Топ-менеджер посмотрел на квартальный отчет с недоумением на лице. Цифры не имели смысла. Несмотря на то, что они изо всех сил старались минимизировать расходы и вели переговоры с несколькими поставщиками, расходы тем не менее выросли на 8% по сравнению с предыдущим годом. Отделы покупали товары у десятков поставщиков, о некоторых из которых они никогда раньше не слышали. IT-отдел оплачивал подписку на программное обеспечение. Отдел маркетинга работал с рядом различных агентств. Операционный отдел имел контакты с поставщиками, о которых отдел закупок не знал. Деньги уходили во все стороны, но никто не мог сказать, куда они идут и почему.
Звучит знакомо? Каждый день в залах заседаний по всему миру происходит этот сценарий. Компании тратят миллионы долларов каждый год, но у них нет базовых инструментов, чтобы понять, как они тратят свои деньги. Это как ехать на машине с мутным лобовым стеклом; вы знаете, что двигаетесь.
Анализ расходов превращается из "желательного" инструмента отчетности в мощный инструмент для получения наилучших предложений при покупке товаров.
Что такое анализ расходов и как он работает?
Spend analytics — это организованный способ сбора, очистки, сортировки и изучения данных о расходах с целью снижения затрат, повышения производительности и контроля за соблюдением нормативных требований. Представьте себе, что это дает вашему отделу закупок рентгеновское зрение, позволяющее видеть каждый доллар, поступающий в ваш бизнес. Это позволяет им видеть тенденции, неэффективность и возможности, которые было бы трудно найти в системах данных, которые не подключены.
Анализ расходов выходит за рамки типичной отчетности, которая показывает только то, сколько вы потратили. Он отвечает на важные стратегические вопросы, такие как "У кого мы покупаем?" Что мы покупаем? Какие отделы тратят больше всего денег? Получаем ли мы хорошие цены? Соблюдают ли сотрудники правила покупки вещей?
Современные платформы анализа расходов собирают данные из множества источников, таких как ERP-системы, заказы на закупку, счета-фактуры, транзакции по кредитным картам и контракты с поставщиками. Затем они используют передовые технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, для автоматической сортировки и анализа этих данных. Раньше командам по закупкам требовались недели или месяцы, чтобы собрать все вручную, но сегодня они могут сделать это за часы или даже минуты.
Экономическое обоснование: почему анализ расходов обеспечивает исключительную рентабельность инвестиций
Компании, использующие расширенный анализ расходов, получают отличную прибыль. Hobson & Company обнаружила, что организации, которые использовали полные системы анализа расходов, сэкономили 80% времени, затраченного на сбор и анализ различных данных о расходах. Они также увидели 10-процентный рост адресуемых расходов и 5-процентное снижение цен, даже когда рыночные затраты росли.
Независимое исследование показывает, что фирмы, занимающиеся закупками, которые используют анализ расходов, получают в 63 раза больше своих денег благодаря как немедленной экономии, так и улучшениям в том, как они работают. Согласно исследованию McKinsey, эффективное использование данных в закупках может повысить эффективность усилий по созданию стоимости на 200%.
Влияние на финансы значительно. Компании упускают возможности экономии, потому что не могут их четко видеть, что обходится им в сумму от 15 до 55 миллионов долларов на каждые 500 миллионов долларов, которые они тратят. Gartner говорит, что фрагментированные данные о расходах могут привести к неэффективности закупок, которая обходится предприятиям в 3–11% от их целевых расходов каждый год, и эта потеря ухудшается с каждым годом.
Например, подумайте об этом: многонациональная компания, занимающаяся промышленной автоматизацией, которая тратит около 2 миллиардов евро в год, испытывала трудности с управлением данными в более чем 10 старых ERP-системах, в которых не было никаких единообразных процессов или способов следить за поставщиками. Организация смогла увидеть все свои расходы, сделать точные 12-месячные прогнозы и найти потенциальную экономию более 5% с помощью панелей мониторинга на основе искусственного интеллекта после внедрения полного решения для анализа расходов.
Практическая дорожная карта для использования анализа расходов
Запланированный подход к внедрению анализа расходов, который фокусируется на получении быстрых побед при движении к полным возможностям, является ключом к успеху.
Установите четкие цели и задачи
Узнайте, какая информация необходима, в том числе, как она повлияет на то, как вы тратите деньги: как лучше улучшить то, что вы делаете. Установите цели и отслеживайте их с помощью правильных ключевых показателей эффективности. Определите, какие области являются наиболее важными: области со значительными расходами, различные поставщики, истекающие контракты или товары, цены на которые зависят от рынка.
