El alto ejecutivo miró el informe trimestral con cara de confusión. Las cifras no tenían sentido. A pesar de que estaban esforzándose por minimizar los costes y estaban en conversaciones con varios proveedores, el gasto había aumentado un 8% con respecto al año anterior. Los departamentos estaban comprando cosas a docenas de proveedores, algunos de los cuales nunca habían oído hablar. El personal de IT pagaba suscripciones a software. Marketing trabajaba con varias agencias diferentes. Operaciones tenía contactos con proveedores que el departamento de compras no conocía. El dinero salía en todas direcciones, pero nadie podía decir a dónde iba ni por qué.
¿Le resulta familiar? Este escenario se repite a diario en las salas de juntas de todas las empresas. Las empresas gastan millones de dólares cada año, pero no tienen las herramientas básicas para averiguar cómo están gastando su dinero. Es como conducir un coche con el parabrisas empañado; sabes que te estás moviendo.
El análisis de gastos pasa de ser una herramienta de informes "deseable" a una herramienta poderosa para conseguir las mejores ofertas al comprar cosas.
¿Qué es el análisis de gastos y cómo funciona?
El análisis de gastos es la forma organizada de recopilar, limpiar, ordenar y estudiar los datos de gastos con el fin de reducir los gastos, aumentar la productividad y vigilar el cumplimiento. Piense en ello como proporcionar a su personal de compras una visión de rayos X de cada dólar que entra en su negocio. Esto les permite ver tendencias, ineficiencias y oportunidades que serían difíciles de encontrar en sistemas de datos que no están conectados.
El análisis de gastos va más allá de los informes típicos, que sólo muestran cuánto ha gastado. Responde a preguntas estratégicas importantes como "¿A quién le estamos comprando?". ¿Qué estamos comprando? ¿Qué departamentos son los que más gastan? ¿Estamos recibiendo buenos precios? ¿El personal está siguiendo las reglas para comprar cosas?
Las plataformas modernas de análisis de gastos recopilan datos de muchas fuentes, como sistemas ERP, órdenes de compra, facturas, transacciones con tarjetas de crédito y contratos con proveedores. A continuación, utilizan tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ordenar y analizar automáticamente estos datos. Antes, los equipos de compras tardaban semanas o meses en elaborarlos a mano, pero hoy pueden hacerlo en horas o incluso minutos.
El caso de negocio: por qué el análisis de gastos ofrece un ROI excepcional
Las empresas que utilizan el análisis avanzado de gastos obtienen grandes rendimientos. Hobson & Company descubrió que las organizaciones que utilizaban sistemas completos de análisis de gastos ahorraban el 80% del tiempo que dedicaban a recopilar y analizar diferentes datos de gastos. También observaron un aumento del 10% en el gasto direccionable y una disminución del 5% en el precio, incluso cuando los costes del mercado estaban subiendo.
Un estudio independiente muestra que las empresas de compras que utilizan el análisis de gastos recuperan hasta 63 veces su dinero, gracias tanto a los ahorros inmediatos como a las mejoras en su forma de trabajar. Según un estudio de McKinsey, el uso eficaz de los datos en las compras puede impulsar los esfuerzos de creación de valor hasta en un 200%.
El efecto en las finanzas es considerable. Las empresas pierden oportunidades de ahorro porque no pueden verlas con claridad, lo que les cuesta entre 15 y 55 millones de dólares por cada 500 millones de dólares que gastan. Gartner dice que los datos de gastos fragmentados pueden conducir a ineficiencias en las compras que cuestan a las empresas entre el 3% y el 11% de su gasto objetivo cada año, una pérdida que empeora cada año.
Por ejemplo, piense en esto: Una empresa multinacional de automatización industrial que gasta unos 2.000 millones de euros al año tenía problemas para gestionar los datos de más de 10 sistemas ERP antiguos que no tenían procesos uniformes ni formas de vigilar a los proveedores. La organización fue capaz de ver todos sus gastos, hacer previsiones precisas a 12 meses y encontrar posibles ahorros de más del 5% utilizando paneles de control impulsados por la IA después de poner en marcha una solución completa de análisis de gastos.
Una hoja de ruta práctica para utilizar el análisis de gastos
Un enfoque planificado para la aplicación del análisis de gastos que se centre en obtener victorias rápidas al tiempo que se crece hacia capacidades plenas es la clave del éxito.
