高階主管看著季度報告，臉上露出困惑的表情。這些數字毫無道理。儘管他們努力降低成本，並與多家供應商洽談，但支出仍比去年增加了 8%。各部門向數十家供應商購買東西，其中一些供應商他們以前從未聽說過。IT 人員支付軟體訂閱費用。行銷部門與多家不同的代理商合作。營運部門與採購部門不認識的供應商有聯繫。資金流向四面八方，但沒有人能說出資金的去向或原因。
這聽起來是否很熟悉？每天在各個企業的會議室裡，都會發生這種情況。公司每年花費數百萬美元，但他們沒有基本的工具來弄清楚他們是如何花錢的。這就像開一輛擋風玻璃模糊的汽車；你知道你在移動。
採購分析從「可有可無」的報告工具，轉變為在您購買東西時獲得最優惠價格的強大工具。
什麼是採購分析以及它如何運作？
採購分析是有組織地收集、清理、排序和研究支出數據，以降低費用、提高生產力並密切關注合規性。可以將其視為為您的採購人員提供透視公司每一塊錢的 X 光視力。這讓他們看到趨勢、效率低下的地方，以及在未連接的數據系統中難以發現的機會。
採購分析超越了典型的報告，後者只顯示您花了多少錢。它回答了重要的策略性問題，例如「我們從誰那裡購買？」「我們在購買什麼？」「哪個部門花費最多？」「我們是否獲得了好的價格？」「員工是否遵守購買東西的規則？」
現代採購分析平台從多個來源收集數據，例如 ERP 系統、採購單、發票、信用卡交易和供應商合約。然後，他們使用人工智慧和機器學習等尖端技術來自動排序和分析這些數據。過去，採購團隊需要花費數週或數月的時間才能手動整理完成，但現在他們可以在幾小時甚至幾分鐘內完成。
商業案例：為何採購分析能帶來卓越的投資報酬率
使用先進採購分析的公司獲得了巨大的回報。Hobson & Company 發現，使用完整採購分析系統的組織，在收集和分析不同支出數據上節省了 80% 的時間。即使市場成本上漲，他們的可定址支出也增加了 10%，價格也下降了 5%。
獨立研究表明，由於即時節省和工作方式的改進，使用採購分析的採購公司可以獲得高達 63 倍的回報。根據麥肯錫的研究，在採購中有效地使用數據可以將價值創造的努力提高多達 200%。
對財務的影響是巨大的。由於公司無法清楚地看到節省的可能性，因此失去了節省的機會，這使得他們每花費 5 億美元，就會損失 1500 萬到 5500 萬美元。Gartner 表示，分散的支出數據可能導致採購效率低下，從而使企業每年損失其目標支出的 3% 到 11%，而且這種損失每年都在惡化。
例如，想想這個：一家跨國工業自動化公司每年花費約 20 億歐元，由於超過 10 個舊 ERP 系統沒有任何統一的流程或監控供應商的方式，因此難以管理數據。在實施完整的採購分析解決方案後，該組織能夠查看其所有支出，做出準確的 12 個月預測，並使用人工智慧驅動的儀表板找到超過 5% 的潛在節省。
使用採購分析的實用路線圖
實施採購分析的計劃方法，著重於在發展到完整能力的同時，獲得快速的勝利是成功的關鍵。
設定明確的目標和目的
了解需要哪些資訊，包括它將如何影響您花錢的方式：如何更好地改進您所做的事情。 建立目標並使用正確的關鍵績效指標進行追蹤。 確定哪些領域是最重要的：支出顯著的領域、各種供應商、即將到期的合約，或價格取決於市場的項目。
尋找並整合數據來源
識別公司的任何重要數據來源。這包括 ERP 系統、採購平台、應付帳款、信用卡採購或供應商合約。確保透過讓不同部門的參與者參與來收集數據，從而提取數據。分析的品質將僅與數據的品質一樣好，並且數據組裝得越好，分析就會越好。
使數據清理和一致
為了獲得可行的見解，需要準確的數據。仔細評估數據以識別並解決任何不一致之處。確保格式一致、描述符號清晰，並且資訊在語言、貨幣和位置之間相同。這可以最大限度地減少以後需要手動修改的情況，從而為準確的分析做好數據準備。
使用人工智慧和自動化
如今的採購分析解決方案使用人工智慧自動對您的支出數據進行分類、識別異常值，並為您提供規範性的見解。人工智慧驅動的解決方案平均可以將供應商的分組和分類時間縮短 90% 以上。相反地，機器學習模型會隨著處理越來越多的數據而改進。使用人工智慧驅動的採購分析的組織表示，他們能夠在幾分鐘內獲得見解，而這些見解通常需要分析師團隊花費數週的時間才能彙總。
查看並提出新想法
其中一項建議是，您應該定期查看和監控關鍵財務指標，包括單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。透過這樣做，您將能夠評估支出的有效性、發現改進的機會，並優化數據流程，以便它們產生更好的數據
密切關注績效並進行調整
在檢查和報告財務數據的情況下，定期查看和報告財務數據！為了評估可以改進支出的領域並評估支出被解決的有效性，重要的是評估單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量等關鍵績效指標。
UnivDatos 如何協助轉變您的採購功能
UnivDatos在採購諮詢和採購分析方面擁有深厚的專業知識，可協助組織將分散的支出數據轉變為可行的情報，從而帶來可衡量的結果。我們的綜合策略始於收集各種形式的數據 ERP 系統、採購單、發票、與供應商的合約，然後我們將應用多種嚴格的數據清理方法，確保準確性和可靠性。使用基於人工智慧的分類和機器學習演算法，我們可以透過使用標準分類法或根據您的組織自訂的分類，自動對所有支出數據進行分類。我們的諮詢服務不僅僅提供數據，我們還提供使用數據進行的分析，從而識別潛在的供應商合併、基於類別的節省潛力、定價異常、合規性缺陷和蠶食獲利能力的特立獨行支出模式。我們還建立直觀的互動式儀表板，使從類別經理到高階主管的利害關係人能夠自助式分析，以做出及時的數據支援決策。有了 Univdatos 作為您的合作夥伴，您將實現可見性、控制權和有價值的分析，從而降低採購成本（作為 5-15% 的永續利潤影響）、提高效率、發展供應商關係，並將採購從成本中心轉變為創造價值的策略性業務合作夥伴。
讓我們討論一下，探索我們如何支援您的策略。立即聯絡 UnivDatos，以了解我們的 採購管理與諮詢服務 如何支援您的品牌目標。請致電 +1 978 733 0253、發送電子郵件至 contact@univdatos.com, 或填寫我們的 聯絡表單 以安排諮詢。