Der Top-Manager betrachtete den Quartalsbericht mit einem verwirrten Gesichtsausdruck. Die Zahlen ergaben keinen Sinn. Obwohl sie sich sehr bemühten, die Kosten zu senken und Gespräche mit mehreren Lieferanten führten, waren die Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr um 8 % gestiegen. Die Abteilungen kauften Dinge von Dutzenden von Lieferanten, von denen sie noch nie zuvor gehört hatten. Die IT-Mitarbeiter bezahlten Abonnements für Software. Das Marketing arbeitete mit einer Reihe verschiedener Agenturen zusammen. Die Operationsabteilung hatte Kontakte zu Anbietern, die der Beschaffung nicht bekannt waren. Das Geld floss in alle Richtungen, aber niemand konnte sagen, wohin es ging oder warum.
Kommt Ihnen das bekannt vor? Dieses Szenario spielt sich täglich in den Sitzungssälen aller Unternehmen ab. Unternehmen geben jedes Jahr Millionen von Dollar aus, aber sie haben nicht die grundlegenden Werkzeuge, um herauszufinden, wie sie ihr Geld ausgeben. Es ist, als würde man ein Auto mit einer trüben Windschutzscheibe fahren; man weiß, dass man sich bewegt.
Spend Analytics entwickelt sich von einem "Nice-to-have"-Reporting-Tool zu einem leistungsstarken Tool, um die besten Angebote beim Kauf von Dingen zu erhalten.
Was ist Spend Analytics und wie funktioniert es?
Spend Analytics ist die organisierte Art und Weise, Ausgabendaten zu sammeln, zu bereinigen, zu sortieren und zu untersuchen, um Ausgaben zu senken, die Produktivität zu steigern und die Compliance im Auge zu behalten. Stellen Sie sich vor, es würde Ihren Beschaffungsmitarbeitern eine Röntgenansicht in jeden Dollar geben, der in Ihr Unternehmen fließt. Dies ermöglicht es ihnen, Trends, Ineffizienzen und Chancen zu erkennen, die in nicht verbundenen Datensystemen schwer zu finden wären.
Spend Analytics geht über die typische Berichterstattung hinaus, die Ihnen nur zeigt, wie viel Sie ausgegeben haben. Es beantwortet wichtige strategische Fragen wie "Von wem kaufen wir?" Was kaufen wir? Welche Abteilungen geben das meiste Geld aus? Erhalten wir gute Preise? Befolgen die Mitarbeiter die Regeln für den Kauf von Dingen?
Moderne Spend Analytics-Plattformen sammeln Daten aus vielen Quellen, wie z. B. ERP-Systemen, Bestellungen, Rechnungen, Kreditkartentransaktionen und Lieferantenverträgen. Sie nutzen dann modernste Technologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um diese Daten automatisch zu sortieren und zu analysieren. Früher brauchten Beschaffungsteams Wochen oder Monate, um sie von Hand zusammenzustellen, aber heute können sie es in Stunden oder sogar Minuten erledigen.
Der Business Case: Warum Spend Analytics einen außergewöhnlichen ROI liefert
Unternehmen, die fortschrittliche Spend Analytics einsetzen, erzielen hervorragende Renditen. Hobson & Company fand heraus, dass Unternehmen, die vollständige Spend Analytics-Systeme einsetzten, 80 % der Zeit einsparten, die sie für das Sammeln und Analysieren verschiedener Ausgabendaten aufwendeten. Sie verzeichneten außerdem einen Anstieg der ansprechbaren Ausgaben um 10 % und eine Preissenkung um 5 %, selbst wenn die Marktpreise stiegen.
Eine unabhängige Studie zeigt, dass Beschaffungsunternehmen, die Spend Analytics einsetzen, bis zum 63-fachen ihres Geldes zurückerhalten, dank sowohl unmittelbarer Einsparungen als auch Verbesserungen in ihrer Arbeitsweise. Laut einer McKinsey-Studie kann der effektive Einsatz von Daten in der Beschaffung die Wertschöpfungsbemühungen um bis zu 200 % steigern.
Die Auswirkungen auf die Finanzen sind beträchtlich. Unternehmen verpassen Einsparpotenziale, weil sie diese nicht klar erkennen können, was sie zwischen 15 und 55 Millionen Dollar für jeden ausgegebenen 500 Millionen Dollar kostet. Gartner sagt, dass fragmentierte Ausgabendaten zu Ineffizienzen in der Beschaffung führen können, die Unternehmen 3 % bis 11 % ihrer Zielausgaben pro Jahr kosten, ein Verlust, der sich jedes Jahr verschlimmert.
Denken Sie zum Beispiel an Folgendes: Ein multinationales Unternehmen für Industrieautomation, das jährlich etwa 2 Milliarden Euro ausgibt, hatte Schwierigkeiten, Daten aus mehr als 10 alten ERP-Systemen zu verwalten, die keine einheitlichen Prozesse oder Möglichkeiten zur Überwachung von Lieferanten hatten. Das Unternehmen war in der Lage, alle seine Ausgaben einzusehen, genaue 12-Monats-Prognosen zu erstellen und potenzielle Einsparungen von mehr als 5 % zu erzielen, indem es nach der Einführung einer vollständigen Spend Analytics-Lösung KI-gesteuerte Dashboards einsetzte.
Ein praktischer Fahrplan für die Nutzung von Spend Analytics
Ein geplanter Ansatz zur Implementierung von Spend Analytics, der sich auf schnelle Erfolge konzentriert und gleichzeitig auf vollständige Fähigkeiten hinarbeitet, ist der Schlüssel zum Erfolg.