Establezca objetivos y metas claros
Descubra qué información se necesita, incluido cómo afectará a la forma en que gasta el dinero: cómo mejorar lo que hace. Establezca objetivos y realice un seguimiento con los indicadores clave de rendimiento adecuados. Determine qué áreas son las más importantes: áreas con gastos significativos, varios proveedores, contratos que expiran o artículos que dependen del mercado en cuanto al precio.
Encuentre y combine fuentes de datos
Identifique cualquiera de las fuentes de datos importantes de la empresa. Esto incluye sistemas ERP, plataformas de abastecimiento, cuentas por pagar, compras con tarjeta de crédito o contratos con proveedores. Asegúrese de que los datos se extraen incluyendo a los participantes de los diferentes departamentos para recopilar los datos. El análisis será tan bueno como la calidad de los datos, y cuanto mejor se ensamblen los datos, mejor será el análisis.
Haga que los datos sean limpios y coherentes
Para obtener información práctica, se necesitan datos precisos. Evalúe los datos de cerca para identificar y resolver cualquier inconsistencia. Asegúrese de que los formatos sean coherentes, los descriptores sean inequívocos y la información sea idéntica en todos los idiomas, monedas y ubicaciones. Esto prepara los datos para un análisis preciso al minimizar la necesidad de modificaciones manuales posteriores.
Utilice la IA y la automatización
Las soluciones actuales de análisis de gastos utilizan la IA para categorizar automáticamente sus datos de gastos, identificar valores atípicos y proporcionarle información prescriptiva. Las soluciones impulsadas por la IA pueden reducir el tiempo necesario para agrupar y clasificar a los proveedores en más de un 90% de media. Por el contrario, los modelos de aprendizaje automático mejoran a medida que procesan más y más datos. Las organizaciones que utilizan el análisis de gastos impulsado por la IA indican que son capaces de obtener información en minutos que normalmente requeriría que un equipo de analistas tardara semanas en agregar.
Mire y proponga nuevas ideas
Una de las recomendaciones es que revise y supervise de forma rutinaria las métricas financieras clave, como el coste por unidad, las desviaciones presupuestarias, el rendimiento de los proveedores y el flujo de caja. Al hacerlo, podrá evaluar la eficacia del gasto, identificar oportunidades de mejora y optimizar los procesos de datos para que produzcan mejores datos.
Vigile el rendimiento y haga cambios
En el caso de la comprobación y la presentación de informes sobre los datos financieros, ¡revise e informe periódicamente sobre los datos financieros! Con el fin de evaluar las áreas en las que se puede mejorar el gasto y evaluar la eficacia con la que se está abordando el gasto, es importante revisar los KPI, como el coste por unidad, la desviación presupuestaria, el rendimiento de los proveedores y el flujo de caja.
Cómo UnivDatos puede ayudar a transformar su función de compras
UnivDatos aporta una profunda experiencia en consultoría de compras y análisis de gastos para ayudar a las organizaciones a transformar los datos de gastos fragmentados en inteligencia procesable que impulse resultados medibles. Nuestra estrategia integral comienza con la recopilación de diversas formas de datos de los sistemas ERP, las órdenes de compra, las facturas, los contratos con los proveedores, y luego aplicaremos varios métodos de limpieza de datos rigurosos para garantizar la precisión y la fiabilidad. Utilizando la clasificación basada en la IA y los algoritmos de aprendizaje automático, podemos automatizar la categorización de todos los datos de gastos utilizando taxonomías estándar o una categorización personalizada alineada con su organización. Nuestra oferta de consultoría no se limita a proporcionar datos, sino que ofrecemos análisis utilizando los datos que identifican la posible consolidación de proveedores, el potencial de ahorro basado en categorías, las anomalías de precios, las deficiencias de cumplimiento y los patrones de gasto no autorizado que consumen la rentabilidad. También creamos paneles de control intuitivos e interactivos que permiten a las partes interesadas, desde los gestores de categoría hasta los altos ejecutivos, utilizar el autoservicio de análisis para tomar decisiones oportunas basadas en datos. Con Univdatos como socio, logrará visibilidad, control y un análisis valioso para reducir los costes de compra como un impacto de margen sostenible del 5-15%, mejorar la eficiencia, desarrollar las relaciones con los proveedores y transformar las compras de un centro de costes a un socio estratégico de creación de valor.
Hablemos y exploremos cómo podemos apoyar su estrategia. Póngase en contacto con UnivDatos hoy mismo para saber cómo nuestros Servicios de consultoría y gestión de compras pueden apoyar los objetivos de su marca. Llámenos al +1 978 733 0253, envíe un correo electrónico a contact@univdatos.com, o rellene nuestro formulario de contacto para programar una consulta.