最高主管看著季度報告，臉上露出困惑的表情。這些數字根本不合理。儘管他們努力地想將成本降到最低，並且與多家供應商洽談，但支出仍比去年增加了 8%。各部門從數十家供應商那裡購買東西，其中一些他們以前從未聽說過。IT 人員支付軟體訂閱費用。行銷部門與許多不同的代理商合作。營運部門與採購部門不知道的供應商有聯繫。資金正朝四面八方流出，但沒有人能說出資金的去向或原因。
聽起來很熟悉嗎？每天在所有企業的會議室裡，都會發生這種情況。公司每年花費數百萬美元，但他們沒有基本的工具來弄清楚他們是如何花錢的。這就像開著一輛擋風玻璃模糊的汽車；你知道你在移動。
採購分析從一種「可有可無」的報告工具，變成一種在您購買東西時獲得最佳交易的強大工具。
什麼是採購分析？它是如何運作的？
採購分析是以有組織的方式收集、清理、排序和研究支出數據，以降低費用、提高生產力並密切關注合規性。可以把它想像成向您的採購人員提供 X 光視力，讓他們可以看到進入您業務的每一美元。這讓他們能夠看到趨勢、低效率和機會，而這些趨勢、低效率和機會在未連接的數據系統中很難找到。
採購分析超越了典型的報告，後者只會告訴您花了多少錢。它可以回答重要的策略性問題，例如「我們從誰那裡購買？」我們在買什麼？哪個部門花費最多？我們是否獲得了優惠的價格？員工是否遵守購買東西的規則？
現代採購分析平台從許多來源收集數據，例如 ERP 系統、採購單、發票、信用卡交易和供應商合約。然後，它們使用人工智慧和機器學習等尖端技術來自動排序和分析這些數據。過去採購團隊需要花費數週或數月的時間才能手工整理出來，但現在他們可以在數小時甚至數分鐘內完成。
商業案例：為什麼採購分析能夠帶來卓越的投資報酬率
使用進階採購分析的公司可以獲得巨大的回報。Hobson & Company 發現，使用完整採購分析系統的組織可以節省 80% 的時間，這些時間原本用於收集和分析不同的支出數據。他們還看到可處理支出增加了 10%，價格下降了 5%，即使在市場成本上漲的情況下也是如此。
獨立研究顯示，使用採購分析的採購公司可以獲得高達 63 倍的資金回報，這要歸功於即時節省和工作方式的改進。麥肯錫研究表明，在採購中有效利用數據可以使價值創造工作提高多達 200%。
對財務的影響是相當大的。公司因為無法清楚地看到節省的可能性而錯失良機，這使得他們每支出 5 億美元，就會損失 1,500 萬到 5,500 萬美元。Gartner 表示，零散的支出數據可能會導致採購效率低下，每年使企業損失其目標支出的 3% 到 11%，而且這種損失每年都在惡化。
例如，考慮一下這個：一家跨國工業自動化公司每年支出約 20 億歐元，由於 10 多個沒有任何統一流程或監控供應商方式的舊 ERP 系統，因此難以管理數據。該組織在實施完整的採購分析解決方案後，能夠看到其所有支出、做出準確的 12 個月預測，並使用 AI 驅動的儀表板找到超過 5% 的潛在節省。
使用採購分析的實用路線圖
實施採購分析的計劃方法，重點是在實現完整功能之前先取得快速成功，這是成功的關鍵。
設定明確的目標和目的
找出需要哪些資訊，包括它將如何影響您的支出方式：如何更好地改善您所做的事情。使用正確的關鍵績效指標來建立目標和追蹤。確定哪些領域最重要：具有大量支出、各種供應商、即將到期的合約或價格取決於市場的項目。
尋找並組合數據來源
找出公司的任何重要數據來源。這包括 ERP 系統、採購平台、應付帳款、信用卡購買或供應商合約。確保透過讓不同部門的參與者收集數據來提取數據。分析的品質取決於數據的品質，數據組裝得越好，分析就越好。
使數據乾淨且一致
為了獲得可行的見解，需要準確的數據。仔細評估數據以識別並解決任何不一致之處。確保格式一致、描述符清晰且資訊在不同語言、貨幣和地點之間相同。這透過最大限度地減少稍後手動修改的需要，為準確的分析做好了數據準備。
使用人工智慧和自動化
今天的採購分析解決方案使用人工智慧來自動分類您的支出數據、識別異常值並為您提供規範性見解。人工智慧驅動的解決方案平均可以將供應商的分組和分類時間縮短 90% 以上。相反，機器學習模型會隨著處理越來越多的數據而改進。使用人工智慧驅動的採購分析的組織表示，他們能夠在幾分鐘內獲得見解，而這通常需要分析師團隊花費數週的時間才能彙總。
查看並提出新想法
其中一項建議是，您應該定期查看和監控關鍵財務指標，包括單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。透過這樣做，您將能夠評估支出的有效性、找出改進的機會並優化數據流程，以便它們產生更好的數據
密切關注績效並進行變更
在檢查和報告財務數據的情況下，定期查看和報告財務數據！為了評估可以改進支出的領域並評估支出在多大程度上解決了重要的 KPI，例如單位成本、預算偏差、供應商績效和現金流量。
UnivDatos 如何幫助轉型您的採購職能
UnivDatos 在採購諮詢和採購分析方面擁有深厚的專業知識，可協助組織將零散的支出數據轉化為可行的情報，從而推動可衡量的成果。我們全面的策略從收集各種形式的數據 ERP 系統、採購單、發票、與供應商的合約開始，然後我們將應用多種嚴格的數據清理方法，確保準確性和可靠性。使用基於人工智慧的分類和機器學習演算法，我們可以透過使用標準分類法或與您的組織對齊的自訂分類來自動分類所有支出數據。我們的諮詢服務不僅僅是提供數據，我們還提供使用數據的分析，以識別潛在的供應商整合、基於類別的節省潛力、定價異常、合規性缺陷和蠶食盈利能力的非主流支出模式。我們還創建直觀、互動式的儀表板，使從類別經理到高級主管的利益相關者能夠自行服務分析，以做出及時的數據支持決策。以 Univdatos 作為您的合作夥伴，您將實現可見性、控制和有價值的分析，以降低採購成本，使其對利潤產生 5-15% 的可持續影響，提高效率，發展供應商關係，並將採購從成本中心轉變為創造價值的策略性業務合作夥伴。
讓我們來談談並探索我們如何支持您的策略。立即聯絡 UnivDatos，瞭解我們的 採購管理與諮詢服務 如何支援您的品牌目標。請致電 +1 978 733 0253，發送電子郵件至 [email protected]， 或填寫我們的 聯絡表單 以安排諮詢。