Найдите и объедините источники данных
Определите любые важные источники данных компании. К ним относятся ERP-системы, платформы поиска поставщиков, счета к оплате, покупки по кредитным картам или контракты с поставщиками. Убедитесь, что данные извлекаются путем включения участников из разных отделов для сбора данных. Анализ будет настолько хорош, насколько хорошо качество данных, и чем лучше собраны данные, тем лучше будет анализ.
Сделайте данные чистыми и согласованными
Для получения практически полезной информации требуются точные данные. Внимательно оцените данные, чтобы выявить и устранить любые несоответствия. Убедитесь, что форматы согласованы, дескрипторы однозначны, а информация идентична на разных языках, в разных валютах и местоположениях. Это подготавливает данные для точного анализа, сводя к минимуму необходимость ручных изменений в дальнейшем.
Используйте искусственный интеллект и автоматизацию
Современные решения для анализа расходов используют искусственный интеллект для автоматической категоризации данных о ваших расходах, выявления выбросов и предоставления вам предписывающих аналитических данных. Решения на основе искусственного интеллекта могут сократить время группировки и классификации поставщиков в среднем более чем на 90%. И наоборот, модели машинного обучения улучшаются по мере обработки все большего и большего количества данных. Организации, которые используют анализ расходов на основе искусственного интеллекта, отмечают, что они могут получать информацию за считанные минуты, на агрегирование которой команде аналитиков обычно требуются недели.
Посмотрите и придумайте новые идеи
Одна из рекомендаций заключается в том, что вы должны регулярно проверять и отслеживать ключевые финансовые показатели, включая стоимость единицы продукции, отклонения от бюджета, производительность поставщиков и денежный поток. Поступая таким образом, вы сможете оценить эффективность расходов, выявить возможности для улучшения и оптимизировать процессы обработки данных, чтобы они производили более качественные данные.
Следите за производительностью и вносите изменения
В случае проверки и отчетности по финансовым данным, регулярно проверяйте и отчитывайтесь по финансовым данным! Чтобы оценить области, в которых можно улучшить расходы, и оценить, насколько эффективно решаются расходы, важны такие ключевые показатели эффективности, как стоимость единицы продукции, отклонение от бюджета, производительность поставщиков и денежный поток.
Как UnivDatos может помочь преобразовать вашу функцию закупок
UnivDatos обладает глубокими знаниями в области консультаций по закупкам и анализа расходов, чтобы помочь организациям преобразовать фрагментированные данные о расходах в действенную информацию, которая приводит к измеримым результатам. Наша комплексная стратегия начинается со сбора различных форм данных ERP-систем, заказов на закупку, счетов-фактур, контрактов с поставщиками, а затем мы применяем несколько методов тщательной очистки данных, обеспечивая точность и надежность. Используя классификацию на основе искусственного интеллекта и алгоритмы машинного обучения, мы можем автоматизировать категоризацию всех данных о расходах с использованием стандартных таксономий или пользовательской категоризации, согласованной с вашей организацией. Наше консалтинговое предложение не просто предоставляет данные, мы предлагаем анализ с использованием данных, который выявляет потенциальную консолидацию поставщиков, потенциал экономии на основе категорий, ценовые аномалии, недостатки соответствия нормативным требованиям и несанкционированные схемы расходов, которые подрывают прибыльность. Мы также создаем интуитивно понятные интерактивные панели мониторинга, которые позволяют заинтересованным сторонам, от менеджеров по категориям до руководителей высшего звена, самостоятельно обслуживать аналитику для своевременного принятия решений, подкрепленных данными. С Univdatos в качестве вашего партнера вы достигнете прозрачности, контроля и ценного анализа для сокращения затрат на закупки в качестве устойчивого влияния на маржу в размере 5-15%, повышения эффективности, развития отношений с поставщиками и преобразования закупок из центра затрат в стратегического делового партнера, создающего ценность.
Давайте поговорим и узнаем, как мы можем поддержать вашу стратегию. Свяжитесь с UnivDatos сегодня, чтобы узнать, как наши Услуги по управлению закупками и консалтингу могут поддержать цели вашего бренда. Позвоните нам по телефону +1 978 733 0253, напишите по электронной почте [email protected], или заполните нашу форму обратной связи , чтобы запланировать консультацию.