高管看着季度报告，一脸困惑。这些数字毫无意义。尽管他们努力降低成本，并与多家供应商进行谈判，但支出仍比上一年增加了 8%。各部门从几十家供应商那里购买东西，其中一些供应商他们以前从未听说过。IT 人员支付软件订阅费用。市场营销部门与许多不同的代理机构合作。运营部门与采购部门不知道的供应商有联系。资金向四面八方流出，但没有人能说出钱流向哪里或为什么。
这听起来是否很熟悉？每天在所有企业的会议室里，都会发生这种情况。公司每年花费数百万美元，但他们没有基本的工具来弄清楚他们是如何花钱的。这就像开着一辆挡风玻璃模糊的汽车；你知道你在移动。
支出分析从“可有可无”的报告工具转变为购买东西时获得最佳交易的强大工具。
什么是支出分析以及它如何运作？
支出分析是收集、清理、排序和研究支出数据的有组织的方式，目的是为了降低费用、提高生产力并密切关注合规性。可以把它想象成是为你的采购人员提供透视你公司收到的每一美元的 X 光视觉。这让他们能够看到在未连接的数据系统中难以找到的趋势、低效率和机会。
支出分析超越了典型的报告，后者只显示你花了多少钱。它回答了重要的战略问题，例如“我们从谁那里购买？” 我们在买什么？哪些部门花费的钱最多？我们是否收到了优惠的价格？员工是否遵守购买东西的规则？
现代支出分析平台从许多来源收集数据，例如 ERP 系统、采购订单、发票、信用卡交易和供应商合同。然后，他们使用人工智能和机器学习等尖端技术来自动排序和分析这些数据。过去采购团队需要花费数周或数月的时间才能手工完成，但如今他们可以在数小时甚至数分钟内完成。
商业案例：为什么支出分析能够带来卓越的投资回报率
使用高级支出分析的公司获得了巨大的回报。Hobson & Company 发现，使用完整支出分析系统的组织节省了 80% 的时间用于收集和分析不同的支出数据。即使在市场成本上涨的情况下，他们还看到可寻址支出增加了 10%，价格下降了 5%。
独立研究表明，由于直接节省和工作方式的改进，使用支出分析的采购公司获得的投资回报率高达 63 倍。McKinsey 的研究表明，在采购中有效地使用数据可以将价值创造工作提高多达 200%。
对财务的影响是巨大的。公司因为无法清楚地看到节省的可能性而错失良机，这使他们每花费 5 亿美元就会损失 1500 万至 5500 万美元。Gartner 表示，分散的支出数据可能会导致采购效率低下，从而使企业每年损失其目标支出的 3% 至 11%，而且这种损失每年都在恶化。
例如，考虑一下这个：一家跨国工业自动化公司每年支出约 20 亿欧元，难以管理分布在 10 多个旧 ERP 系统中的数据，这些系统没有任何统一的流程或监控供应商的方式。在实施完整的支出分析解决方案后，该组织能够看到他们所有的支出，做出准确的 12 个月预测，并使用人工智能驱动的仪表板找到超过 5% 的潜在节省。
使用支出分析的实用路线图
实施支出分析的计划方法，重点是在发展到完整功能的同时获得快速成功，这是成功的关键。
设定明确的目标和目的
了解需要哪些信息，包括它将如何影响你的支出方式：如何更好地改进你所做的事情。使用正确的关键绩效指标建立目标并进行跟踪。确定哪些领域最重要：支出巨大的领域、各种供应商、即将到期的合同或价格方面依赖市场的项目。
查找并合并数据源
识别公司任何重要的数据源。这包括 ERP 系统、采购平台、应付账款、信用卡购买或供应商合同。通过让不同部门的参与者参与收集数据，确保数据被提取。分析的质量将仅与数据的质量一样好，并且数据组装得越好，分析就越好。
使数据清洁和一致
为了获得可操作的见解，需要准确的数据。密切评估数据以识别和解决任何不一致之处。确保格式一致、描述符明确，并且信息在语言、货币和位置上相同。这通过最大限度地减少以后手动修改的需要，为准确的分析做好准备。
使用人工智能和自动化
如今的支出分析解决方案使用人工智能来自动对你的支出数据进行分类、识别异常值并为你提供规范性见解。人工智能驱动的解决方案可以将对供应商进行分组和分类的时间平均缩短 90% 以上。相反，机器学习模型会随着处理越来越多的数据而改进。使用人工智能驱动的支出分析的组织表示，他们能够在几分钟内获得见解，而这些见解通常需要一个分析师团队花费数周的时间来汇总。
查看并提出新的想法
建议之一是你应该定期审查和监控关键财务指标，包括单位成本、预算偏差、供应商绩效和现金流。通过这样做，你将能够评估支出的有效性、确定改进的机会并优化数据流程，以便它们产生更好的数据
密切关注绩效并进行调整
在检查和报告财务数据的情况下，定期审查和报告财务数据！为了评估可以改进支出的领域并评估支出如何有效地解决重要的 KPI，例如单位成本、预算偏差、供应商绩效和现金流。
UnivDatos 如何帮助你转变采购职能
UnivDatos在采购咨询和支出分析方面拥有深厚的专业知识，可帮助组织将分散的支出数据转化为可操作的情报，从而推动可衡量的结果。我们的综合战略首先收集各种形式的数据 ERP 系统、采购订单、发票、与供应商的合同，然后我们将应用几种严格的数据清理方法，以确保准确性和可靠性。使用基于 AI 的分类和机器学习算法，我们可以使用标准分类法或与你的组织相一致的自定义分类来自动对所有支出数据进行分类。我们的咨询服务不仅提供数据，我们还提供使用数据的分析，这些分析可以识别潜在的供应商整合、基于类别的节省潜力、价格异常、合规缺陷和蚕食盈利能力的特立独行支出模式。我们还创建直观的交互式仪表板，使从类别经理到高级管理人员的利益相关者能够自助分析，以便做出及时的数据支持决策。以 Univdatos 作为你的合作伙伴，你将实现可见性、控制和有价值的分析，从而降低采购成本，可持续地影响 5-15% 的利润率，提高效率，发展供应商关系，并将采购从成本中心转变为创造价值的战略业务合作伙伴。
让我们谈谈并探讨我们如何支持你的战略。立即联系 UnivDatos，了解我们的采购管理与咨询服务如何支持你的品牌目标。请致电 +1 978 733 0253，发送电子邮件至 [email protected]，或填写我们的 联系表 以安排咨询。