Топ-менеджер посмотрел на квартальный отчет с недоуменным выражением лица. Цифры не сходились. Несмотря на то, что они прилагали все усилия для минимизации затрат и вели переговоры с несколькими поставщиками, расходы все равно выросли на 8% по сравнению с предыдущим годом. Отделы закупали товары у десятков поставщиков, о некоторых из которых они никогда раньше не слышали. IT-отдел оплачивал подписки на программное обеспечение. Отдел маркетинга работал с рядом различных агентств. Операционный отдел имел контакты с поставщиками, о которых отдел закупок не знал. Деньги уходили во всех направлениях, но никто не мог сказать, куда они идут и почему.
Звучит знакомо? Каждый день в залах заседаний по всему миру происходит именно это. Компании тратят миллионы долларов каждый год, но у них нет базовых инструментов, чтобы понять, как они тратят свои деньги. Это как водить машину с замутненным лобовым стеклом; вы знаете, что двигаетесь.
Анализ расходов превращается из "приятного дополнения" в мощный инструмент для получения наилучших предложений при покупке товаров.
Что такое анализ расходов и как он работает?
Анализ расходов — это организованный способ сбора, очистки, сортировки и изучения данных о расходах с целью снижения затрат, повышения производительности и контроля за соблюдением нормативных требований. Представьте себе, что это дает вашим сотрудникам отдела закупок рентгеновское зрение, позволяющее видеть каждый доллар, поступающий в ваш бизнес. Это позволяет им видеть тенденции, неэффективность и возможности, которые было бы трудно обнаружить в системах данных, не связанных между собой.
Анализ расходов выходит за рамки обычной отчетности, которая показывает только то, сколько вы потратили. Он отвечает на важные стратегические вопросы, такие как "У кого мы покупаем?" Что мы покупаем? Какие отделы тратят больше всего денег? Получаем ли мы хорошие цены? Соблюдают ли сотрудники правила покупки вещей?
Современные платформы анализа расходов собирают данные из множества источников, таких как ERP-системы, заказы на закупку, счета-фактуры, транзакции по кредитным картам и контракты с поставщиками. Затем они используют передовые технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, для автоматической сортировки и анализа этих данных. Раньше командам по закупкам требовались недели или месяцы, чтобы собрать их вручную, но сегодня они могут сделать это за часы или даже минуты.
Экономическое обоснование: почему анализ расходов обеспечивает исключительную рентабельность инвестиций
Компании, которые используют расширенный анализ расходов, получают отличную отдачу. Компания Hobson & Company обнаружила, что организации, использующие полноценные системы анализа расходов, экономят 80% времени, затрачиваемого на сбор и анализ различных данных о расходах. Они также отметили 10-процентный рост адресуемых расходов и 5-процентное снижение цен, даже когда рыночные цены росли.
Независимое исследование показывает, что фирмы, занимающиеся закупками и использующие анализ расходов, получают до 63 раз больше от вложенных средств благодаря как немедленной экономии, так и улучшениям в способах работы. Согласно исследованию McKinsey, эффективное использование данных в закупках может повысить эффективность создания стоимости на 200%.
Влияние на финансы значительно. Компании упускают возможности экономии, потому что не могут их четко видеть, что обходится им от 15 до 55 миллионов долларов на каждые 500 миллионов долларов, которые они тратят. Gartner утверждает, что фрагментированные данные о расходах могут привести к неэффективности закупок, которая обходится предприятиям в 3–11% от их целевых расходов каждый год, и эта потеря с каждым годом становится все больше.
Например, подумайте вот о чем: многонациональная компания, занимающаяся промышленной автоматизацией, которая тратит около 2 миллиардов евро в год, испытывала трудности с управлением данными в более чем 10 устаревших ERP-системах, в которых не было единых процессов или способов контроля за поставщиками. Организация смогла увидеть все свои расходы, составить точные 12-месячные прогнозы и найти потенциальную экономию более 5% с помощью панелей мониторинга на основе искусственного интеллекта после внедрения полноценного решения для анализа расходов.
Практическая дорожная карта для использования анализа расходов
Запланированный подход к внедрению анализа расходов, который фокусируется на получении быстрых побед при одновременном развитии к полным возможностям, является ключом к успеху.
