Der Top-Manager betrachtete den Quartalsbericht mit einem verwirrten Gesichtsausdruck. Die Zahlen ergaben keinen Sinn. Obwohl sie sich sehr bemühten, die Kosten zu minimieren, und Gespräche mit mehreren Lieferanten führten, waren die Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr um 8 % gestiegen. Die Abteilungen kauften Dinge von Dutzenden von Lieferanten, von denen einige noch nie zuvor gehört hatten. Die IT-Mitarbeiter bezahlten Abonnements für Software. Das Marketing arbeitete mit einer Reihe verschiedener Agenturen zusammen. Die Betriebsabteilung hatte Kontakte zu Anbietern, von denen die Beschaffung nichts wusste. Das Geld floss in alle Richtungen, aber niemand konnte sagen, wohin es floss oder warum.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dieses Szenario spielt sich täglich in Sitzungssälen in allen Unternehmen ab. Unternehmen geben jedes Jahr Millionen von Dollar aus, aber sie verfügen nicht über die grundlegenden Werkzeuge, um herauszufinden, wie sie ihr Geld ausgeben. Es ist, als würde man ein Auto mit einer trüben Windschutzscheibe fahren; man weiß, dass man sich bewegt.
Spend Analytics entwickelt sich von einem "Nice-to-have"-Reporting-Tool zu einem leistungsstarken Tool, um die besten Angebote zu erhalten, wenn Sie Dinge kaufen.
Was ist Spend Analytics und wie funktioniert es?
Spend Analytics ist die organisierte Art, Ausgabendaten zu sammeln, zu bereinigen, zu sortieren und zu untersuchen, um Ausgaben zu senken, die Produktivität zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften im Auge zu behalten. Stellen Sie es sich so vor, dass es Ihrem Beschaffungspersonal eine Röntgenansicht auf jeden Dollar ermöglicht, der in Ihr Unternehmen fließt. Dies ermöglicht es ihnen, Trends, Ineffizienzen und Chancen zu erkennen, die in nicht verbundenen Datensystemen schwer zu finden wären.
Spend Analytics geht über das typische Reporting hinaus, das Ihnen nur zeigt, wie viel Sie ausgegeben haben. Es beantwortet wichtige strategische Fragen wie "Von wem kaufen wir ein?" Was kaufen wir? Welche Abteilungen geben das meiste Geld aus? Erhalten wir gute Preise? Befolgen die Mitarbeiter die Regeln für den Kauf von Dingen?
Moderne Spend-Analytics-Plattformen sammeln Daten aus vielen Quellen, wie z. B. ERP-Systemen, Bestellungen, Rechnungen, Kreditkartentransaktionen und Lieferantenverträgen. Sie verwenden dann modernste Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um diese Daten automatisch zu sortieren und zu analysieren. Früher brauchten Beschaffungsteams Wochen oder Monate, um sie von Hand zusammenzustellen, aber heute können sie es in Stunden oder sogar Minuten erledigen.
Der Business Case: Warum Spend Analytics einen außergewöhnlichen ROI liefert
Unternehmen, die fortschrittliche Spend Analytics nutzen, erzielen hervorragende Renditen. Hobson & Company stellte fest, dass Unternehmen, die vollständige Spend-Analytics-Systeme einsetzten, 80 % der Zeit einsparten, die sie für das Sammeln und Analysieren verschiedener Ausgabendaten aufwendeten. Sie verzeichneten auch einen Anstieg der ansprechbaren Ausgaben um 10 % und eine Preissenkung um 5 %, selbst wenn die Marktpreise stiegen.
Eine unabhängige Studie zeigt, dass Beschaffungsunternehmen, die Spend Analytics nutzen, bis zum 63-fachen ihres Geldes zurückerhalten, dank sofortiger Einsparungen und Verbesserungen in ihrer Arbeitsweise. Laut einer McKinsey-Studie kann der effektive Einsatz von Daten in der Beschaffung die Wertschöpfungsbemühungen um bis zu 200 % steigern.
Die Auswirkungen auf die Finanzen sind beträchtlich. Unternehmen verpassen Einsparmöglichkeiten, weil sie diese nicht klar erkennen können, was sie zwischen 15 und 55 Millionen Dollar für jede 500 Millionen Dollar ausgibt. Gartner sagt, dass fragmentierte Ausgabendaten zu Ineffizienzen in der Beschaffung führen können, die Unternehmen 3 % bis 11 % ihrer geplanten Ausgaben pro Jahr kosten, ein Verlust, der sich jedes Jahr verschlimmert.
Denken Sie zum Beispiel an Folgendes: Ein multinationales Unternehmen für Industrieautomation, das etwa 2 Milliarden Euro pro Jahr ausgibt, hatte Schwierigkeiten, Daten aus mehr als 10 alten ERP-Systemen zu verwalten, die keine einheitlichen Prozesse oder Möglichkeiten zur Überwachung von Lieferanten hatten. Das Unternehmen war in der Lage, alle seine Ausgaben einzusehen, genaue 12-Monats-Prognosen zu erstellen und potenzielle Einsparungen von mehr als 5 % zu erzielen, indem es KI-gesteuerte Dashboards einsetzte, nachdem es eine vollständige Spend-Analytics-Lösung implementiert hatte.
Ein praktischer Fahrplan für die Nutzung von Spend Analytics
Ein geplanter Ansatz zur Implementierung von Spend Analytics, der sich darauf konzentriert, schnelle Erfolge zu erzielen und gleichzeitig vollständige Fähigkeiten zu entwickeln, ist der Schlüssel zum Erfolg.
