تحليلات الإنفاق لإدارة المشتريات والخدمات الاستشارية

نظر المسؤول التنفيذي الرفيع المستوى إلى التقرير الفصلي بنظرة مشوشة على وجهه. لم تكن الأرقام منطقية. على الرغم من أنهم كانوا يبذلون قصارى جهدهم لتقليل التكاليف وكانوا في محادثات مع العديد من الموردين، إلا أن الإنفاق قد ارتفع مع ذلك بنسبة 8٪ عن العام السابق. كانت الأقسام تشتري أشياء من عشرات الموردين، بعضهم لم يسمعوا بهم من قبل. دفع موظفو تكنولوجيا المعلومات اشتراكات في البرامج. عمل قسم التسويق مع عدد من الوكالات المختلفة. كان لدى قسم العمليات اتصالات مع موردين لم تكن إدارة المشتريات على علم بهم. كانت الأموال تخرج في جميع الاتجاهات، ولكن لم يتمكن أحد من معرفة إلى أين تذهب أو لماذا.

هل يبدو هذا مألوفًا؟ كل يوم في قاعات الاجتماعات في جميع الشركات، يحدث هذا السيناريو. تنفق الشركات ملايين الدولارات كل عام، لكن ليس لديها الأدوات الأساسية لمعرفة كيف تنفق أموالها. الأمر يشبه قيادة سيارة بزجاج أمامي غائم؛ أنت تعرف أنك تتحرك.

تتحول تحليلات الإنفاق من كونها أداة إعداد تقارير "مستحبة" إلى أداة قوية للحصول على أفضل الصفقات عند شراء الأشياء.

ما هي تحليلات الإنفاق وكيف تعمل؟

تحليلات الإنفاق هي الطريقة المنظمة لجمع بيانات الإنفاق وتنظيفها وفرزها ودراستها من أجل خفض النفقات وتعزيز الإنتاجية ومراقبة الامتثال. فكر في الأمر على أنه تزويد موظفي المشتريات لديك برؤية بالأشعة السينية لكل دولار يأتي إلى عملك. يتيح لهم ذلك رؤية الاتجاهات وأوجه القصور والفرص التي يصعب العثور عليها في أنظمة البيانات غير المتصلة.

تتجاوز تحليلات الإنفاق إعداد التقارير النموذجية، التي تُظهر لك فقط مقدار ما أنفقته. إنها تجيب على أسئلة استراتيجية مهمة مثل "ممن نشتري؟" ماذا نشتري؟ ما هي الأقسام التي تنفق معظم الأموال؟ هل نحصل على أسعار جيدة؟ هل يتبع الموظفون قواعد شراء الأشياء؟

تجمع منصات تحليلات الإنفاق الحديثة البيانات من مصادر عديدة، مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأوامر الشراء والفواتير ومعاملات بطاقات الائتمان وعقود الموردين. ثم يستخدمون تقنيات متطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي لفرز هذه البيانات وتحليلها تلقائيًا. اعتادت فرق المشتريات أن تستغرق أسابيع أو شهورًا لتجميعها يدويًا، ولكن يمكنهم اليوم القيام بذلك في ساعات أو حتى دقائق.

دراسة الجدوى: لماذا تحقق تحليلات الإنفاق عائد استثمار استثنائي

تحصل الشركات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المتقدمة على عوائد رائعة. اكتشفت شركة Hobson & Company أن المؤسسات التي استخدمت أنظمة تحليل الإنفاق الكاملة وفرت 80٪ من الوقت الذي تقضيه في جمع وتحليل بيانات الإنفاق المختلفة. كما رأوا أيضًا زيادة بنسبة 10٪ في الإنفاق القابل للعنونة وانخفاضًا بنسبة 5٪ في الأسعار، حتى عندما كانت تكاليف السوق في ارتفاع.

