최고 경영진은 분기별 보고서를 보며 당황한 표정을 지었습니다. 수치가 이해가 되지 않았습니다. 비용을 최소화하려고 노력하고 여러 공급업체와 협상 중이었음에도 불구하고 지출은 전년 대비 8% 증가했습니다. 부서에서는 수십 군데의 공급업체로부터 물품을 구매했는데, 그 중 일부는 들어본 적도 없는 곳이었습니다. IT 부서는 소프트웨어 구독료를 지불했고, 마케팅 부서는 여러 에이전시와 협력했으며, 운영 부서는 조달 부서에서 알지 못하는 공급업체와 연락을 취하고 있었습니다. 돈은 모든 방향으로 나가고 있었지만, 아무도 어디로 가는지, 왜 가는지 알 수 없었습니다.
이 이야기가 낯설지 않으신가요? 모든 비즈니스의 이사회에서 매일같이 일어나는 일입니다. 기업은 매년 수백만 달러를 지출하지만, 돈을 어떻게 쓰고 있는지 파악할 기본적인 도구조차 갖추고 있지 않습니다. 흐릿한 앞유리를 통해 차를 운전하는 것과 같습니다. 움직이고 있다는 것은 알지만 말입니다.
지출 분석은 "있으면 좋은" 보고 도구에서 물품을 구매할 때 최고의 거래를 성사시키는 강력한 도구로 변모합니다.
지출 분석이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?
지출 분석은 비용을 절감하고, 생산성을 높이며, 규정 준수를 감시하기 위해 지출 데이터를 수집, 정리, 정렬 및 연구하는 체계적인 방법입니다. 이를 통해 조달 직원은 회사에 들어오는 모든 달러를 X선으로 투시할 수 있습니다. 따라서 연결되지 않은 데이터 시스템에서는 찾기 어려울 수 있는 추세, 비효율성 및 기회를 파악할 수 있습니다.
지출 분석은 지출 금액만 보여주는 일반적인 보고를 넘어섭니다. "누구로부터 구매하는가?", "무엇을 구매하는가?", "어느 부서가 가장 많은 돈을 지출하는가?", "적절한 가격으로 구매하고 있는가?", "직원들이 물품 구매 규칙을 준수하고 있는가?"와 같은 중요한 전략적 질문에 대한 답을 제공합니다.
최신 지출 분석 플랫폼은 ERP 시스템, 구매 주문, 송장, 신용 카드 거래 및 공급업체 계약과 같은 다양한 소스에서 데이터를 수집합니다. 그런 다음 인공 지능 및 머신 러닝과 같은 최첨단 기술을 사용하여 이 데이터를 자동으로 정렬하고 분석합니다. 과거에는 조달 팀이 수작업으로 취합하는 데 몇 주 또는 몇 달이 걸렸지만, 오늘날에는 몇 시간 또는 몇 분 안에 완료할 수 있습니다.
비즈니스 사례: 지출 분석이 뛰어난 ROI를 제공하는 이유
고급 지출 분석을 사용하는 기업은 큰 수익을 얻습니다. Hobson & Company는 전체 지출 분석 시스템을 사용하는 조직이 다양한 지출 데이터를 수집하고 분석하는 데 소요되는 시간을 80% 절약한다는 사실을 발견했습니다. 또한 시장 비용이 상승하는 경우에도 조정 가능한 지출이 10% 증가하고 가격이 5% 하락하는 것을 확인했습니다.
독립적인 연구에 따르면 지출 분석을 사용하는 조달 회사는 즉각적인 절감액과 업무 방식 개선 덕분에 투자액의 최대 63배까지 회수하는 것으로 나타났습니다. McKinsey 연구에 따르면 조달에서 데이터를 효과적으로 사용하면 가치 창출 노력을 최대 200%까지 향상시킬 수 있습니다.
재정에 미치는 영향은 상당합니다. 기업은 명확하게 볼 수 없기 때문에 절감 기회를 놓치고 있으며, 이는 5억 달러를 지출할 때마다 1,500만 달러에서 5,500만 달러의 비용이 발생합니다. Gartner는 단편적인 지출 데이터로 인해 기업이 매년 목표 지출의 3%에서 11%에 해당하는 조달 비효율이 발생할 수 있으며, 이러한 손실은 매년 악화된다고 밝혔습니다.
예를 들어, 연간 약 20억 유로를 지출하는 다국적 산업 자동화 회사는 균일한 프로세스 또는 공급업체를 감시하는 방법이 없는 10개 이상의 구형 ERP 시스템에서 데이터를 관리하는 데 어려움을 겪었습니다. 이 조직은 전체 지출 분석 솔루션을 구축한 후 AI 기반 대시보드를 사용하여 모든 지출을 확인하고 정확한 12개월 예측을 수행하고 5% 이상의 잠재적 절감액을 찾을 수 있었습니다.
지출 분석 사용을 위한 실용적인 로드맵
전체 기능을 향해 성장하는 동시에 빠른 성공을 거두는 데 중점을 둔 계획적인 지출 분석 구현 접근 방식이 성공의 열쇠입니다.