Legen Sie klare Ziele und Vorgaben fest
Finden Sie heraus, welche Informationen benötigt werden, einschließlich der Frage, wie sich dies auf Ihre Geldausgabe auswirken wird: wie Sie das, was Sie tun, besser verbessern können. Legen Sie Ziele fest und verfolgen Sie sie mit den richtigen Key Performance Indicators. Bestimmen Sie, welche Bereiche am wichtigsten sind: Bereiche mit erheblichen Ausgaben, verschiedene Lieferanten, auslaufende Verträge oder Artikel, deren Preis vom Markt abhängt.
Suchen und kombinieren Sie Datenquellen
Identifizieren Sie alle wichtigen Datenquellen des Unternehmens. Dazu gehören ERP-Systeme, Sourcing-Plattformen, Kreditorenbuchhaltung, Kreditkartenkäufe oder Lieferantenverträge. Stellen Sie sicher, dass die Daten abgerufen werden, indem Sie Teilnehmer aus verschiedenen Abteilungen einbeziehen, um die Daten zu sammeln. Die Analyse ist nur so gut wie die Qualität der Daten, und je besser die Daten zusammengestellt werden, desto besser wird die Analyse sein.
Machen Sie Daten sauber und konsistent
Um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, sind genaue Daten erforderlich. Bewerten Sie die Daten genau, um Inkonsistenzen zu identifizieren und zu beheben. Stellen Sie sicher, dass die Formate konsistent sind, die Deskriptoren eindeutig sind und die Informationen über Sprachen, Währungen und Standorte hinweg identisch sind. Dies bereitet die Daten für eine genaue Analyse vor, indem der Bedarf an manuellen Änderungen später minimiert wird.
Verwenden Sie KI und Automatisierung
Die heutigen Spend-Analytics-Lösungen nutzen KI, um Ihre Ausgabendaten automatisch zu kategorisieren, Ausreißer zu identifizieren und Ihnen präskriptive Erkenntnisse zu liefern. KI-gesteuerte Lösungen können die Zeit für die Gruppierung und Klassifizierung von Lieferanten im Durchschnitt um über 90 % reduzieren. Umgekehrt verbessern sich die Modelle des maschinellen Lernens, je mehr Daten sie verarbeiten. Organisationen, die KI-gestützte Spend Analytics verwenden, geben an, dass sie in der Lage sind, in wenigen Minuten Erkenntnisse zu gewinnen, für deren Aggregation ein Team von Analysten in der Regel Wochen benötigt.
Schauen Sie sich neue Ideen an und entwickeln Sie sie
Eine der Empfehlungen ist, dass Sie regelmäßig wichtige Finanzkennzahlen wie Kosten pro Einheit, Budgetabweichungen, Lieferantenleistung und Cashflow überprüfen und überwachen sollten. Auf diese Weise können Sie die Effektivität der Ausgaben beurteilen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und die Datenprozesse optimieren, damit sie bessere Daten liefern.
Behalten Sie die Leistung im Auge und nehmen Sie Änderungen vor
Überprüfen und berichten Sie im Falle der Überprüfung und Berichterstattung über Finanzdaten regelmäßig über Finanzdaten! Um Bereiche zu bewerten, in denen die Ausgaben verbessert werden können, und zu beurteilen, wie effektiv die Ausgaben angegangen werden, sind wichtige KPIs wie Kosten pro Einheit, Budgetabweichung, Lieferantenleistung und Cashflow.
Wie UnivDatos Ihnen helfen kann, Ihre Beschaffungsfunktion zu transformieren
UnivDatos verfügt über umfassende Expertise in den Bereichen Beschaffungsberatung und Spend Analytics, um Unternehmen dabei zu helfen, fragmentierte Ausgabendaten in umsetzbare Informationen umzuwandeln, die messbare Ergebnisse liefern. Unsere umfassende Strategie beginnt mit der Erfassung verschiedener Formen von Daten, ERP-Systemen, Bestellungen, Rechnungen, Verträgen mit Lieferanten, und dann wenden wir verschiedene Methoden der Datenbereinigung rigoros an, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Mithilfe von KI-basierter Klassifizierung und Algorithmen für maschinelles Lernen können wir die Kategorisierung aller Ausgabendaten mithilfe von Standardtaxonomien oder einer benutzerdefinierten Kategorisierung, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist, automatisieren. Unser Beratungsangebot bietet nicht nur Daten, sondern auch eine Analyse der Daten, die potenzielle Lieferantenkonsolidierungen, kategorienbasierte Einsparungspotenziale, Preisabweichungen, Compliance-Mängel und Maverick-Ausgabenmuster identifiziert, die die Rentabilität schmälern. Wir erstellen auch intuitive, interaktive Dashboards, die es Stakeholdern von Category Managern bis hin zu Führungskräften ermöglichen, Self-Service-Analysen durchzuführen, um zeitnahe datengestützte Entscheidungen zu treffen. Mit Univdatos als Ihrem Partner erreichen Sie Transparenz, Kontrolle und wertvolle Analysen, um die Beschaffungskosten als nachhaltigen Margeneffekt von 5-15 % zu senken, die Effizienz zu verbessern, Lieferantenbeziehungen aufzubauen und die Beschaffung von einem Kostenzentrum in einen strategischen Geschäftspartner mit Wertschöpfung zu verwandeln.
Lassen Sie uns darüber sprechen und herausfinden, wie wir Ihre Strategie unterstützen können. Kontaktieren Sie UnivDatos noch heute, um zu erfahren, wie unsere Procurement Management & Consulting Services Ihre Markenziele unterstützen können. Rufen Sie uns unter +1 978 733 0253 an, senden Sie eine E-Mail an [email protected], oder füllen Sie unser Kontaktformular aus, um einen Beratungstermin zu vereinbaren.