Топ-менеджер смотрел на квартальный отчет с озадаченным видом. Цифры не имели смысла. Несмотря на то, что они изо всех сил пытались минимизировать затраты и вели переговоры с несколькими поставщиками, расходы тем не менее выросли на 8% по сравнению с предыдущим годом. Отделы покупали вещи у десятков поставщиков, о некоторых из которых они никогда раньше не слышали. IT-сотрудники оплачивали подписки на программное обеспечение. Отдел маркетинга работал с несколькими разными агентствами. У операционного отдела были контакты с поставщиками, о которых отдел закупок не знал. Деньги уходили во всех направлениях, но никто не мог сказать, куда они уходят и почему.
Звучит знакомо? Каждый день в залах заседаний во всех компаниях происходит подобный сценарий. Компании тратят миллионы долларов каждый год, но у них нет основных инструментов, чтобы понять, как они тратят свои деньги. Это похоже на вождение автомобиля с мутным лобовым стеклом; вы знаете, что движетесь.
Анализ расходов превращается из "желательного" инструмента отчетности в мощный инструмент для получения лучших предложений при покупке товаров.
Что такое Spend Analytics и как это работает?
Spend analytics — это организованный способ сбора, очистки, сортировки и изучения данных о расходах с целью снижения затрат, повышения производительности и контроля за соблюдением нормативных требований. Представьте себе, что это обеспечивает ваш отдел закупок рентгеновским зрением на каждый доллар, поступающий в ваш бизнес. Это позволяет им видеть тенденции, неэффективность и возможности, которые было бы трудно найти в системах данных, которые не подключены.
Spend analytics выходит за рамки обычной отчетности, которая показывает только то, сколько вы потратили. Он отвечает на важные стратегические вопросы, такие как "У кого мы покупаем?" Что мы покупаем? Какие отделы тратят больше всего денег? Получаем ли мы хорошие цены? Соблюдают ли сотрудники правила покупки вещей?
Современные платформы spend analytics собирают данные из множества источников, таких как ERP-системы, заказы на покупку, счета-фактуры, транзакции по кредитным картам и контракты с поставщиками. Затем они используют передовые технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, для автоматической сортировки и анализа этих данных. Раньше командам по закупкам требовались недели или месяцы, чтобы собрать их вручную, но сегодня они могут сделать это за часы или даже минуты.
Экономическое обоснование: Почему Spend Analytics обеспечивает исключительную рентабельность инвестиций
Компании, использующие передовую spend analytics, получают отличную отдачу. Hobson & Company обнаружила, что организации, использующие полные системы spend analytics, экономят 80% времени, затрачиваемого на сбор и анализ различных данных о расходах. Они также увидели 10-процентный рост адресных расходов и 5-процентное снижение цен, даже когда рыночные цены росли.
Независимое исследование показывает, что фирмы, занимающиеся закупками, использующие spend analytics, получают до 63 раз больше своих денег, благодаря как немедленной экономии, так и улучшениям в том, как они работают. Согласно исследованию McKinsey, эффективное использование данных в закупках может повысить усилия по созданию стоимости на целых 200%.
Влияние на финансы значительно. Компании упускают возможности экономии, потому что не могут их четко увидеть, что обходится им от 15 до 55 миллионов долларов на каждые 500 миллионов долларов, которые они тратят. Gartner говорит, что фрагментированные данные о расходах могут привести к неэффективности закупок, которая обходится предприятиям в 3–11% их целевых расходов каждый год, и эти потери ухудшаются с каждым годом.
Например, подумайте об этом: у многонациональной компании, занимающейся промышленной автоматизацией, которая тратит около 2 миллиардов евро в год, возникли проблемы с управлением данными в более чем 10 старых ERP-системах, в которых не было единообразных процессов или способов следить за поставщиками. Организация смогла увидеть все свои расходы, составить точные 12-месячные прогнозы и найти потенциальную экономию более 5%, используя панели мониторинга на основе ИИ после внедрения полного решения spend analytics.
Практическая дорожная карта для использования Spend Analytics
Запланированный подход к внедрению spend analytics, который фокусируется на получении быстрых побед при одновременном развитии полных возможностей, является ключом к успеху.
