Le haut dirigeant regardait le rapport trimestriel avec un air confus. Les chiffres n'avaient aucun sens. Même s'ils s'efforçaient de réduire les coûts au minimum et qu'ils étaient en pourparlers avec plusieurs fournisseurs, les dépenses avaient néanmoins augmenté de 8 % par rapport à l'année précédente. Les départements achetaient des choses auprès de dizaines de fournisseurs, dont certains n'avaient jamais entendu parler auparavant. Le personnel informatique payait des abonnements à des logiciels. Le marketing travaillait avec un certain nombre d'agences différentes. Les opérations étaient en contact avec des fournisseurs que le service des achats ne connaissait pas. L'argent sortait dans toutes les directions, mais personne ne pouvait dire où il allait ni pourquoi.
Cela vous semble-t-il familier ? Ce scénario se produit chaque jour dans les salles de conseil d'administration de toutes les entreprises. Les entreprises dépensent des millions de dollars chaque année, mais elles ne disposent pas des outils de base pour déterminer comment elles dépensent leur argent. C'est comme conduire une voiture avec un pare-brise embué ; vous savez que vous avancez.
L'analyse des dépenses passe d'un outil de reporting "agréable à avoir" à un outil puissant pour obtenir les meilleures offres lorsque vous achetez des choses.
Qu'est-ce que l'analyse des dépenses et comment fonctionne-t-elle ?
L'analyse des dépenses est la manière organisée de collecter, nettoyer, trier et étudier les données de dépenses afin de réduire les coûts, d'améliorer la productivité et de surveiller la conformité. Considérez-la comme fournissant à votre personnel des achats une vision aux rayons X de chaque dollar qui entre dans votre entreprise. Cela leur permet de voir les tendances, les inefficacités et les opportunités qui seraient difficiles à trouver dans les systèmes de données qui ne sont pas connectés.
L'analyse des dépenses va au-delà du reporting typique, qui vous montre seulement combien vous avez dépensé. Elle répond à des questions stratégiques importantes comme "À qui achetons-nous ?" Qu'achetons-nous ? Quels sont les départements qui dépensent le plus d'argent ? Recevons-nous de bons prix ? Le personnel respecte-t-il les règles d'achat ?
Les plateformes modernes d'analyse des dépenses collectent des données provenant de nombreuses sources, telles que les systèmes ERP, les bons de commande, les factures, les transactions par carte de crédit et les contrats avec les fournisseurs. Elles utilisent ensuite des technologies de pointe comme l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour trier et analyser automatiquement ces données. Il fallait auparavant des semaines ou des mois aux équipes des achats pour les assembler à la main, mais aujourd'hui, elles peuvent le faire en quelques heures, voire en quelques minutes.
L'analyse de rentabilité : Pourquoi l'analyse des dépenses offre un retour sur investissement exceptionnel
Les entreprises qui utilisent l'analyse avancée des dépenses obtiennent d'excellents rendements. Hobson & Company a découvert que les organisations qui utilisaient des systèmes complets d'analyse des dépenses gagnaient 80 % du temps qu'elles consacraient à la collecte et à l'analyse des différentes données de dépenses. Elles ont également constaté une augmentation de 10 % des dépenses adressables et une diminution de 5 % des prix, même lorsque les coûts du marché augmentaient.
Une étude indépendante montre que les entreprises d'approvisionnement qui utilisent l'analyse des dépenses récupèrent jusqu'à 63 fois leur investissement, grâce à la fois aux économies immédiates et aux améliorations de leur fonctionnement. Selon une étude de McKinsey, l'utilisation efficace des données dans l'approvisionnement peut augmenter les efforts de création de valeur jusqu'à 200 %.
L'effet sur les finances est considérable. Les entreprises passent à côté de possibilités d'économies parce qu'elles ne peuvent pas les voir clairement, ce qui leur coûte entre 15 et 55 millions de dollars pour chaque tranche de 500 millions de dollars dépensés. Gartner affirme que des données de dépenses fragmentées peuvent entraîner des inefficacités en matière d'approvisionnement qui coûtent aux entreprises entre 3 % et 11 % de leurs dépenses ciblées chaque année, une perte qui s'aggrave d'année en année.
Par exemple, pensez à ceci : Une multinationale d'automatisation industrielle qui dépense environ 2 milliards d'euros par an avait du mal à gérer les données provenant de plus de 10 anciens systèmes ERP qui n'avaient pas de processus uniformes ou de moyens de surveiller les fournisseurs. L'organisation a pu visualiser toutes ses dépenses, établir des prévisions précises sur 12 mois et trouver des économies potentielles de plus de 5 % en utilisant des tableaux de bord basés sur l'IA après avoir mis en place une solution complète d'analyse des dépenses.
Une feuille de route pratique pour l'utilisation de l'analyse des dépenses
Une approche planifiée de la mise en œuvre de l'analyse des dépenses, qui se concentre sur l'obtention de gains rapides tout en progressant vers des capacités complètes, est la clé du succès.