Legen Sie klare Ziele und Vorgaben fest
Finden Sie heraus, welche Informationen benötigt werden, einschließlich der Frage, wie sie sich auf Ihre Ausgaben auswirken: wie Sie das, was Sie tun, besser verbessern können. Legen Sie Ziele fest und verfolgen Sie diese mit den richtigen Key Performance Indicators. Bestimmen Sie, welche Bereiche am wichtigsten sind: Bereiche mit erheblichen Ausgaben, verschiedene Lieferanten, auslaufende Verträge oder Artikel, die preisabhängig vom Markt sind.
Suchen und kombinieren Sie Datenquellen
Identifizieren Sie alle wichtigen Datenquellen des Unternehmens. Dazu gehören ERP-Systeme, Sourcing-Plattformen, Kreditorenbuchhaltung, Kreditkartenkäufe oder Lieferantenverträge. Stellen Sie sicher, dass die Daten abgerufen werden, indem Sie Teilnehmer aus verschiedenen Abteilungen einbeziehen, um die Daten zu sammeln. Die Analyse ist nur so gut wie die Qualität der Daten, und je besser die Daten zusammengestellt werden, desto besser ist die Analyse.
Daten bereinigen und vereinheitlichen
Um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen, sind genaue Daten erforderlich. Bewerten Sie die Daten genau, um Inkonsistenzen zu erkennen und zu beheben. Stellen Sie sicher, dass die Formate konsistent sind, die Deskriptoren eindeutig sind und die Informationen über Sprachen, Währungen und Standorte hinweg identisch sind. Dies bereitet die Daten für eine genaue Analyse vor, indem der Bedarf an manuellen Änderungen später minimiert wird.
Nutzen Sie KI und Automatisierung
Die heutigen Spend Analytics-Lösungen nutzen KI, um Ihre Ausgabendaten automatisch zu kategorisieren, Ausreißer zu identifizieren und Ihnen präskriptive Erkenntnisse zu liefern. KI-gesteuerte Lösungen können die Zeit für die Gruppierung und Klassifizierung von Lieferanten im Durchschnitt um über 90 % reduzieren. Umgekehrt verbessern sich Modelle des maschinellen Lernens, je mehr Daten sie verarbeiten. Unternehmen, die KI-gestützte Spend Analytics einsetzen, geben an, dass sie in der Lage sind, in wenigen Minuten Erkenntnisse zu gewinnen, für deren Zusammenstellung ein Team von Analysten normalerweise Wochen benötigen würde.
Betrachten Sie und entwickeln Sie neue Ideen
Eine der Empfehlungen ist, dass Sie regelmäßig wichtige Finanzkennzahlen wie Kosten pro Einheit, Budgetabweichungen, Lieferantenleistung und Cashflow überprüfen und überwachen sollten. Auf diese Weise können Sie die Effektivität der Ausgaben beurteilen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und die Datenprozesse optimieren, damit sie bessere Daten liefern.
Behalten Sie die Leistung im Auge und nehmen Sie Änderungen vor
Überprüfen und berichten Sie im Falle der Überprüfung und Berichterstattung über Finanzdaten regelmäßig über Finanzdaten! Um Bereiche zu beurteilen, in denen Ausgaben verbessert werden können, und um zu beurteilen, wie effektiv Ausgaben getätigt werden, sollten wichtige KPIs wie Kosten pro Einheit, Budgetabweichung, Lieferantenleistung und Cashflow berücksichtigt werden.
Wie UnivDatos Sie bei der Transformation Ihrer Beschaffungsfunktion unterstützen kann
UnivDatos verfügt über umfassende Expertise in der Beschaffungsberatung und Spend Analytics, um Organisationen dabei zu unterstützen, fragmentierte Ausgabendaten in verwertbare Informationen umzuwandeln, die messbare Ergebnisse liefern. Unsere umfassende Strategie beginnt mit der Erfassung verschiedener Formen von Daten aus ERP-Systemen, Bestellungen, Rechnungen und Verträgen mit Lieferanten. Anschließend wenden wir verschiedene Methoden zur rigorosen Bereinigung der Daten an, um Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen. Mithilfe der KI-basierten Klassifizierung und Algorithmen des maschinellen Lernens können wir die Kategorisierung aller Ausgabendaten mithilfe von Standardtaxonomien oder einer benutzerdefinierten Kategorisierung, die auf Ihr Unternehmen abgestimmt ist, automatisieren. Unser Beratungsangebot bietet nicht nur Daten, sondern auch Analysen anhand der Daten, die potenzielle Lieferantenkonsolidierung, kategoriebasierte Einsparpotenziale, Preisabweichungen, Compliance-Mängel und Maverick-Ausgabenmuster aufzeigen, die die Rentabilität schmälern. Wir erstellen auch intuitive, interaktive Dashboards, die es Stakeholdern von Kategoriemanagern bis hin zu leitenden Angestellten ermöglichen, Self-Service-Analysen durchzuführen, um zeitnahe, datengestützte Entscheidungen zu treffen. Mit Univdatos als Ihrem Partner erzielen Sie Transparenz, Kontrolle und wertvolle Analysen, um die Beschaffungskosten als nachhaltige Margenauswirkung von 5-15 % zu senken, die Effizienz zu verbessern, Lieferantenbeziehungen zu entwickeln und die Beschaffung von einem Kostenzentrum zu einem wertschöpfenden strategischen Geschäftspartner zu machen.
Lassen Sie uns darüber sprechen und herausfinden, wie wir Ihre Strategie unterstützen können. Kontaktieren Sie UnivDatos noch heute, um zu erfahren, wie unsere Procurement Management & Consulting Services Ihre Markenziele unterstützen können. Rufen Sie uns unter der Nummer +1 978 733 0253 an, senden Sie eine E-Mail an contact@univdatos.com, oder füllen Sie unser Kontaktformular aus, um eine Beratung zu vereinbaren.