تظهر دراسة مستقلة أن شركات المشتريات التي تستخدم تحليلات الإنفاق تسترد ما يصل إلى 63 ضعف أموالها، وذلك بفضل المدخرات الفورية والتحسينات في كيفية عملها. وفقًا لدراسة أجرتها McKinsey، يمكن أن يؤدي استخدام البيانات بفعالية في المشتريات إلى تعزيز جهود خلق القيمة بنسبة تصل إلى 200٪.

التأثير على الشؤون المالية كبير. تفوت الشركات فرص تحقيق وفورات لأنها لا تستطيع رؤيتها بوضوح، مما يكلفها ما بين 15 مليون دولار و 55 مليون دولار لكل 500 مليون دولار تنفقها. تقول Gartner أن بيانات الإنفاق المجزأة يمكن أن تؤدي إلى أوجه قصور في المشتريات تكلف الشركات من 3٪ إلى 11٪ من إنفاقها المستهدف كل عام، وهي خسارة تزداد سوءًا كل عام.

على سبيل المثال، فكر في هذا: واجهت شركة أتمتة صناعية متعددة الجنسيات تنفق حوالي 2 مليار يورو سنويًا صعوبة في إدارة البيانات عبر أكثر من 10 أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) القديمة التي لم يكن لديها أي عمليات موحدة أو طرق لمراقبة الموردين. تمكنت المؤسسة من رؤية جميع نفقاتها، وتقديم توقعات دقيقة لمدة 12 شهرًا، وإيجاد وفورات محتملة تزيد عن 5٪ باستخدام لوحات معلومات مدفوعة بالذكاء الاصطناعي بعد تطبيق حل كامل لتحليل الإنفاق.

خارطة طريق عملية لاستخدام تحليلات الإنفاق

يعد اتباع نهج مخطط لتنفيذ تحليلات الإنفاق يركز على تحقيق مكاسب سريعة مع النمو نحو القدرات الكاملة هو مفتاح النجاح.

حدد أهدافًا وغايات واضحة

اكتشف المعلومات المطلوبة، بما في ذلك كيف ستؤثر على طريقة إنفاقك للأموال: كيف تحسن ما تفعله بشكل أفضل. ضع أهدافًا وتتبعها باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية الصحيحة. حدد المجالات الأكثر أهمية: المجالات التي بها إنفاق كبير أو موردين مختلفين أو عقود منتهية الصلاحية أو عناصر تعتمد على السوق فيما يتعلق بالسعر.

ابحث عن مصادر البيانات وادمجها

حدد أي مصادر بيانات مهمة للشركة. ويشمل ذلك أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) ومنصات المصادر وحسابات الدفع ومشتريات بطاقات الائتمان أو عقود الموردين. تأكد من سحب البيانات عن طريق إشراك مشاركين في أقسام مختلفة لجمع البيانات. سيكون التحليل جيدًا بقدر جودة البيانات، وكلما كانت البيانات مجمعة بشكل أفضل، كان التحليل أفضل.

اجعل البيانات نظيفة ومتسقة

من أجل استخلاص رؤى قابلة للتنفيذ، يلزم وجود بيانات دقيقة. قم بتقييم البيانات عن كثب لتحديد أي تناقضات وحلها. تأكد من أن التنسيقات متسقة، وأن الواصفات لا لبس فيها، وأن المعلومات متطابقة عبر اللغات والعملات والمواقع. هذا يهيئ البيانات لتحليل دقيق عن طريق تقليل الحاجة إلى تعديلات يدوية لاحقًا.

