高管看着季度报告，一脸困惑。这些数字毫无意义。尽管他们努力降低成本，并与多家供应商谈判，但支出仍比上一年增加了 8%。各部门从几十家供应商那里购买东西，其中一些供应商他们以前从未听说过。IT 部门支付软件订阅费。市场部与多家不同的代理机构合作。运营部门与采购部门不知道的供应商有联系。资金正流向四面八方，但没有人能说出资金的去向或原因。
这听起来是否很熟悉？每天在所有企业的董事会会议室里，都会发生这种情况。公司每年花费数百万美元，但他们没有基本的工具来弄清楚他们是如何花钱的。这就像驾驶一辆挡风玻璃模糊的汽车；你知道你在移动。
支出分析从“锦上添花”的报告工具转变为在您购买东西时获得最佳交易的强大工具。
什么是支出分析以及它如何工作？
支出分析是一种有组织地收集、清理、排序和研究支出数据的方式，以降低费用、提高生产力并密切关注合规性。可以把它想象成让您的采购人员能够用 X 光透视每一美元进入您的企业。这让他们能够看到趋势、低效率和机会，而这些趋势、低效率和机会在未连接的数据系统中很难找到。
支出分析超越了典型的报告，后者只显示您花费了多少钱。它回答了重要的战略问题，例如“我们从谁那里购买东西？”我们正在购买什么？哪些部门的支出最多？我们是否获得了优惠的价格？员工是否遵守采购规则？
现代支出分析平台从许多来源收集数据，例如 ERP 系统、采购订单、发票、信用卡交易和供应商合同。然后，他们使用人工智能和机器学习等尖端技术来自动排序和分析这些数据。过去，采购团队需要数周或数月的时间才能手工完成，但现在他们可以在几小时甚至几分钟内完成。
商业案例：为什么支出分析能够带来卓越的投资回报率
使用高级支出分析的公司获得了巨大的回报。Hobson & Company 发现，使用完整支出分析系统的组织节省了 80% 的时间，这些时间原本用于收集和分析不同的支出数据。他们还看到可寻址支出增加了 10%，价格下降了 5%，即使市场成本正在上涨。
独立研究表明，由于即时节省和工作方式的改进，使用支出分析的采购公司可以获得高达 63 倍的回报。麦肯锡的研究表明，在采购中有效利用数据可以将价值创造工作提高多达 200%。
对财务的影响是巨大的。公司因为无法清楚地看到节省的可能性而错失良机，这使得他们每支出 5 亿美元就会损失 1500 万到 5500 万美元。Gartner 表示，分散的支出数据可能会导致采购效率低下，从而导致企业每年损失其目标支出的 3% 到 11%，而且这种损失每年都在恶化。
例如，想想这个：一家跨国工业自动化公司每年支出约 20 亿欧元，但在管理跨越 10 多个旧 ERP 系统的数据方面遇到了麻烦，这些系统没有任何统一的流程或方法来监控供应商。在实施完整的支出分析解决方案后，该组织能够看到其所有支出，做出准确的 12 个月预测，并使用人工智能驱动的仪表板找到超过 5% 的潜在节省。
使用支出分析的实用路线图
实施支出分析的计划方法，重点是在朝着全面能力发展的过程中快速取得胜利，这是成功的关键。
设定明确的目标和目的
了解需要哪些信息，包括它将如何影响您花钱的方式：如何更好地改进您所做的事情。使用正确的关键绩效指标 (KPI) 来建立目标并进行跟踪。确定哪些领域最重要：支出重大、供应商众多、合同即将到期或价格方面依赖市场的项目。
查找和合并数据源
识别公司的任何重要数据源。这包括 ERP 系统、采购平台、应付账款、信用卡购买或供应商合同。确保通过让不同部门的参与者收集数据来提取数据。分析的质量将仅与数据的质量一样好，而且数据组装得越好，分析结果就越好。
使数据清晰且一致
为了获得可操作的见解，需要准确的数据。仔细评估数据，以识别和解决任何不一致之处。确保格式一致、描述符明确，并且信息在语言、货币和地点之间相同。这为准确的分析准备了数据，从而最大限度地减少了以后手动修改的需要。
使用人工智能和自动化
如今的支出分析解决方案使用人工智能来自动对您的支出数据进行分类、识别异常值并为您提供规范性见解。人工智能驱动的解决方案平均可以将供应商分组和分类的时间缩短 90% 以上。相反，机器学习模型会随着处理的数据越来越多而不断改进。使用人工智能驱动的支出分析的组织表示，他们能够在几分钟内获得见解，而这些见解通常需要分析师团队花费数周的时间才能汇总。
查看并提出新想法
建议之一是您应该定期审查和监控关键财务指标，包括单位成本、预算偏差、供应商绩效和现金流。通过这样做，您将能够评估支出的有效性、发现改进机会并优化数据流程，以便它们产生更好的数据
密切关注绩效并进行更改
在检查和报告财务数据的情况下，定期审查和报告财务数据！为了评估可以改进支出的领域并评估支出得到有效解决的方式，重要的 KPI 包括单位成本、预算偏差、供应商绩效和现金流。
UnivDatos 如何帮助您转变采购职能
UnivDatos在采购咨询和支出分析方面拥有深厚的专业知识，可以帮助组织将分散的支出数据转化为可操作的情报，从而推动可衡量的结果。我们的综合战略始于收集各种形式的数据，包括 ERP 系统、采购订单、发票、与供应商签订的合同，然后我们将应用多种数据清理方法，严格确保准确性和可靠性。借助基于人工智能的分类和机器学习算法，我们可以使用标准分类法或与您的组织相一致的自定义分类对所有支出数据进行自动分类。我们的咨询服务不仅仅提供数据，我们还提供使用该数据进行的分析，以识别潜在的供应商整合、基于类别的节省潜力、定价异常、合规性缺陷和蚕食盈利能力的特立独行的支出模式。我们还创建直观的交互式仪表板，使从品类经理到高级管理人员的利益相关者能够自助服务分析，从而做出及时且有数据支持的决策。以 Univdatos 作为您的合作伙伴，您将实现可见性、控制和有价值的分析，以降低采购成本，从而对利润产生可持续的 5-15% 的影响，提高效率，发展供应商关系，并将采购从成本中心转变为创造价值的战略业务合作伙伴。
让我们聊聊，探讨我们如何支持您的战略。立即联系 UnivDatos，了解我们的 采购管理和咨询服务 如何支持您的品牌目标。请致电 +1 978 733 0253，发送电子邮件至 [email protected], 或填写我们的 联系表 以安排咨询。