأثير هامشي مستدام بنسبة 5-15٪، وتحسين الكفاءة، وتطوير علاقات الموردين، وتحويل المشتريات من مركز تكلفة إلى شريك عمل استراتيجي لخلق القيمة.
لنتحدث ونستكشف كيف يمكننا دعم استراتيجيتك. اتصل بـ UnivDatos اليوم لتعرف كيف يمكن أن تساعد خدمات إدارة المشتريات والاستشارات في دعم أهداف علامتك التجارية. اتصل بنا على +1 978 733 0253، أو أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى [email protected]، أو املأ نموذج الاتصال لتحديد موعد للاستشارة.