El alto ejecutivo miraba el informe trimestral con una expresión de confusión en su rostro. Las cifras no tenían sentido. A pesar de que se estaban esforzando por minimizar los costos y estaban en conversaciones con varios proveedores, el gasto había aumentado un 8% con respecto al año anterior. Los departamentos estaban comprando cosas a docenas de proveedores, algunos de los cuales nunca habían oído hablar. El personal de IT pagaba suscripciones a software. Marketing trabajaba con varias agencias diferentes. Operaciones tenía contactos con proveedores que el departamento de compras no conocía. El dinero salía en todas direcciones, pero nadie podía decir a dónde iba ni por qué.
¿Le resulta familiar? Todos los días, en las salas de juntas de todas las empresas, ocurre este escenario. Las empresas gastan millones de dólares cada año, pero no tienen las herramientas básicas para averiguar cómo están gastando su dinero. Es como conducir un coche con un parabrisas nublado; sabes que te estás moviendo.
El análisis de gastos pasa de ser una herramienta de informes "agradable de tener" a una herramienta poderosa para obtener las mejores ofertas al comprar cosas.
¿Qué es el análisis de gastos y cómo funciona?
El análisis de gastos es la forma organizada de recopilar, limpiar, clasificar y estudiar los datos de gastos para reducir los gastos, aumentar la productividad y vigilar el cumplimiento. Piense en ello como proporcionar a su personal de compras una visión de rayos X de cada dólar que entra en su negocio. Esto les permite ver tendencias, ineficiencias y oportunidades que serían difíciles de encontrar en sistemas de datos que no están conectados.
El análisis de gastos va más allá de los informes típicos, que solo le muestran cuánto gastó. Responde a preguntas estratégicas importantes como "¿A quién le estamos comprando?" ¿Qué estamos comprando? ¿Qué departamentos están gastando más dinero? ¿Estamos recibiendo buenos precios? ¿El personal está siguiendo las reglas para comprar cosas?
Las plataformas modernas de análisis de gastos recopilan datos de muchas fuentes, como sistemas ERP, órdenes de compra, facturas, transacciones con tarjetas de crédito y contratos con proveedores. Luego utilizan tecnologías de vanguardia como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para ordenar y analizar automáticamente estos datos. Antes, los equipos de compras tardaban semanas o meses en elaborarlos a mano, pero hoy en día pueden hacerlo en horas o incluso minutos.
El caso de negocio: por qué el análisis de gastos ofrece un ROI excepcional
Las empresas que utilizan análisis de gastos avanzados obtienen grandes rendimientos. Hobson & Company descubrió que las organizaciones que utilizaban sistemas completos de análisis de gastos ahorraban el 80% del tiempo que dedicaban a recopilar y analizar diferentes datos de gastos. También vieron un aumento del 10% en el gasto direccionable y una disminución del 5% en el precio, incluso cuando los costos del mercado estaban subiendo.
Un estudio independiente muestra que las empresas de compras que utilizan el análisis de gastos recuperan hasta 63 veces su dinero, gracias tanto a los ahorros inmediatos como a las mejoras en su forma de trabajar. Según un estudio de McKinsey, el uso eficaz de los datos en las compras puede impulsar los esfuerzos de creación de valor hasta en un 200%.
El efecto en las finanzas es considerable. Las empresas pierden oportunidades de ahorro porque no pueden verlas con claridad, lo que les cuesta entre 15 y 55 millones de dólares por cada 500 millones que gastan. Gartner dice que los datos de gastos fragmentados pueden generar ineficiencias en las compras que cuestan a las empresas entre el 3% y el 11% de su gasto objetivo cada año, una pérdida que empeora cada año.
Por ejemplo, piense en esto: una empresa multinacional de automatización industrial que gasta unos 2.000 millones de euros al año tenía problemas para gestionar los datos en más de 10 sistemas ERP antiguos que no tenían procesos uniformes ni formas de vigilar a los proveedores. La organización pudo ver todos sus gastos, hacer previsiones precisas a 12 meses y encontrar ahorros potenciales de más del 5% utilizando paneles de control basados en la IA después de poner en marcha una solución completa de análisis de gastos.
Una hoja de ruta práctica para utilizar el análisis de gastos
Un enfoque planificado para la implementación del análisis de gastos que se centra en obtener victorias rápidas al tiempo que se crece hacia capacidades completas es la clave del éxito.
