Le haut dirigeant examinait le rapport trimestriel avec un air confus. Les chiffres n'avaient aucun sens. Bien qu'il s'efforce de minimiser les coûts et qu'il soit en pourparlers avec plusieurs fournisseurs, les dépenses avaient néanmoins augmenté de 8 % par rapport à l'année précédente. Les départements achetaient des produits auprès de dizaines de fournisseurs, dont certains n'avaient jamais été entendus auparavant. Le personnel informatique payait des abonnements à des logiciels. Le marketing travaillait avec un certain nombre d'agences différentes. Les opérations étaient en contact avec des fournisseurs que le service des achats ne connaissait pas. L'argent sortait dans toutes les directions, mais personne ne pouvait dire où il allait ni pourquoi.
Cela vous semble-t-il familier ? Ce scénario se produit chaque jour dans les salles de conseil d'administration de toutes les entreprises. Les entreprises dépensent des millions de dollars chaque année, mais elles ne disposent pas des outils de base pour comprendre comment elles dépensent leur argent. C'est comme conduire une voiture avec un pare-brise embué ; vous savez que vous avancez.
L'analyse des dépenses passe d'un outil de reporting "agréable à avoir" à un outil puissant pour obtenir les meilleures offres lorsque vous achetez des produits.
Qu'est-ce que l'analyse des dépenses et comment fonctionne-t-elle ?
L'analyse des dépenses est la manière organisée de collecter, de nettoyer, de trier et d'étudier les données de dépenses afin de réduire les dépenses, d'augmenter la productivité et de surveiller la conformité. Considérez-la comme fournissant à votre personnel des achats une vision aux rayons X de chaque dollar qui entre dans votre entreprise. Cela leur permet de voir des tendances, des inefficacités et des opportunités qui seraient difficiles à trouver dans des systèmes de données qui ne sont pas connectés.
L'analyse des dépenses va au-delà du reporting typique, qui ne vous indique que le montant que vous avez dépensé. Elle répond à des questions stratégiques importantes telles que "À qui achetons-nous ?". Qu'achetons-nous ? Quels départements dépensent le plus d'argent ? Recevons-nous de bons prix ? Le personnel respecte-t-il les règles d'achat ?
Les plateformes modernes d'analyse des dépenses collectent des données provenant de nombreuses sources, telles que les systèmes ERP, les bons de commande, les factures, les transactions par carte de crédit et les contrats avec les fournisseurs. Elles utilisent ensuite des technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour trier et analyser automatiquement ces données. Il fallait auparavant des semaines, voire des mois, aux équipes d'approvisionnement pour les assembler à la main, mais aujourd'hui, elles peuvent le faire en quelques heures, voire quelques minutes.
L'analyse de rentabilité : pourquoi l'analyse des dépenses offre un retour sur investissement exceptionnel
Les entreprises qui utilisent l'analyse avancée des dépenses obtiennent d'excellents rendements. Hobson & Company a découvert que les organisations qui utilisaient des systèmes complets d'analyse des dépenses économisaient 80 % du temps qu'elles consacraient à la collecte et à l'analyse des différentes données de dépenses. Elles ont également constaté une augmentation de 10 % des dépenses concernées et une diminution de 5 % des prix, même lorsque les coûts du marché augmentaient.
Une étude indépendante montre que les entreprises d'approvisionnement qui utilisent l'analyse des dépenses récupèrent jusqu'à 63 fois leur argent, grâce à la fois aux économies immédiates et aux améliorations de leur fonctionnement. Selon une étude de McKinsey, l'utilisation efficace des données dans l'approvisionnement peut accroître les efforts de création de valeur de 200 %.
L'effet sur les finances est considérable. Les entreprises passent à côté des possibilités d'économies parce qu'elles ne peuvent pas les voir clairement, ce qui leur coûte entre 15 et 55 millions de dollars pour chaque tranche de 500 millions de dollars dépensés. Gartner affirme que les données de dépenses fragmentées peuvent entraîner des inefficacités en matière d'approvisionnement qui coûtent aux entreprises de 3 % à 11 % de leurs dépenses cibles chaque année, une perte qui s'aggrave chaque année.
Par exemple, pensez à ceci : Une multinationale d'automatisation industrielle qui dépense environ 2 milliards d'euros par an avait du mal à gérer les données dans plus de 10 anciens systèmes ERP qui n'avaient pas de processus uniformes ni de moyens de surveiller les fournisseurs. L'organisation a été en mesure de visualiser toutes ses dépenses, d'établir des prévisions précises sur 12 mois et de trouver des économies potentielles de plus de 5 % en utilisant des tableaux de bord basés sur l'IA après avoir mis en place une solution complète d'analyse des dépenses.
Une feuille de route pratique pour l'utilisation de l'analyse des dépenses
Une approche planifiée de la mise en œuvre de l'analyse des dépenses qui se concentre sur l'obtention de gains rapides tout en progressant vers des capacités complètes est la clé du succès.
