Le haut dirigeant a examiné le rapport trimestriel avec un air confus. Les chiffres n'avaient aucun sens. Même s'ils s'efforçaient de minimiser les coûts et étaient en pourparlers avec plusieurs fournisseurs, les dépenses avaient néanmoins augmenté de 8 % par rapport à l'année précédente. Les départements achetaient des choses auprès de dizaines de fournisseurs, dont certains dont ils n'avaient jamais entendu parler auparavant. Le personnel informatique payait des abonnements à des logiciels. Le marketing travaillait avec un certain nombre d'agences différentes. Les opérations étaient en contact avec des fournisseurs que le service des achats ne connaissait pas. L'argent partait dans toutes les directions, mais personne ne pouvait dire où il allait ni pourquoi.
Cela vous semble-t-il familier ? Chaque jour, dans les salles de réunion de toutes les entreprises, ce scénario se produit. Les entreprises dépensent des millions de dollars chaque année, mais elles ne disposent pas des outils de base pour comprendre comment elles dépensent leur argent. C'est comme conduire une voiture avec un pare-brise embué ; vous savez que vous avancez.
L'analyse des dépenses passe d'un outil de reporting "agréable à avoir" à un outil puissant pour obtenir les meilleures offres lorsque vous achetez des choses.
Qu'est-ce que l'analyse des dépenses et comment fonctionne-t-elle ?
L'analyse des dépenses est la manière organisée de collecter, de nettoyer, de trier et d'étudier les données de dépenses afin de réduire les dépenses, d'augmenter la productivité et de surveiller la conformité. Considérez cela comme donnant à votre personnel des achats une vision aux rayons X de chaque dollar qui entre dans votre entreprise. Cela leur permet de voir des tendances, des inefficacités et des opportunités qui seraient difficiles à trouver dans des systèmes de données qui ne sont pas connectés.
L'analyse des dépenses va au-delà des rapports typiques, qui ne vous montrent que le montant que vous avez dépensé. Elle répond à des questions stratégiques importantes telles que "À qui achetons-nous ? Qu'achetons-nous ? Quels sont les services qui dépensent le plus d'argent ? Recevons-nous de bons prix ? Le personnel respecte-t-il les règles d'achat ?
Les plateformes modernes d'analyse des dépenses collectent des données provenant de nombreuses sources, telles que les systèmes ERP, les bons de commande, les factures, les transactions par carte de crédit et les contrats fournisseurs. Elles utilisent ensuite des technologies de pointe telles que l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour trier et analyser automatiquement ces données. Il fallait autrefois aux équipes d'approvisionnement des semaines ou des mois pour les assembler à la main, mais aujourd'hui, elles peuvent le faire en quelques heures, voire en quelques minutes.
L'analyse de rentabilité : Pourquoi l'analyse des dépenses offre un retour sur investissement exceptionnel
Les entreprises qui utilisent l'analyse avancée des dépenses obtiennent d'excellents rendements. Hobson & Company a découvert que les organisations qui utilisaient des systèmes complets d'analyse des dépenses gagnaient 80 % du temps qu'elles consacraient à la collecte et à l'analyse de différentes données de dépenses. Elles ont également constaté une augmentation de 10 % des dépenses ciblées et une diminution de 5 % des prix, même lorsque les coûts du marché augmentaient.
Une étude indépendante montre que les entreprises d'approvisionnement qui utilisent l'analyse des dépenses récupèrent jusqu'à 63 fois leur argent, grâce à la fois aux économies immédiates et aux améliorations dans leur façon de travailler. Selon une étude de McKinsey, l'utilisation efficace des données dans l'approvisionnement peut stimuler les efforts de création de valeur jusqu'à 200 %.
L'effet sur les finances est considérable. Les entreprises passent à côté de possibilités d'économies parce qu'elles ne peuvent pas les voir clairement, ce qui leur coûte entre 15 et 55 millions de dollars pour chaque tranche de 500 millions de dollars dépensés. Gartner affirme que des données de dépenses fragmentées peuvent entraîner des inefficacités dans l'approvisionnement qui coûtent aux entreprises entre 3 % et 11 % de leurs dépenses ciblées chaque année, une perte qui s'aggrave d'année en année.
Par exemple, pensez à ceci : Une multinationale d'automatisation industrielle qui dépense environ 2 milliards d'euros par an avait du mal à gérer les données dans plus de 10 anciens systèmes ERP qui n'avaient pas de processus uniformes ni de moyens de surveiller les fournisseurs. L'organisation a pu voir toutes ses dépenses, faire des prévisions précises sur 12 mois et trouver des économies potentielles de plus de 5 % en utilisant des tableaux de bord basés sur l'IA après avoir mis en place une solution complète d'analyse des dépenses.
Une feuille de route pratique pour l'utilisation de l'analyse des dépenses
Une approche planifiée de la mise en œuvre de l'analyse des dépenses qui se concentre sur l'obtention de gains rapides tout en progressant vers des capacités complètes est la clé du succès.