Fixer des buts et des objectifs clairs
Découvrez quelles informations sont nécessaires, y compris la manière dont elles affecteront votre façon de dépenser l'argent : comment mieux améliorer ce que vous faites. Établissez des objectifs et suivez-les à l'aide des bons indicateurs clés de performance. Déterminez les domaines les plus importants : les domaines où les dépenses sont importantes, les différents fournisseurs, les contrats qui expirent ou les éléments dont le prix dépend du marché.
Trouver et combiner les sources de données
Identifiez toutes les sources de données importantes de l'entreprise. Cela comprend les systèmes ERP, les plateformes d'approvisionnement, les comptes fournisseurs, les achats par carte de crédit ou les contrats avec les fournisseurs. Assurez-vous que les données sont extraites en incluant des participants de différents départements pour collecter les données. L'analyse ne sera aussi bonne que la qualité des données, et plus les données seront bien assemblées, meilleure sera l'analyse.
Rendre les données propres et cohérentes
Pour tirer des informations exploitables, des données précises sont nécessaires. Évaluez attentivement les données afin d'identifier et de résoudre les incohérences. Assurez-vous que les formats sont cohérents, que les descripteurs sont sans ambiguïté et que les informations sont identiques dans toutes les langues, devises et lieux. Cela prépare les données à une analyse précise en minimisant la nécessité de modifications manuelles ultérieures.
Utiliser l'IA et l'automatisation
Les solutions actuelles d'analyse des dépenses utilisent l'IA pour classer automatiquement vos données de dépenses, identifier les valeurs aberrantes et vous fournir des informations prescriptives. Les solutions basées sur l'IA peuvent réduire le temps nécessaire pour regrouper et classer les fournisseurs de plus de 90 % en moyenne. Inversement, les modèles d'apprentissage automatique s'améliorent au fur et à mesure qu'ils traitent de plus en plus de données. Les organisations qui utilisent l'analyse des dépenses basée sur l'IA indiquent qu'elles sont en mesure d'obtenir des informations en quelques minutes, alors qu'il faudrait normalement des semaines à une équipe d'analystes pour les agréger.
Examiner et trouver de nouvelles idées
L'une des recommandations est que vous devriez examiner et surveiller régulièrement les indicateurs financiers clés, notamment le coût par unité, les écarts budgétaires, la performance des fournisseurs et les flux de trésorerie. Ce faisant, vous serez en mesure d'évaluer l'efficacité des dépenses, de cerner les possibilités d'amélioration et d'optimiser les processus de données afin qu'ils produisent de meilleures données.
Surveiller la performance et apporter des changements
Dans le cas de la vérification et de la communication des données financières, examinez et communiquez régulièrement les données financières ! Afin d'évaluer les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être améliorées et d'évaluer l'efficacité avec laquelle les dépenses sont traitées, il est important de surveiller les ICP tels que le coût par unité, l'écart budgétaire, la performance des fournisseurs et les flux de trésorerie.
Comment UnivDatos peut vous aider à transformer votre fonction d'approvisionnement
UnivDatos apporte une expertise approfondie en matière de conseil en approvisionnement et d'analyse des dépenses pour aider les organisations à transformer les données de dépenses fragmentées en renseignements exploitables qui génèrent des résultats mesurables. Notre stratégie globale commence par la collecte de diverses formes de données provenant des systèmes ERP, des bons de commande, des factures, des contrats avec les fournisseurs, puis nous appliquons plusieurs méthodes de nettoyage des données en veillant rigoureusement à leur exactitude et à leur fiabilité. En utilisant la classification basée sur l'IA et les algorithmes d'apprentissage automatique, nous pouvons automatiser la catégorisation de toutes les données de dépenses en utilisant des taxonomies standard ou une catégorisation personnalisée alignée sur votre organisation. Notre offre de conseil ne se contente pas de fournir des données, nous offrons une analyse utilisant les données qui identifie la consolidation potentielle des fournisseurs, le potentiel d'économies par catégorie, les anomalies de prix, les lacunes en matière de conformité et les schémas de dépenses non autorisées qui nuisent à la rentabilité. Nous créons également des tableaux de bord intuitifs et interactifs qui permettent aux parties prenantes, des responsables de catégorie aux cadres supérieurs, d'effectuer des analyses en libre-service afin de prendre des décisions opportunes fondées sur des données. Avec Univdatos comme partenaire, vous obtiendrez une visibilité, un contrôle et une analyse précieuse pour réduire les coûts d'approvisionnement en tant qu'impact durable sur la marge de 5 à 15 %, améliorer l'efficacité, développer les relations avec les fournisseurs et transformer l'approvisionnement d'un centre de coûts en un partenaire commercial stratégique créateur de valeur.
Parlons-en et explorons comment nous pouvons soutenir votre stratégie. Contactez UnivDatos dès aujourd'hui pour savoir comment nos Services de gestion des achats et de conseil peuvent soutenir les objectifs de votre marque. Appelez-nous au +1 978 733 0253, envoyez un courriel à [email protected], ou remplissez notre formulaire de contact pour planifier une consultation.