Установите четкие цели и задачи
Выясните, какая информация необходима, в том числе, как она повлияет на то, как вы тратите деньги: как лучше улучшить то, что вы делаете. Установите цели и отслеживайте их с помощью правильных ключевых показателей эффективности. Определите, какие области являются наиболее важными: области со значительными расходами, различные поставщики, истекающие контракты или товары, цена которых зависит от рынка.
Найдите и объедините источники данных
Определите любые важные источники данных компании. К ним относятся ERP-системы, платформы поиска поставщиков, кредиторская задолженность, покупки по кредитным картам или контракты с поставщиками. Убедитесь, что данные извлекаются путем привлечения участников из разных отделов для сбора данных. Анализ будет настолько хорош, насколько хороши данные, и чем лучше собраны данные, тем лучше будет анализ.
Сделайте данные чистыми и последовательными
Для получения практически полезной информации требуются точные данные. Внимательно оцените данные, чтобы выявить и устранить любые несоответствия. Убедитесь, что форматы согласованы, дескрипторы однозначны, а информация идентична для разных языков, валют и местоположений. Это подготавливает данные для точного анализа, сводя к минимуму необходимость ручных изменений в дальнейшем.
Используйте искусственный интеллект и автоматизацию
Современные решения для анализа расходов используют искусственный интеллект для автоматической категоризации данных о ваших расходах, выявления выбросов и предоставления вам предписывающих идей. Решения на основе искусственного интеллекта могут сократить время группировки и классификации поставщиков в среднем более чем на 90%. И наоборот, модели машинного обучения улучшаются по мере обработки все большего и большего количества данных. Организации, использующие анализ расходов на основе искусственного интеллекта, отмечают, что они могут получать информацию за считанные минуты, на сбор которой команде аналитиков обычно требуются недели.
Смотрите и придумывайте новые идеи
Одна из рекомендаций заключается в том, что вы должны регулярно пересматривать и отслеживать ключевые финансовые показатели, включая стоимость единицы продукции, отклонения от бюджета, производительность поставщиков и денежный поток. Поступая таким образом, вы сможете оценить эффективность расходов, выявить возможности для улучшения и оптимизировать процессы обработки данных, чтобы они давали более качественные данные.
Следите за производительностью и вносите изменения
В случае проверки и отчетности по финансовым данным регулярно проверяйте и отчитывайтесь по финансовым данным! Чтобы оценить области, в которых можно улучшить расходы, и оценить, насколько эффективно решаются проблемы с расходами, важны такие ключевые показатели эффективности, как стоимость единицы продукции, отклонение от бюджета, производительность поставщиков и денежный поток.
Как UnivDatos может помочь преобразовать вашу функцию закупок
UnivDatos обладает глубокими знаниями в области консалтинга по закупкам и анализа расходов, чтобы помочь организациям преобразовать фрагментированные данные о расходах в полезную информацию, которая приводит к измеримым результатам. Наша комплексная стратегия начинается со сбора различных форм данных ERP-систем, заказов на закупку, счетов-фактур, контрактов с поставщиками, а затем мы применяем несколько методов тщательной очистки данных, обеспечивая точность и надежность. Используя классификацию на основе искусственного интеллекта и алгоритмы машинного обучения, мы можем автоматизировать категоризацию всех данных о расходах, используя стандартные таксономии или пользовательскую категоризацию, согласованную с вашей организацией. Наше консалтинговое предложение не просто предоставляет данные, мы предлагаем анализ с использованием данных, который выявляет потенциальную консолидацию поставщиков, потенциал экономии на основе категорий, ценовые аномалии, недостатки соответствия требованиям и несанкционированные модели расходов, которые подрывают прибыльность. Мы также создаем интуитивно понятные интерактивные панели мониторинга, которые позволяют заинтересованным сторонам, от менеджеров категорий до руководителей высшего звена, самостоятельно анализировать данные для своевременного принятия решений на основе данных. С Univdatos в качестве вашего партнера вы достигнете прозрачности, контроля и ценного анализа для снижения затрат на закупки в качестве устойчивого влияния на маржу в размере 5-15%, повышения эффективности, развития отношений с поставщиками и преобразования закупок из центра затрат в стратегического делового партнера, создающего ценность.
Давайте поговорим и узнаем, как мы можем поддержать вашу стратегию. Свяжитесь с UnivDatos сегодня, чтобы узнать, как наши Услуги по управлению закупками и консалтингу могут поддержать цели вашего бренда. Позвоните нам по телефону +1 978 733 0253, напишите по электронной почте [email protected], или заполните нашу контактную форму , чтобы запланировать консультацию.