명확한 목표 및 목적 설정
돈을 사용하는 방식에 어떤 영향을 미치는지, 즉 무엇을 더 잘 개선할 수 있는지 등 필요한 정보를 파악합니다. 목표를 설정하고 적절한 핵심 성과 지표를 통해 추적합니다. 상당한 지출, 다양한 공급업체, 만료되는 계약 또는 가격과 관련하여 시장에 의존하는 품목 등 가장 중요한 영역을 결정합니다.
데이터 소스 찾기 및 결합
회사의 중요한 데이터 소스를 식별합니다. 여기에는 ERP 시스템, 소싱 플랫폼, 미지급금, 신용 카드 구매 또는 공급업체 계약이 포함됩니다. 데이터를 수집하기 위해 다양한 부서의 참가자를 포함하여 데이터를 가져오도록 합니다. 분석은 데이터 품질만큼 좋으며, 데이터를 더 잘 수집할수록 분석이 더 좋아집니다.
데이터 정리 및 일관성 유지
실행 가능한 통찰력을 얻으려면 정확한 데이터가 필요합니다. 데이터를 면밀히 평가하여 불일치를 식별하고 해결합니다. 형식이 일관되고, 설명이 명확하며, 정보가 언어, 통화 및 위치에 걸쳐 동일한지 확인합니다. 이렇게 하면 나중에 수동으로 수정할 필요성을 최소화하여 정확한 분석을 위해 데이터를 준비할 수 있습니다.
AI 및 자동화 사용
오늘날의 지출 분석 솔루션은 AI를 사용하여 지출 데이터를 자동으로 분류하고, 이상값을 식별하고, 처방적 통찰력을 제공합니다. AI 기반 솔루션은 공급업체를 그룹화하고 분류하는 데 걸리는 시간을 평균 90% 이상 단축할 수 있습니다. 반대로, 머신 러닝 모델은 더 많은 데이터를 처리할수록 개선됩니다. AI 기반 지출 분석을 사용하는 조직은 일반적으로 분석가 팀이 집계하는 데 몇 주가 걸리는 통찰력을 몇 분 안에 얻을 수 있다고 밝혔습니다.
살펴보고 새로운 아이디어 구상
권장 사항 중 하나는 단위당 비용, 예산 편차, 공급업체 성과 및 현금 흐름을 포함한 주요 재무 지표를 정기적으로 검토하고 모니터링해야 한다는 것입니다. 그렇게 하면 지출의 효율성을 평가하고, 개선 기회를 식별하고, 더 나은 데이터를 생성할 수 있도록 데이터 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
성과를 주시하고 변경 사항 적용
재무 데이터를 확인하고 보고하는 경우 정기적으로 재무 데이터를 검토하고 보고하십시오! 지출을 개선할 수 있는 영역을 평가하고 단위당 비용, 예산 편차, 공급업체 성과 및 현금 흐름과 같은 중요한 KPI를 처리하는 데 지출이 얼마나 효과적인지 평가합니다.
UnivDatos가 조달 기능 혁신을 돕는 방법
UnivDatos는 조달 컨설팅 및 지출 분석 분야에서 풍부한 전문 지식을 제공하여 조직이 단편적인 지출 데이터를 측정 가능한 결과를 이끌어내는 실행 가능한 인텔리전스로 전환하도록 돕습니다. 당사의 포괄적인 전략은 ERP 시스템, 구매 주문, 송장, 공급업체와의 계약 등 다양한 형태의 데이터를 수집하는 것으로 시작되며, 그런 다음 정확성과 신뢰성을 보장하기 위해 여러 가지 엄격한 데이터 정리 방법을 적용합니다. AI 기반 분류 및 머신 러닝 알고리즘을 사용하여 표준 분류 체계 또는 조직에 맞춰 사용자 정의된 분류를 사용하여 모든 지출 데이터의 분류를 자동화할 수 있습니다. 당사의 컨설팅은 단순히 데이터를 제공하는 것이 아니라 잠재적인 공급업체 통합, 범주 기반 절감 잠재력, 가격 이상, 규정 준수 결함 및 수익성을 저해하는 무허가 지출 패턴을 식별하는 데이터를 사용하여 분석을 제공합니다. 또한 범주 관리자부터 고위 임원에 이르기까지 이해 관계자가 시기적절한 데이터 지원 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원하는 직관적인 대화형 대시보드를 만듭니다. Univdatos를 파트너로 삼으면 5~15%의 지속 가능한 마진 영향으로 조달 비용을 절감하고 효율성을 개선하며 공급업체 관계를 개발하고 조달을 비용 센터에서 가치 창출 전략적 비즈니스 파트너로 전환할 수 있도록 가시성, 제어 및 가치 있는 분석을 달성할 수 있습니다.
귀사의 전략을 어떻게 지원할 수 있는지 이야기하고 알아보십시오. UnivDatos에 오늘 연락하여 당사의 조달 관리 및 컨설팅 서비스가 귀사의 브랜드 목표를 어떻게 지원할 수 있는지 알아보십시오. +1 978 733 0253으로 전화하거나 이메일 [email protected], 또는 당사의 문의 양식 을 작성하여 상담을 예약하십시오.