Fixer des buts et des objectifs clairs
Découvrez quelles informations sont nécessaires, y compris comment cela affectera votre façon de dépenser l'argent : comment mieux améliorer ce que vous faites. Établissez des objectifs et suivez-les avec les bons indicateurs clés de performance. Déterminez quels sont les domaines les plus importants : les domaines où les dépenses sont importantes, les différents fournisseurs, les contrats qui expirent ou les articles dont le prix dépend du marché.
Trouver et combiner les sources de données
Identifiez toutes les sources de données importantes de l'entreprise. Il s'agit notamment des systèmes ERP, des plateformes de sourcing, des comptes fournisseurs, des achats par carte de crédit ou des contrats fournisseurs. Assurez-vous que les données sont extraites en incluant des participants de différents services pour collecter les données. L'analyse ne sera aussi bonne que la qualité des données, et plus les données seront bien assemblées, meilleure sera l'analyse.
Rendre les données propres et cohérentes
Afin de tirer des informations exploitables, des données précises sont nécessaires. Évaluez les données de près pour identifier et résoudre les incohérences. Assurez-vous que les formats sont cohérents, que les descripteurs sont sans ambiguïté et que les informations sont identiques dans toutes les langues, devises et lieux. Cela prépare les données à une analyse précise en minimisant le besoin de modifications manuelles ultérieures.
Utiliser l'IA et l'automatisation
Les solutions actuelles d'analyse des dépenses utilisent l'IA pour classer automatiquement vos données de dépenses, identifier les valeurs aberrantes et vous fournir des informations prescriptives. Les solutions basées sur l'IA peuvent réduire le temps nécessaire pour regrouper et classer les fournisseurs en moyenne de plus de 90 %. Inversement, les modèles d'apprentissage automatique s'améliorent à mesure qu'ils traitent de plus en plus de données. Les organisations qui utilisent l'analyse des dépenses basée sur l'IA indiquent qu'elles sont en mesure d'obtenir des informations en quelques minutes, ce qui prendrait normalement des semaines à une équipe d'analystes pour les agréger.
Examiner et proposer de nouvelles idées
L'une des recommandations est que vous devriez régulièrement examiner et surveiller les indicateurs financiers clés, notamment le coût par unité, les écarts budgétaires, la performance des fournisseurs et les flux de trésorerie. Ce faisant, vous serez en mesure d'évaluer l'efficacité des dépenses, de repérer les possibilités d'amélioration et d'optimiser les processus de données afin qu'ils produisent de meilleures données.
Surveiller les performances et apporter des modifications
Dans le cas du contrôle et du reporting des données financières, examinez et rapportez régulièrement les données financières ! Afin d'évaluer les domaines où les dépenses peuvent être améliorées et d'évaluer l'efficacité des dépenses, il est important d'aborder les ICP tels que le coût par unité, l'écart budgétaire, la performance des fournisseurs et les flux de trésorerie.
Comment UnivDatos peut vous aider à transformer votre fonction d'approvisionnement
UnivDatos apporte une expertise approfondie en matière de conseil en approvisionnement et d'analyse des dépenses pour aider les organisations à transformer des données de dépenses fragmentées en informations exploitables qui génèrent des résultats mesurables. Notre stratégie globale commence par la collecte de diverses formes de données, les systèmes ERP, les bons de commande, les factures, les contrats avec les fournisseurs, puis nous appliquons plusieurs méthodes de nettoyage des données rigoureusement pour garantir l'exactitude et la fiabilité. Grâce à la classification basée sur l'IA et aux algorithmes d'apprentissage automatique, nous pouvons automatiser la catégorisation de toutes les données de dépenses en utilisant des taxonomies standard ou une catégorisation personnalisée alignée sur votre organisation. Notre offre de conseil ne se limite pas à fournir des données, nous offrons une analyse utilisant les données qui identifie la consolidation potentielle des fournisseurs, le potentiel d'économies par catégorie, les anomalies de prix, les lacunes en matière de conformité et les modèles de dépenses non autorisées qui rongent la rentabilité. Nous créons également des tableaux de bord intuitifs et interactifs qui permettent aux parties prenantes, des responsables de catégorie aux cadres supérieurs, de faire de l'analyse en libre-service pour prendre des décisions opportunes fondées sur des données. Avec Univdatos comme partenaire, vous obtiendrez une visibilité, un contrôle et une analyse précieuse pour réduire les coûts d'approvisionnement en tant qu'impact de marge durable de 5 à 15 %, améliorer l'efficacité, développer les relations avec les fournisseurs et transformer l'approvisionnement d'un centre de coûts en un partenaire commercial stratégique créateur de valeur.
Parlons-en et explorons comment nous pouvons soutenir votre stratégie. Contactez UnivDatos dès aujourd'hui pour savoir comment nos Services de gestion des achats et de conseil peuvent soutenir les objectifs de votre marque. Appelez-nous au +1 978 733 0253, envoyez un courriel à contact@univdatos.com, ou remplissez notre formulaire de contact pour planifier une consultation.