Establecer metas y objetivos claros
Descubra qué información se necesita, incluido cómo afectará a la forma en que gasta el dinero: cómo mejorar mejor lo que hace. Establezca metas y realice un seguimiento con los indicadores clave de rendimiento correctos. Determine qué áreas son las más importantes: áreas con gastos importantes, varios proveedores, contratos que vencen o elementos que dependen del mercado con respecto al precio.
Encontrar y combinar fuentes de datos
Identifique cualquiera de las fuentes de datos importantes de la empresa. Esto incluye sistemas ERP, plataformas de abastecimiento, cuentas por pagar, compras con tarjeta de crédito o contratos con proveedores. Asegúrese de que los datos se extraigan incluyendo a los participantes en diferentes departamentos para recopilar los datos. El análisis será tan bueno como la calidad de los datos, y cuanto mejor se ensamblen los datos, mejor será el análisis.
Hacer que los datos sean limpios y consistentes
Para obtener información útil, se requieren datos precisos. Evalúe los datos de cerca para identificar y resolver cualquier inconsistencia. Asegúrese de que los formatos sean consistentes, los descriptores no sean ambiguos y la información sea idéntica en todos los idiomas, monedas y ubicaciones. Esto prepara los datos para un análisis preciso al minimizar la necesidad de modificaciones manuales más adelante.
Utilizar la IA y la automatización
Las soluciones actuales de análisis de gastos utilizan la IA para clasificar automáticamente sus datos de gastos, identificar valores atípicos y proporcionarle información prescriptiva. Las soluciones impulsadas por la IA pueden reducir el tiempo para agrupar y clasificar a los proveedores en un promedio de más del 90%. Por el contrario, los modelos de aprendizaje automático mejoran a medida que procesan más y más datos. Las organizaciones que utilizan el análisis de gastos impulsado por la IA indican que pueden obtener información en minutos que normalmente le tomaría a un equipo de analistas semanas para agregar.
Mire y proponga nuevas ideas
Una de las recomendaciones es que revise y supervise de forma rutinaria las métricas financieras clave, incluido el costo por unidad, las desviaciones presupuestarias, el rendimiento de los proveedores y el flujo de caja. Al hacerlo, podrá evaluar la eficacia del gasto, identificar oportunidades de mejora y optimizar los procesos de datos para que produzcan mejores datos.
Vigilar el rendimiento y realizar cambios
En el caso de la verificación y la presentación de informes sobre datos financieros, ¡revise e informe periódicamente sobre los datos financieros! Para evaluar las áreas donde se puede mejorar el gasto y evaluar la eficacia con la que se está abordando el gasto, es importante revisar los KPI importantes, como el costo por unidad, la desviación del presupuesto, el rendimiento de los proveedores y el flujo de caja.
Cómo UnivDatos puede ayudar a transformar su función de compras
UnivDatos aporta una profunda experiencia en consultoría de compras y análisis de gastos para ayudar a las organizaciones a transformar los datos de gastos fragmentados en inteligencia procesable que impulse resultados medibles. Nuestra estrategia integral comienza con la recopilación de diversas formas de datos, sistemas ERP, órdenes de compra, facturas, contratos con proveedores, y luego aplicaremos varios métodos de limpieza de datos rigurosamente, garantizando la precisión y la fiabilidad. Utilizando la clasificación basada en la IA y los algoritmos de aprendizaje automático, podemos automatizar la categorización de todos los datos de gastos utilizando taxonomías estándar o una categorización personalizada alineada con su organización. Nuestra oferta de consultoría no se limita a proporcionar datos, sino que ofrecemos análisis utilizando los datos que identifican la posible consolidación de proveedores, el potencial de ahorro basado en categorías, las anomalías de precios, las deficiencias de cumplimiento y los patrones de gasto no autorizado que erosionan la rentabilidad. También creamos paneles de control intuitivos e interactivos que permiten a las partes interesadas, desde los gestores de categorías hasta los altos ejecutivos, realizar análisis de autoservicio para tomar decisiones oportunas respaldadas por datos. Con Univdatos como socio, logrará visibilidad, control y un análisis valioso para reducir los costos de adquisición como un impacto de margen sostenible del 5-15%, mejorar la eficiencia, desarrollar relaciones con los proveedores y transformar las adquisiciones de un centro de costos a un socio de negocio estratégico creador de valor.
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