Fixez des buts et des objectifs clairs
Découvrez quelles informations sont nécessaires, notamment la manière dont elles affecteront la façon dont vous dépensez votre argent : comment mieux améliorer ce que vous faites. Établissez des objectifs et effectuez un suivi avec les bons indicateurs clés de performance. Déterminez quels sont les domaines les plus importants : les domaines où les dépenses sont importantes, les différents fournisseurs, les contrats qui arrivent à échéance ou les éléments dont le prix dépend du marché.
Trouvez et combinez les sources de données
Identifiez toutes les sources de données importantes de l'entreprise. Cela comprend les systèmes ERP, les plateformes d'approvisionnement, les comptes créditeurs, les achats par carte de crédit ou les contrats avec les fournisseurs. Assurez-vous que les données sont extraites en incluant des participants de différents services pour collecter les données. L'analyse ne vaudra que la qualité des données, et plus les données seront bien assemblées, meilleure sera l'analyse.
Rendez les données propres et cohérentes
Afin de tirer des informations exploitables, des données précises sont nécessaires. Évaluez attentivement les données afin de cerner et de résoudre toute incohérence. Assurez-vous que les formats sont cohérents, que les descripteurs sont non ambigus et que les informations sont identiques dans toutes les langues, devises et lieux. Cela prépare les données à une analyse précise en minimisant le besoin de modifications manuelles ultérieures.
Utilisez l'IA et l'automatisation
Les solutions actuelles d'analyse des dépenses utilisent l'IA pour catégoriser automatiquement vos données de dépenses, identifier les valeurs aberrantes et vous fournir des informations prescriptives. Les solutions basées sur l'IA peuvent réduire le temps nécessaire pour regrouper et classer les fournisseurs en moyenne de plus de 90 %. Inversement, les modèles d'apprentissage automatique s'améliorent au fur et à mesure qu'ils traitent de plus en plus de données. Les organisations qui utilisent l'analyse des dépenses basée sur l'IA indiquent qu'elles sont en mesure d'obtenir des informations en quelques minutes, ce qui prendrait normalement des semaines à une équipe d'analystes pour les regrouper.
Examinez et proposez de nouvelles idées
L'une des recommandations est que vous devriez régulièrement examiner et surveiller les principaux indicateurs financiers, notamment le coût par unité, les écarts budgétaires, le rendement des fournisseurs et les flux de trésorerie. Ce faisant, vous serez en mesure d'évaluer l'efficacité des dépenses, de cerner les possibilités d'amélioration et d'optimiser les processus de données afin qu'ils produisent de meilleures données.
Gardez un œil sur les performances et apportez des modifications
Dans le cas de la vérification et du rapport sur les données financières, examinez et rapportez régulièrement sur les données financières ! Afin d'évaluer les domaines où les dépenses peuvent être améliorées et d'évaluer l'efficacité des dépenses, il est important de tenir compte des ICP tels que le coût par unité, l'écart budgétaire, le rendement des fournisseurs et les flux de trésorerie.
Comment UnivDatos peut vous aider à transformer votre fonction d'approvisionnement
UnivDatos apporte une expertise approfondie en matière de conseil en approvisionnement et d'analyse des dépenses pour aider les organisations à transformer les données de dépenses fragmentées en renseignements exploitables qui produisent des résultats mesurables. Notre stratégie globale commence par la collecte de diverses formes de données (systèmes ERP, bons de commande, factures, contrats avec les fournisseurs), puis nous appliquons plusieurs méthodes de nettoyage des données rigoureuses garantissant l'exactitude et la fiabilité. En utilisant la classification basée sur l'IA et les algorithmes d'apprentissage automatique, nous pouvons automatiser la catégorisation de toutes les données de dépenses en utilisant des taxonomies standard ou une catégorisation personnalisée alignée sur votre organisation. Notre offre de conseil ne se limite pas à fournir des données, nous offrons une analyse à l'aide des données qui identifie la consolidation potentielle des fournisseurs, le potentiel d'économies basé sur les catégories, les anomalies de prix, les lacunes de conformité et les modèles de dépenses non conventionnelles qui rongent la rentabilité. Nous créons également des tableaux de bord intuitifs et interactifs qui permettent aux intervenants, des gestionnaires de catégories aux cadres supérieurs, d'effectuer des analyses en libre-service afin de prendre des décisions éclairées en temps opportun. Avec Univdatos comme partenaire, vous obtiendrez une visibilité, un contrôle et une analyse précieuse pour réduire les coûts d'approvisionnement en tant qu'impact durable sur les marges de 5 à 15 %, améliorer l'efficacité, développer les relations avec les fournisseurs et transformer l'approvisionnement d'un centre de coûts en un partenaire commercial stratégique créateur de valeur.
Parlons-en et explorons comment nous pouvons soutenir votre stratégie. Contactez UnivDatos dès aujourd'hui pour savoir comment nos services de conseil et de gestion de l'approvisionnement peuvent soutenir les objectifs de votre marque. Appelez-nous au +1 978 733 0253, envoyez un courriel à [email protected], ou remplissez notre formulaire de contact pour planifier une consultation.