高階主管看著季度報告，臉上露出困惑的表情。這些數字根本不合理。儘管他們努力降低成本，並與多家供應商洽談，但支出仍比去年增加了 8%。各部門從數十家供應商處購買東西，其中有些供應商他們以前從未聽說過。IT 人員支付軟體訂閱費。行銷部門與許多不同的代理商合作。營運部門與採購部門不認識的供應商有聯繫。資金從四面八方流出，但沒有人能說出資金流向何處或原因。
這聽起來是不是很熟悉？在所有企業的會議室裡，每天都會發生這種情況。公司每年花費數百萬美元，但他們沒有基本的工具來弄清楚他們的錢花到哪裡去了。這就像駕駛一輛擋風玻璃起霧的汽車；你知道你在移動。
採購支出分析不再只是「可有可無」的報告工具，而是一種在您購買東西時獲得最佳交易的強大工具。
什麼是採購支出分析，它是如何運作的？
採購支出分析是一種有組織地收集、清理、排序和研究支出數據的方法，目的是為了降低費用、提高生產力以及監控合規性。可以將其視為為您的採購人員提供 X 光透視，了解進入您業務的每一美元。這讓他們能夠看到在未連接的資料系統中難以發現的趨勢、低效率和機會。
採購支出分析超越了僅顯示您花費多少的典型報告。它回答了重要的策略問題，例如「我們從誰那裡購買？」「我們正在購買什麼？」「哪些部門花費最多？」「我們是否獲得了合理的價格？」「員工是否遵守購買東西的規則？」
現代採購支出分析平台從多個來源收集數據，例如 ERP 系統、採購訂單、發票、信用卡交易和供應商合約。然後，他們使用人工智慧和機器學習等尖端技術來自動排序和分析這些數據。過去採購團隊需要花費數週或數月的時間才能手工整理完成，但現在他們可以在數小時甚至數分鐘內完成。
商業案例：為什麼採購支出分析能帶來卓越的投資報酬率
使用先進採購支出分析的公司獲得了豐厚的回報。Hobson & Company 發現，使用完整採購支出分析系統的組織節省了 80% 的時間來收集和分析不同的支出資料。他們還看到可處理支出增加了 10%，價格下降了 5%，即使市場成本正在上漲。
獨立研究表明，由於立即節省和工作方式的改進，使用採購支出分析的採購公司獲得的投資報酬率高達 63 倍。McKinsey 的研究表明，在採購中有效地使用數據可以使價值創造工作提高多達 200%。
對財務的影響是相當大的。由於公司無法清楚地看到節省的可能性，因此他們錯失了節省的機會，這使得他們每支出 5 億美元，就會損失 1500 萬至 5500 萬美元。Gartner 認為，分散的支出資料可能會導致採購效率低下，從而使企業每年損失 3% 到 11% 的目標支出，而且這種損失每年都會加劇。
例如，考慮一下：一家跨國工業自動化公司每年支出約 20 億歐元，但難以管理跨越 10 多個舊 ERP 系統的資料，這些系統沒有任何統一的流程或監控供應商的方式。在部署完整的採購支出分析解決方案後，該組織能夠查看其所有支出，做出準確的 12 個月預測，並使用人工智慧驅動的儀表板發現超過 5% 的潛在節省。
使用採購支出分析的實用路線圖
成功實現採購支出分析的關鍵在於採取有計畫的方法，重點是在發展完整功能時迅速取得成功。
設定明確的目標和目的
了解需要哪些資訊，包括它將如何影響您的資金使用方式：如何更好地改善您的工作。建立目標並使用正確的關鍵績效指標進行追蹤。確定哪些領域最重要：支出顯著的領域、各種供應商、即將到期的合約或價格取決於市場的項目。
尋找並合併資料來源
識別公司的任何重要資料來源。這包括 ERP 系統、採購平台、應付帳款、信用卡購買或供應商合約。確保透過讓不同部門的參與者收集資料來提取資料。分析的優劣取決於資料的品質，資料組裝得越好，分析就越好。
使資料清潔且一致
為了獲得可操作的見解，需要準確的資料。仔細評估資料以識別並解決任何不一致之處。確保格式一致、描述符號明確，並且資訊在不同語言、貨幣和位置之間是相同的。這透過最大限度地減少以後手動修改的需要來為準確的分析做好準備。
使用人工智慧和自動化
當今的採購支出分析解決方案使用人工智慧來自動對您的支出資料進行分類、識別異常值並為您提供規範性見解。人工智慧驅動的解決方案平均可以將供應商分組和分類的時間縮短 90% 以上。相反，機器學習模型會隨著處理越來越多的資料而改進。使用人工智慧驅動的採購支出分析的組織表示，他們能夠在幾分鐘內獲得見解，而這些見解通常需要一個分析師團隊花費數週的時間才能彙總。
查看並提出新想法
其中一項建議是，您應定期審查和監控主要財務指標，包括單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。透過這樣做，您將能夠評估支出的有效性、發現改進機會並優化資料流程，以便它們產生更好的資料
監控績效並進行變更
在檢查和報告財務資料方面，定期審查和報告財務資料！為了評估可以改進支出的領域，並評估支出的有效性，請解決重要的關鍵績效指標，例如單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。
UnivDatos 如何幫助改變您的採購職能
UnivDatos 在採購諮詢和採購支出分析方面擁有深厚的專業知識，可幫助組織將分散的支出資料轉化為可操作的情報，從而推動可衡量的結果。我們的綜合策略始於收集各種形式的資料 ERP 系統、採購訂單、發票、與供應商簽訂的合約，然後我們將應用多種嚴格的資料清理方法，以確保準確性和可靠性。使用基於人工智慧的分類和機器學習演算法，我們可以透過使用標準分類法或與您的組織一致的自訂分類，自動對所有支出資料進行分類。我們的諮詢服務不僅僅提供數據，我們還使用數據提供分析，識別潛在的供應商整合、基於類別的節省潛力、定價異常、合規性缺陷和蠶食盈利能力的異常支出模式。我們還創建直觀的互動式儀表板，使從類別經理到高級主管的利益相關者能夠自助服務分析，以做出及時的數據支持決策。以 Univdatos 作為您的合作夥伴，您將獲得可見性、控制權和有價值的分析，以降低採購成本，從而對可持續的利潤率產生 5-15% 的影響，提高效率，發展供應商關係，並將採購從成本中心轉變為創造價值的策略業務合作夥伴。
讓我們來談談，探索我們如何支持您的策略。立即聯絡 UnivDatos，了解我們的 採購管理與諮詢服務 如何支援您的品牌目標。請致電 +1 978 733 0253，或發送電子郵件至 [email protected]， 或填寫我們的 聯絡表單 以安排諮詢。