Установите четкие цели и задачи
Выясните, какая информация необходима, в том числе, как она повлияет на то, как вы тратите деньги: как лучше улучшить то, что вы делаете. Установите цели и отслеживайте их с помощью правильных ключевых показателей эффективности. Определите, какие области являются наиболее важными: области со значительными расходами, различные поставщики, истекающие контракты или позиции, которые зависят от рынка в отношении цены.
Найдите и объедините источники данных
Определите любые важные источники данных компании. Это включает в себя ERP-системы, платформы поиска поставщиков, счета к оплате, покупки по кредитным картам или контракты с поставщиками. Обеспечьте извлечение данных, привлекая участников из разных отделов для сбора данных. Анализ будет настолько хорош, насколько хороши данные, и чем лучше собраны данные, тем лучше будет анализ.
Сделайте данные чистыми и согласованными
Для получения действенных выводов требуются точные данные. Внимательно оцените данные, чтобы выявить и устранить любые несоответствия. Убедитесь, что форматы согласованы, дескрипторы однозначны, а информация идентична для разных языков, валют и местоположений. Это подготавливает данные для точного анализа, сводя к минимуму необходимость ручных изменений в дальнейшем.
Используйте ИИ и автоматизацию
Современные решения spend analytics используют ИИ для автоматической категоризации ваших данных о расходах, выявления выбросов и предоставления вам предписывающих выводов. Решения на основе ИИ могут сократить время группировки и классификации поставщиков в среднем более чем на 90%. И наоборот, модели машинного обучения улучшаются по мере обработки все большего и большего количества данных. Организации, использующие spend analytics на основе ИИ, отмечают, что они могут получать аналитические данные за минуты, на сбор которых команде аналитиков обычно уходят недели.
Смотрите и придумывайте новые идеи
Одна из рекомендаций заключается в том, что вам следует регулярно пересматривать и отслеживать ключевые финансовые показатели, включая стоимость единицы продукции, отклонения от бюджета, эффективность поставщиков и денежный поток. Поступая таким образом, вы сможете оценить эффективность расходов, выявить возможности для улучшения и оптимизировать процессы обработки данных, чтобы они производили более качественные данные.
Следите за производительностью и вносите изменения
В случае проверки и отчетности по финансовым данным, регулярно проверяйте и сообщайте о финансовых данных! Чтобы оценить области, в которых можно улучшить расходы, и оценить, насколько эффективно обрабатываются расходы, важны такие ключевые показатели эффективности, как стоимость единицы продукции, отклонение от бюджета, эффективность поставщика и денежный поток.
Как UnivDatos может помочь преобразовать вашу функцию закупок
UnivDatos обладает глубоким опытом в области консалтинга по закупкам и spend analytics, чтобы помочь организациям преобразовать фрагментированные данные о расходах в действенную аналитику, которая приводит к измеримым результатам. Наша комплексная стратегия начинается со сбора различных форм данных из ERP-систем, заказов на покупку, счетов-фактур, контрактов с поставщиками, а затем мы применяем несколько методов тщательной очистки данных, обеспечивая точность и надежность. Используя классификацию на основе ИИ и алгоритмы машинного обучения, мы можем автоматизировать категоризацию всех данных о расходах с использованием стандартных таксономий или пользовательской категоризации, согласованной с вашей организацией. Наше консалтинговое предложение не просто предоставляет данные, мы предлагаем анализ с использованием данных, который выявляет потенциальную консолидацию поставщиков, потенциал экономии на основе категорий, ценовые аномалии, недостатки соответствия требованиям и нестандартные схемы расходов, которые подрывают прибыльность. Мы также создаем интуитивно понятные интерактивные панели мониторинга, которые позволяют заинтересованным сторонам, от менеджеров категорий до руководителей высшего звена, самостоятельно обслуживать аналитику для принятия своевременных решений, основанных на данных. С Univdatos в качестве вашего партнера вы добьетесь прозрачности, контроля и ценного анализа для снижения затрат на закупки в качестве устойчивого влияния на маржу в размере 5-15%, повышения эффективности, развития отношений с поставщиками и преобразования закупок из центра затрат в создающего ценность стратегического делового партнера.
Давайте поговорим и узнаем, как мы можем поддержать вашу стратегию. Свяжитесь с UnivDatos сегодня, чтобы узнать, как наши Услуги по управлению закупками и консалтингу могут поддержать цели вашего бренда. Позвоните нам по телефону +1 978 733 0253, напишите по электронной почте contact@univdatos.com, или заполните нашу контактную форму чтобы запланировать консультацию.