高階主管看著季度報告，臉上露出困惑的表情。這些數字毫無道理。儘管他們努力降低成本，並與多家供應商洽談，但支出仍比去年增加了 8%。各部門從數十家供應商那裡購買東西，其中一些供應商他們甚至從未聽說過。IT 人員支付軟體的訂閱費用。行銷部門與多家不同的代理商合作。營運部門與採購部門不認識的供應商有聯繫。資金流向四面八方，但沒有人能說出資金的去向或原因。
聽起來很熟悉嗎？在所有企業的會議室裡，每天都會發生這種情況。公司每年花費數百萬美元，但他們沒有基本的工具來了解他們是如何花錢的。這就像開著一輛擋風玻璃模糊的汽車；你知道你在移動。
採購分析從「可有可無」的報告工具轉變為在購買東西時獲得最佳交易的強大工具。
什麼是採購分析？它如何運作？
採購分析是以有組織的方式收集、清理、整理和研究支出數據，以降低費用、提高生產力並密切關注合規性。可以把它想像成向您的採購人員提供 X 光視力，讓他們能夠看清進入您企業的每一美元。這讓他們能夠看到趨勢、低效率和機會，這些趨勢、低效率和機會很難在未連接的資料系統中找到。
採購分析超越了典型的報告，後者只會告訴您花了多少錢。它回答了重要的戰略問題，例如「我們從誰那裡購買？」我們在購買什麼？哪些部門花費最多？我們是否收到優惠的價格？員工是否遵守購買東西的規則？
現代採購分析平台從多個來源收集數據，例如 ERP 系統、採購訂單、發票、信用卡交易和供應商合約。然後，他們使用人工智慧和機器學習等尖端技術來自動整理和分析這些數據。過去，採購團隊需要花費數週或數月的時間才能手動完成，但現在他們可以在數小時甚至數分鐘內完成。
商業案例：為什麼採購分析能帶來卓越的投資報酬率
使用先進採購分析的公司獲得了巨大的回報。Hobson & Company 發現，使用完整採購分析系統的組織節省了 80% 的時間來收集和分析不同的支出數據。即使市場成本上升，他們也看到可解決的支出增加了 10%，價格下降了 5%。
獨立研究表明，由於即時節省和工作方式的改進，使用採購分析的採購公司可以獲得高達 63 倍的回報。根據麥肯錫的研究，在採購中有效地使用數據可以將價值創造工作提高多達 200%。
對財務的影響是相當大的。公司因為無法清楚地看到節省的可能性而錯失良機，這使他們每花費 5 億美元就會損失 1500 萬至 5500 萬美元。Gartner 表示，分散的支出數據可能會導致採購效率低下，使企業每年損失 3% 至 11% 的目標支出，這種損失每年都在惡化。
例如，考慮一下這個：一家跨國工業自動化公司每年花費約 20 億歐元，但難以管理跨越 10 多個舊 ERP 系統的數據，這些系統沒有任何統一的流程或方式來監控供應商。該組織能夠查看其所有支出，做出準確的 12 個月預測，並在使用人工智慧驅動的儀表板部署完整的採購分析解決方案後，發現超過 5% 的潛在節省。
使用採購分析的實用路線圖
實施採購分析的計劃方法，重點是在發展到完整功能的同時獲得快速勝利，這是成功的關鍵。
設定明確的目標和目的
了解需要哪些資訊，包括它將如何影響您的支出方式：如何更好地改進您所做的事情。使用正確的關鍵績效指標建立目標並進行追蹤。確定哪些領域最重要：支出顯著的領域、各種供應商、即將到期的合約或在價格方面依賴市場的項目。
尋找並組合數據來源
識別公司的任何重要數據來源。這包括 ERP 系統、採購平台、應付帳款、信用卡購買或供應商合約。確保透過讓不同部門的參與者收集數據來提取數據。分析的品質將與數據的品質一樣好，並且數據組裝得越好，分析就越好。
使數據乾淨且一致
為了獲得可行的見解，需要準確的數據。仔細評估數據，以識別並解決任何不一致之處。確保格式一致、描述符明確，並且資訊在語言、貨幣和位置之間相同。這可以透過最大限度地減少以後手動修改的需要來準備數據以進行準確的分析。
使用人工智慧和自動化
現今的採購分析解決方案使用人工智慧來自動分類您的支出數據、識別異常值並為您提供規範性見解。人工智慧驅動的解決方案平均可以將供應商分組和分類的時間縮短 90% 以上。相反地，機器學習模型會隨著處理越來越多的數據而改進。使用人工智慧驅動的採購分析的組織表示，他們能夠在幾分鐘內獲得見解，而這些見解通常需要一個分析師團隊花費數週的時間才能彙總。
查看並提出新想法
建議之一是，您應該定期審查和監控關鍵財務指標，包括單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。透過這樣做，您將能夠評估支出的有效性、找出改進的機會並優化數據流程，以便它們產生更好的數據
監控績效並進行變更
在檢查和報告財務數據的情況下，定期審查和報告財務數據！為了評估可以改進支出的領域並評估支出的有效性，請解決重要的 KPI，例如單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。
UnivDatos 如何幫助轉型您的採購職能
UnivDatos在採購諮詢和採購分析方面擁有深厚的專業知識，可協助組織將分散的支出數據轉變為可行的情報，從而推動可衡量的成果。我們的綜合策略首先是收集各種形式的數據 ERP 系統、採購訂單、發票、與供應商的合約，然後我們將應用幾種嚴格的數據清理方法，確保準確性和可靠性。使用基於人工智慧的分類和機器學習演算法，我們可以自動化使用標準分類法或符合您組織的自訂分類法對所有支出數據進行分類。我們的諮詢服務不僅僅是提供數據，我們還提供使用數據進行的分析，這些分析可以識別潛在的供應商整合、基於類別的節省潛力、價格異常、合規性缺陷和蠶食盈利能力的特立獨行支出模式。我們還建立直觀、互動式的儀表板，使從類別經理到高級主管的利害關係人能夠自助分析，以做出及時的數據支援決策。以 Univdatos 作為您的合作夥伴，您將實現可見性、控制力和有價值的分析，以降低採購成本，從而對利潤產生 5-15% 的可持續影響，提高效率，發展供應商關係，並將採購從成本中心轉變為創造價值的戰略業務合作夥伴。
讓我們談談，探索我們如何支援您的策略。立即聯絡 UnivDatos，了解我們的採購管理與諮詢服務如何支援您的品牌目標。請致電+1 978 733 0253，寄送電子郵件至[email protected], 或填寫我們的聯絡表格 來安排諮詢。