استخدم الذكاء الاصطناعي والأتمتة

تستخدم حلول تحليل الإنفاق الحالية الذكاء الاصطناعي لتصنيف بيانات الإنفاق الخاصة بك تلقائيًا وتحديد القيم المتطرفة وتزويدك برؤى إرشادية. يمكن للحلول المدفوعة بالذكاء الاصطناعي أن تقلل الوقت اللازم لتجميع وتصنيف الموردين في المتوسط بأكثر من 90٪. على العكس من ذلك، تتحسن نماذج التعلم الآلي مع معالجة المزيد والمزيد من البيانات. تشير المؤسسات التي تستخدم تحليلات الإنفاق المدعومة بالذكاء الاصطناعي إلى أنها قادرة على الحصول على رؤى في دقائق والتي عادة ما تستغرق فريقًا من المحللين أسابيع لتجميعها.

انظر إلى الأفكار الجديدة وابتكرها

إحدى التوصيات هي أنه يجب عليك مراجعة ومراقبة المقاييس المالية الرئيسية بشكل روتيني بما في ذلك التكلفة لكل وحدة وانحرافات الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي. من خلال القيام بذلك، ستكون قادرًا على تقييم فعالية الإنفاق وتحديد فرص التحسين وتحسين عمليات البيانات بحيث تنتج بيانات أفضل

راقب الأداء وقم بإجراء تغييرات

في حالة التحقق من البيانات المالية والإبلاغ عنها، قم بمراجعة البيانات المالية وتقديم تقارير عنها بانتظام! من أجل تقييم المجالات التي يمكن فيها تحسين الإنفاق وتقييم مدى فعالية معالجة الإنفاق لمؤشرات الأداء الرئيسية المهمة مثل التكلفة لكل وحدة وانحراف الميزانية وأداء الموردين والتدفق النقدي.

كيف يمكن لـ UnivDatos المساعدة في تغيير وظيفة المشتريات الخاصة بك

UnivDatos تجلب خبرة عميقة في استشارات المشتريات وتحليل الإنفاق لمساعدة المؤسسات على تحويل بيانات الإنفاق المجزأة إلى معلومات استخبارية قابلة للتنفيذ تدفع نتائج قابلة للقياس. تبدأ استراتيجيتنا الشاملة بجمع أشكال مختلفة من بيانات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأوامر الشراء والفواتير والعقود مع الموردين، ثم سنقوم بتطبيق عدة طرق لتنظيف البيانات بدقة لضمان الدقة والموثوقية. باستخدام التصنيف القائم على الذكاء الاصطناعي وخوارزميات التعلم الآلي، يمكننا أتمتة تصنيف جميع بيانات الإنفاق باستخدام التصنيفات القياسية أو التصنيفات المخصصة التي تتماشى مع مؤسستك. لا يقدم عرضنا الاستشاري ببساطة بيانات، بل نقدم تحليلًا باستخدام البيانات التي تحدد توحيد الموردين المحتملين وإمكانات التوفير القائمة على الفئة وشذوذات التسعير وأوجه القصور في الامتثال وأنماط الإنفاق غير التقليدية التي تلتهم الربحية. نقوم أيضًا بإنشاء لوحات معلومات بديهية وتفاعلية تمكن أصحاب المصلحة من مديري الفئات إلى كبار المسؤولين التنفيذيين من خدمة التحليلات الذاتية لاتخاذ قرارات مدعومة بالبيانات في الوقت المناسب. مع Univdatos كشريك لك، ستحقق رؤية وتحكم وتحليلًا قيمًا لتقليل تكاليف المشتريات كتأثير هامشي مستدام بنسبة 5-15٪، وتحسين الكفاءة، وتطوير علاقات الموردين، وتحويل المشتريات من مركز تكلفة إلى شريك تجاري استراتيجي يخلق قيمة.

دعنا نتحدث ونستكشف كيف يمكننا دعم استراتيجيتك. اتصل بـ UnivDatos اليوم لمعرفة كيف يمكن لـ خدمات إدارة المشتريات والاستشارات الخاصة بنا دعم أهداف علامتك التجارية. اتصل بنا على +1 978 733 0253، أو أرسل بريدًا إلكترونيًا إلى [email protected], أو املأ نموذج الاتصال الخاص بنا لتحديد موعد للاستشارة.